請示行文規範：
（1）請示檔案有文號、簽發人、加蓋公章；
（2）附邀請函、國外活動日程人員名單及參團單位同意函。
出訪請示內容
（1）詳實的出訪目的及任務；
（2）國外發邀單位的名稱；
（3）擬出訪日期和在外停留時間；
（4）出訪費用來源；
（5）出訪人員名單，包括姓名、性別、出生日期、職務或職稱。
請示件的格式上海工程技術大學xx學院/處室關於xx同志前往xx(國家或香港)的請示國際交流處:
應××××××(國家或港澳)×××××公司(單位)的邀請，我學院/處室擬派×××(寫明真實身份，不宜對外公開的，還需寫明對外身份)等×人，於××××年×月前往××××××(國家或港澳)。
一、出訪的主要任務(一)×××××××(二)×××××××(三)×××××××
二、出訪的時間和費用:
擬訂於×月×日至×月×日出訪，在外停留x天。出訪費用由派人單位（或外方）負擔。以上請示，妥否，請批示。
附：
1、出訪人員名單
2、××（國家或港澳）××公司（或單位）邀請函
3、××(國家)××公司（或單位）簡介部門（蓋章）××××年×月×日邀請函邀請函要求鬚髮自邀請方本土。如是傳真件，該件邊頭必須附有傳真日期、傳真號、單位網址及e-mail信箱。前往免簽國家必須提供邀請函原件。並提供準確的中文翻譯列印件。
邀請函內容
（1）邀請單位名稱、地址、電話號碼及傳真號；
（2）被邀請單位名稱；
（3）被邀請人姓名、性別、出生年月、工作單位、職務；
（4）出訪目的；
（5）出訪時間及在外停留時間；
（6）出訪的費用由誰負擔；
（7）邀請人的簽名（手簽）。