該圖包含4層含義：
體現了不同級別的秘書從低到高的不同輔助層次
體現了不同層次秘書工作量及相應的秘書結構比例
體現了不同層次的秘書在知識、經驗和能力上的級差
體現了不同層次的秘書人員在級別和工資待遇上的差別
三、秘書的職業特徵
（一）秘書的職業特徵
服務的直接性和穩定性
知識化和專業化
年輕化和女性化
（二）秘書日益成為現代社會急需的軟人才
秘書是"軟人才"中的代表之一。
秘書的職業通道很長，中國加入wto，為秘書提供了更加無限廣闊的發展空間。
一、秘書工作的性質
（一）秘書的根本性質：輔助性
輔助性是秘書部門天生的屬性
輔助性是領導工作對秘書工作的必然要求
輔助性是由秘書部門在管理體系中的地位所決定的
（二）秘書工作的特徵
與其他具有輔助性職能的工作相比，秘書工作具有以下的特徵：
1.中介性
秘書部門的這種中介性特徵一方面決定了秘書工作的"紐帶"和"橋樑"的作用，另一方面也決定了秘書工作是非獨立性的輔助工作。
2.直接性
秘書工作的直接性體現在：在行政組織上，在崗位設定上，在工作程式上
3.全面性
是體現在職能輔助的全面性上
是體現在過程輔助的全面性上
4.服務性
人們把秘書工作比喻為"上管天文地理，下管雞毛蒜皮"，把秘書工作說成"沒大沒小，沒完沒了"。
5.被動性
秘書工作的的被動性。要求秘書人員一定要不越權、不越職。
秘書應在輔助性被動性的工作中發揮創造性和主動性。
6.潛隱性
秘書工作的潛隱性表現在三個方面：
活動名義的假借性
活動過程的幕後性
勞動成果的潛在性
7.機密性
關於這點，我們將在後面具體闡述。
二、秘書工作的要求
主要可概括為"四個轉變"和"六個要求"
（一）秘書工作的"四個轉變"
秘書工作"三服務"（為中央服務；為中央個部門和各省、自治區、直轄市服務；為人民服務）
秘書工作應該發揮"四個作用"（參謀作用、助手作用、提供信息作用、協調作用）
實現"四個轉變"
四個轉變1.從單純地辦文辦事轉變為既辦文辦事又出謀劃策；
2.從單純地傳遞信息轉變為綜合處理信息；