一、會議的準備
1．接到有關會議通知後，辦公室負責人應以書面形式明確會議時間、地點、內容、參加人員範圍以及要求等，通知辦公室秘書。
2．承辦秘書應及時做好各項準備工作，包括按照會議性質和要求準備材料，確定並落實會議時間、地點、用車、會場布置等，並將準備情況向辦公室負責人匯報。
3．按照會議的要求（如錄音、錄像、放錄像、照相等），要事先通知有關單位準備。
二、會議的通知
1．承辦秘書按照會議的性質、形式、內容和規模擬定會議通知，經辦公室主任核准，報請黨委書記或分管副書記審定後，通過行政辦公網發布。通知應包括會議名稱、會議時間、地點、主持人、會議內容、要求、與會對象等有關事項；通知一般應於開會前12小時發出。
2．臨時召開會議，可採用電話通知；如無法通知到當事人，需請他人轉告時，承辦秘書應記錄受話人的姓名及接聽時間，以備查考。
3．承辦秘書應及時將會議通知和反饋情況向辦公室負責人匯報。
三、會議的記錄及紀要整理
1．一般情況下，承辦秘書應在會議開始前10—15分鐘進場，檢查會場情況，準備好專用的會議記錄本以及符合存檔規定的書寫工具，做好記錄準備。如有特殊記錄工具，則應在會議開始前30分鐘進行調試，調試合格後方可使用。
2．會議記錄應包括會議時間、會議地點、與會人員情況、會議進行情況、與會人員發言摘要以及會議結論等內容；負責會議記錄的秘書應保持會議記錄工作的連貫性和準確性。
3．會議結束後，負責記錄工作的秘書應根據會議性質和要求，在2個工作日內草擬會議紀要或情況通報，經辦公室負責人核准後，報請會議主持人簽發。
四、會議決議執行通知單的下發、督辦及反饋
1．如會議有關決議需要抄告有關部門（單位）執行，承辦秘書應在2個工作日內起草會議決議執行通知單，經辦公室負責人核稿，交會議主持人簽發後，傳送有關部門。對會議確定的一些急辦事項，應及時通知有關部門抓緊先辦。
2．承辦秘書應及時了解會議決議執行通知單的落實情況，做好督辦工作，辦理情況要及時掌握，並向辦公室領導匯報。
3．承辦秘書應每學期整理會議決議執行通知單的執行情況，並報有關領導審閱。
五、會議有關材料的存檔
1．會議的有關材料應統一回收，視不同性質分別存檔。
2．與會議有關的會議準備單和通知記錄單應至少保留2周。
3．會議記錄本、會議決議執行通知單（存根聯）、會議紀要、情況通報、會議發言稿等文書，應按學校有關規定存檔。