秘書工作在我國歷史悠久，早在漢代就已出現了“秘書”一詞。在我國，所謂秘書，“就是掌管文書並直接輔助領導者全面處理事務的工作人員。”秘書工作的本質就是充分發揮參謀、助手、綜合協調、反饋溝通等作用為領導服務。當前，在社會變革和經濟發展時期，不斷變化的形勢從工作環境、工作方式、工作內容上都對秘書工作提出了新的要求。只有適應這些要求，才能更好地發揮秘書作用。
一、找準定位，充分發揮職能作用
秘書工作是聯繫上下，溝通各方的橋樑，也是各方面矛盾的匯集點，如果找不準自己的角色定位，就會導致失職或越位。作為秘書要正確認識自己的工作意義和價值，找準自己的角色，每項工作每件事情都要高標準，高質量，高效率完成。同時，秘書工作的性質是服務，不是決策，要力求找準服務領導的對接點，找準參謀與盡職盡責的融合點，把握適度原則，力爭使工作到位不越位。和領導相處時，應做到參與不干預、靈活不迎合、到位不越位、服從不盲從，時刻謹記秘書工作者在為領導決策服務的過程中始終是水手不是舵手，是配角不是主角，只能參而不決，謀而不斷。對於和同事的關係，秘書要擺正自己的位置，不能認為自己是領導的秘書就覺得高人一等，和同事說話辦事時不能帶“官腔”，要多與同事交流溝通，儘量“少說話，多做事”。在與民眾打交道的時候，民眾認為你是代表領導、政府發言，因此行為舉止、說話都必須得體。
二、加強學習，不斷提升自身素質
哲人道，“馬不伏櫪，不可以趨道；士不素養，不可以重用”。秘書工作是一個腦力、智力輸出的過程，如果不注重“進補”、“練筆”，就有可能“江郎才盡”，無法跟上知識更新日新月異的步伐。因此，秘書工作者必須要做到三勤：
一是勤學習。古今中外的優秀秘書，無一不是勤奮好學、博學多識之士，有著良好的知識結構和智慧型結構。根據木桶理論，決定一隻木桶盛水量多少，不是最高的木板，而是最低的那塊。為了勝任工作，只有將自己身上最短的“木板”努力加高加固，發奮學習，擁有更加肥沃的知識和智慧型土壤，才能使自己的工作得心應手。要把加強學習、提高素質作為一種責任、一種境界，不斷更新知識，努力培養自身的理論素養和業務素質。尤其要認真讀一些馬列著作，認真學好鄧小平理論，學好xx同志“xxxx”的重要思想，深刻領會科學發展觀的內涵，並力求在融會貫通、聯繫實際上下功夫。同時更多地向領導和同志們學習，從中汲取營養，改造和充實自己，一心一意幹事業，成為一個名符其實的“萬金油”。
二是勤積累。做好平時的資料積累，是秘書的基礎性工作。只要平時“廣積糧”，應戰才會心不慌。“勿臨渴而掘井，宜未雨而綢繆。”作為一個文秘人員，必須建立自己的“資料庫”。時不分古今，地不分內外，質不分正反，類不分點面，凡是對自己工作有益的資料，都要分門別類，妥善保存起來。一年清理一次，去粗取精。同時，對各種事物平時都要留心，時時做有心人，隨時記，每事問，勤思考，善於積累一些活材料。陸游對其兒子說，汝果欲學詩，功夫在詩外。意思就是要加強平時的觀察、思考、積累。積累，主要是積累觀點，積累語言，積累數據。“好記性不如爛筆頭”，做筆記的好處很多，人民藝術家老舍說過：“這不僅大有助於記憶，而且是自己考試自己，看看到底有何心得。我曾這么辦過，確有好處。不管自己的了解正確與否，意見成熟與否，反正寫過筆記必得到較深的印象。乃至日子長了，讀書多了，再翻翻舊筆記看一看，就能發現昔非而今是，看法不同，有了進步”。列寧也喜愛讀書筆記，他說：“……在摘要中，個別句子、甚至個別詞，都比詳細充分的敘述有不可比擬的意義。”