一、接受會議指令
辦公室工作人員在接到會議指令時，應準確記錄會議召開的各項要求，全面掌握有關情況，做好相關準備工作。
二、會議方案制訂
根據接到會議的指令和領導的有關要求，制訂會議方案，內容主要包括：會議名稱、主辦單位、協辦單位、時間、地點、議程、出席領導、參加人員、列席人員、擬邀請人員、會議檔案資料準備、會場布置、安全、衛生、新聞報導、典型發言、頒獎、會議經費預算以及其它特殊要求。
三、會議方案審批
將擬定的會議方案報發指令領導或分管領導、主要領導審批。
四、會前籌備
（一）會議通知
1、會議一般應發書面或網上通知。電話通知的，應擬定簡明扼要的通知稿，以傳真為主。
2、通知內容包括：會議名稱、時間、地點、參加人員、會議內容和會期注意事項、聯繫電話等。
3、通知範圍：參會領導、其他參會人員、本單位列席人員、媒體記者及相關單位，確定報名日期，要求在報名截至日期之前反饋參會人員的姓名、性別、單位、職務和聯繫方式。
4、通知下發後，應掌握應到會人員擬出席、請假情況並及時向領導匯報。
5、邀請省部級領導參加的會議，要以檔案形式向領導人或者有關部門發邀請函。
（二）會議檔案準備
由相關單位負責會議檔案的準備，對需向大會提交的檔案資料，應明確專人負責收集和分發，並與會務承辦部門做好協調工作。會議檔案主要有：
1、會議主體檔案，包括主持辭、主題報告、專題報告、決議、領導講話等。
2、會議程式檔案，包括議程檔案、日程安排、選舉程式、表決程式等。
3、會議管理檔案，包括會議須知、保密規定、作息時間等。
（三）會場布置
布置會場應體現會議的性質和需要，烘托會場氣氛。
1、會場裝飾
（1）黨代表大會和黨代表會議，背景布置黨徽和紅旗。
（2）根據會議需要在主席台懸掛會標、擺放花卉。
（3）根據會議需要懸掛標語、擺放花壇等。
2、會場座次排列
（1）主席台人員座次的排列。會議主席台座次排列順序，一般按職務高低排列，以主席台座位為準，無論人數單、雙，均以最高領導為中心，然後依先左後右次序排列。如領導對座次安排有特殊交待，按領導意見辦。
（2）標識座次的方法，採用在主席台或會議桌上擺放座簽、在與會人員入場券上註明座次等方法。
（3）重大會議，印製座點陣圖表，經有關領導審定後發給代表和有關人員。
（4）有一定級別領導人參加的會議，要在主會場旁邊準備休息間，以準備領導人提前來了有休息的地方。
3、其他要求
（1）會場要考慮製冷、取暖、通風和消毒等事項。