5、打好腹稿，形成初稿。俗語說，磨刀不誤砍柴功。起草領導的講話稿，更需要冷靜、細緻，不管任務有多急、有多重，都不能盲目下筆，而應該先想好每一塊要表達一個什麼中心意思，從哪裡切入，到哪裡收尾，要用幾句什麼關鍵性的話等等，一定要打好腹稿以後再下筆。只有這樣，才能寫得順暢，才能一氣呵成。如果是寫了上句不知道下句，上一段寫了下一段的內容等，那這個材料必定會邏輯混亂，層次不清，水平不高。
6、整體把握，調整完善。不管是初稿由一人寫成，還是由多人寫成，這都是一個十分重要的環節。就是要通讀初稿，然後從整體上感覺和判斷：主題和重點是否突出，邏輯和層次是否清晰，措施和要求是否到位，詳略和篇幅是否恰當，等等。在此基礎上，該調整的調整，該補充的補充，該刪減的刪減，使材料在內質上上一個層次。
7、字斟句酌，反覆修改。如果說前一個環節是從總體上、從大的方面對材料進行修改的話，那么這一環節就是從細微之處進行潤色和加工。內容包括：語言風格、詞句使用、修辭標點、段落安排、字型設定等等。要通過這一環節的精雕細刻，使材料在外在表現上再上一個層次。
8、列印校核，定稿上交。
三、對領導講話稿寫作者(文秘人員)的基本要求
俗話說，文無第一，武無第二。這說明，從事文字工作永無止境。作為一個文秘人員，要適應崗位需要，不斷提高自己的寫作技能，或者說，要把領導講話稿寫好，寫出水平來，讓領導滿意、讓客群滿意、讓自己滿意，我感到，應該從以下幾個方面下功夫：
1、要明理。就是要不斷加強自己的政治理論修養，思想上始終與黨中央保持一致，能從正面理解和把握各級黨委、政府出台的重大方針政策和重大決策部署。這不是大道理，如果做不到這一點，寫出的材料必就可能會有不正確的觀點，就可能會有思想性問題。
2、要勤學。現代社會，學習對於每一個人都很重要，對於從事文字工作的同志更為重要。作為文秘人員，要做到廣泛涉獵，重點掌握。重點應該學什麼呢？我認為：一是要學理論，包括政治理論、現代經濟理論、法律理論等等；二是要學政策，包括中央、省、市各級黨委、政府出台的重大政策措施；三是要學業務，一方面是學寫作業務(多閱讀範文、多琢磨修改稿、多請別人提意見、多與同行交流)，另一方面是學本部門、本單位職能相關的業務，如水利、民政、建設等。怎么學呢？總的來說，就是要做有心人。一是要多捕捉信息。經常有人講，當記者的要有新聞敏感，做生意的要有市場敏感，當領導的要有政治敏感。我們文秘人員要有信息敏感。聽廣播、看電視、上網、看報，都要留心相關的信息和動態；二是要多收集資料。就是要“收荒貨”。只要是對今後寫作有幫助的，都要把它蒐集起來。比如好的範文、相關的檔案、各方面的典型等等；三是要多提練總結。本地本單位在工作上的一些好措施、好做法，領導平時對某一工作、某一事情的觀點和看法，都要及時總結、及時提練；四是要多參考借鑑。俗話說，天下文章一大抄，就看你會抄不會抄，這說的就是要善於借鑑的意思。