一、銷售部接待程式：
銷售部在獲取客戶在賓館舉辦會議的信息後，應著手做以下工作：
1、及時與會務方負責人進行聯絡
（1）清楚了解會議性質（屬勘探局接待工作、還是商務活動，是否有重要嘉賓參加等）及內容（包括：時間、人數、所需房間數、場地、器材、形式、交通及其他特殊要求等）；
（2）若屬大型、重要的會議接待，在和客戶商定有關接待細節後，應及時向部門主管領導匯報情況，由部門主管領導召開協調會議，統籌整個會議的接待工作。
2、落實會議場地和房間數量
在會議洽談協商的過程中，應和會務方具體負責人詳細討論有關的會議細節，做好記錄，尤其應儘快落實是否有適合客人要求的場地和客房。當確認場地及客房可按客戶要求提供後，應向餐飲部、房務部發出預留場地及房間的通知書。
3、商談價格
當確認場地及客房的安排沒有問題後，應根據實際情況給客戶提供清晰的價格。如該活動涉及多項內容，應會同有關部門對某些價格進行調整及平衡。
價格政策是相對固定的，如超出自己的許可權，應及時向主管領導請示。
4、簽訂會議協定，收取會議押金
當會務方已確認所有會議細節後，雙方應根據要求及承諾簽訂會議協定，並依照協定收取相應的會議押金；
5、下發會議接待通知單
簽訂好會議協定後，根據雙方協商的具體內容和有關細節，填寫會議接待通知單，經核對無誤，下發至各部門,並保存該次會議的檔案；
6、會議接待
發出會議接待通知單後，需和會務方負責人及賓館相關部門隨時保持聯繫，協調會場的布置，跟蹤會議進程；
7、會議結賬
會議結束，若客戶消費掛賬，其帳務由銷售部和財務部共同催收，餐飲部給予協助；
8、會議送別
恭送會務方領導及辦會負責人，為賓客留下美好感受；同時擇機贈送精美小紀念品給會務方負責人，加深友情；
9、會議結束
會議結束，視需要召開總結會，分析會議接待的得失，並將客戶意見反饋至相關部門，同時銷售部應做好回憶資料的存檔工作；對有新聞價值的會議接待活動，可撰稿送媒體發表。
二、房務部接待程式：
房務部接到銷售部所下發的會議接待通知單後，應做到：
1、會議接待的前期工作
（1）熟悉、了解會議接待通知單的內容；
（2）了解結算方式，收費項目、聯繫人和費用簽單人；
（3）落實是否需要安排會議用房及用房數量和時間，了解房間是否需要開通長途電話、撤酒水、加床；