（2）會場桌椅擺放應整齊劃一，橫成行、豎成列。鋪有檯布的桌面應乾淨整齊、顏色統一。
（3）座位牌要統一、規範、醒目，擺放要整齊。
（4）會場內音響、話筒、燈具等應提前2小時調試，會前10分鐘重試，確保正常使用。同時準備備用品，隨時應對突發情況。
4.特殊要求
（1）對表彰類會議，根據需要安排禮儀人員、音樂等。要求上述人員著裝整齊，守紀律、聽指揮。
（2）黨代表大會和黨代表會議等會議，根據需要安排工作人員宣讀檔案。
（3）對出席重要會議的領導和其他參會人員有著裝要求的，應提前通知。
（4）涉密會議，應按有關保密規定和通知要求辦理。
（5）重要會議會場應提醒與會人員關閉移動通訊工具。
（四）住宿、就餐安排
1、住宿。提前統計好住宿人數、性別、民族、預訂客房、檔次和房間數量，擬定房間分配方案，安排賓館值班等。由會務人員提出要求，督促所在賓館落實。
2、就餐。掌握就餐人員情況，包括少數民族人員及不同飲食習慣，提前2天確定就餐地點、食譜，安排衛生防疫，製作餐證等。由會務人員提出要求，督促餐廳、防疫部門落實。
（五）會議用品準備
提前制定周密方案或者開列用品準備清單，將所用物品的名稱和數量詳細列出。主要包括：
1、製作證牌。包括：座位牌、出席證（列席證）、工作證、車輛通行證、獎狀、證書、檔案袋等。
2、印製會務手冊。包括：議程、日程、參會人員名單、房號、電話號、就餐安排、乘車安排等。
3、特殊會議，如召開選舉性會議，應準備選票、選票箱、封條等，並準備填寫選票用筆等物品。
（六）會議車輛安排
明確專人負責提前確定會議所需車輛，會議需要多輛車時應將車輛編號、排序。
（七）信訪安全保衛工作
由會務人員協調院保衛處制定、落實預案。
（八）新聞報導工作
根據會議需要，院黨委宣傳部做好新聞報導工作或與新聞單位聯繫協助做好會議新聞報導工作，會議新聞稿件應經有關領導審批。
（九）衛生醫療、防疫工作
根據會議需要，院後勤管理部門制定或與醫院和防疫部門聯繫，安排衛生防疫人員駐會並制定應急預案。
（十）會議經費編制
根據會議需要，編制會議經費，報關有關領導和部門審批。
五、會前檢查
會議召開前，由辦公室領導牽頭對上述會議準備工作進行檢查、調度，確保各項工作落實到位。對未完成的任務，明確專人限時完成，確保大會按時順利召開。
六、會議報到
會務工作人員應至少提前30分鐘到達會場並做好以下工作：
1、會議簽到。要求與會人員本人簽到。報到完畢後，應及時匯總情況，向會議主持人報告。會務工作人員在會前5分鐘，對沒有到會人員進行催促。