（4）落實房間配備的鮮花、水果標準及總經理名片、致意卡等；
（5）落實參會嘉賓是否乘專梯，客人是否分批到達；
（6）負責會議嘉賓報到時房卡的分發等。
2、會議排房
按會議接待要求安排相應的房間，在房類資源充足的情況下，房間安排力求集中，同時也可選擇安排同類客房中處於最佳狀態的房間。
3、會議空房
確認會議定房，落實好具體房間後，將預定內容輸入電腦並確定房號。
4、會議嘉賓入住
（1）在會議客人到店前一天，與銷售部就會議接待用房事宜進行核實，至少前一天排房，做好一切賓客入住前的準備工作；
（2）會議賓客到達前，準備好房卡及團隊會議分發一覽表；對於重要客人，可將房卡、歡迎卡、登記表等送到大堂副理處，由當值大堂副理在客人到達前檢查房間，確保房間處於正常狀態；
（3）當會議賓客抵店後，按會議接待安排及正常接待程式為客人辦理入住手續，並由行李員及時運送客人的行李。若遇問題，及時與銷售部會議接待負責人聯繫。
5、會議嘉賓離店
（1）禮賓官接待信息，應及時協助客人收送行李；
（2）前台收銀處快速結賬；
（3）協助客人安排好車輛。
6、關注重要賓客的消費習慣，收集整理客史資料。
三、餐飲部接待程式
餐飲部接到由市場銷售部下發的會議接待通知單後，應做到：
1、會議接待前期工作
（1）做好記錄，根據會議接待通知單，準確掌握會議的舉辦單位、時間、地點、人數、形式、接待標準及有關特殊要求並將接待信息逐級傳遞；
（2）根據會議接待通知單及會務方的要求，至少提前半天布置會場；
（3）由宴會主管按賓館服務標準和客戶要求檢察會前準備情況（會議通道是否暢通、會議設施的擺放與清潔、電源音響設備的功能狀態、會場的布置質量、服務人員的精神面貌等），發現問題立即整改，力求沒有疏漏；
（4）提前兩天跟進會務方及銷售部會議聯絡人，確定會議茶歇、用餐餐標及特殊要求，並為會議客人預留用餐場所。
2、會議接待中
（1）安排優秀禮儀人員，在會議召開前４０分鐘到場，引領參會嘉賓；
（2）跟進會議服務及協助客人處理會間特殊事項；
（3）協助銷售部會議聯絡人及財務部收銀員及時理清會議帳務，準備與會務方負責人結賬。
3、會議結束
（1）宴會服務人員跟進會議結帳工作；
（2）幫助會議客人整理會議遺留物品。