2、發放檔案、資料。包括各種會議檔案及出席證、列席證、房證、餐證等。
3、會議報到後需要召開預備會的，組織參會人員或參會代表召開預備會，布置會議相關工作。
4、會議開始前，引導與會人員入座，制止無關人員進入會場。
5、宣布會議紀律。開會時要關閉手機，進入會場不準吸菸，不準隨意走動、交談喧譁，涉密的會議強調有關保密紀律。
6、校黨委會議、黨政聯席會、校長辦公會等會議，有候會人員的應安排候會人員在候會室等候，確保會議銜接緊密、有序。
七、會中服務
1、會場服務人員應穩重大方、禮貌用語，適時搞好會場服務。
2、會議開始後，會務人員應巡視會場，維持會場秩序，發現不遵守紀律的情況，及時制止，妥善處理突發情況，確保會議順利進行。
3、會議期間應安排專人值班，搞好會中服務。
4、根據需要安排有關人員做好會議簡報、討論記錄和意見匯總工作。
5、校黨委會議、黨政聯席會、校長辦公會等重要會議的記錄，應使用統一標準的會議記錄紙，記錄應真實、準確、完整，不得隨意做增刪改動。
八、會後工作
1、會議結束後，應疏導與會人員離開並檢查會場，查看有無遺留物品、資料，清退會議室、客房等。
2、收回會議檔案。對需要收回的會議檔案，在會議結束時及時如數收回。
3、校黨委會議、黨政聯席會、校長辦公會等會議結束後，應及時整理會議紀要，報領導審定後，按規定範圍發放。
4、會議檔案的歸檔。將形成的所有檔案包括會議方案、通知、報告、簡報、記錄、簽到表等檔案整理歸檔。
5、督辦落實。根據會議部署或領導安排督辦落實，並將督辦情況向有關領導匯報。
6、會議經費結算。由會務工作人員、院財務處負責與會議有關服務單位進行經費結算。