一、公文的含義
國家行政機關的公文（包括電報，下同），是行政管理過程中形成的具有法定效力和規範體式的公務文書，是傳達貫徹黨和國家的方針、政策，發布行政法規和規章，施行行政措施，答覆問題，指導、布置和商洽工作，報告情況，交流經驗的重要工具。
二、公文的作用
（一）發布政令，傳達決策。黨的各項方針、政策，國家的各項政令、法規、決定，各級各類機關的決策意圖，需要發布開來、推行下去，報告上來、傳遞出去，這就要藉助公文，通過公文運行渠道來實現。從發布最高一級機關制訂的大政方針，到傳遞最低一級機關的報告、請示，無不依靠公文這個工具。
（二）指導、推動工作。由於公文是一種具有權威性的特殊文體，各級機關運用公文手段來推行決策意圖。領導機關用它來組織和指導各系統、部門、地區的具體工作；下級機關用它來匯報情況或求得批准支持，以開展工作。公文是推動行政機關工作的一項不可缺少的重要工具。
（三）工作依據，檢查憑證。依據和憑證作用是公文的基本作用。上級依據上報的公文審批、答覆、決定；下級依據下發的公文開展工作。離開了公文，工作便失去了依據，必然各行其是。上級的決策是否正確，下級情況反映是否屬實，公文是最好的憑證。工作開展後，評價其效績，也要以公文為檢查憑據。
（四）溝通信息，聯繫公務。各機關在公務活動中，用公文與上下左右的機關進行聯繫，相互告知情況、交換情報、交流思想、接洽工作、協調工作。隨著公文在其間的往復運行，整個機關係統由此聯成一體，使各項工作能高效率、有秩序地開展起來。
（五）宣傳教育，統一思想。公文不僅要傳達決策意圖、布置任務，還要解釋原因、說明情況，讓人們知道為什麼要這樣做，從思想上弄清問題，提高認識。充分發揮公文的宣傳教育作用，可以使廣大幹部、民眾明確目標，統一思想，以積極的態度對待工作，提高工作的自覺性。
三、公文的特點
（一）鮮明的政治內容。公文在內容上具有鮮明的政治性。我國是中國共產黨領導下的社會主義國家，運行於我國各機關的公文，必須貫徹黨和國家的路線、方針、政策，有利於社會主義制度，維護人民的利益。
（二）法定的權威性和約束功能。公文的法定作者是合法的制發機關，而非執筆者個人。機關的制發權力是經法定認可確定的，因此，各級機關所發公文在有效的時限、範圍內，具有國家法律所賦予的權威性和約束力。公文一經制發，有關的受文機關和人員就必須嚴肅認真地對待，這就保證了它的執行效能。
（三）一定範圍和使用時間。一份公文對應某一方面的工作、發給一定的受文對象，這就限定了公文的空間範圍，超出該範圍，公文便失去其效能。此外，公文的效能還受一定時間的限制。公文皆為解決現實問題而制發，一般要求限期傳達執行，緊急公文更強調了它的現實執行性。公文總是在規定的空間範圍內和時間效力範圍內生效，一旦工作完成了，問題解決了，或新的有關公文制發出來了，原公文的效用也結束了。