—草擬公文，須按檔案管理的要求，使用統一格式的擬稿紙，並一律用鋼筆或毛筆書寫（不得使用紅墨水），字跡要工整。修改較多、不容易認的文稿，應清稿謄正。
—符合法律、法規、規章和政策。如變更現行政策規定或提出新的政策規定，應與有關部門協商並就其必要性、可行性作出文字說明。
—情況屬實，觀點明確，條理清楚，文字精煉，書寫工整，標點準確，篇幅力求簡短，涉及秘密事項或緊急的檔案應準確標定密級或緊急程度。
—人名、地名、數字、引文應準確無誤。日期應寫具體年月日。
—除成文日期、部分結構層次序數和慣用語、縮略語、具有修飾色彩語名中作為詞素的數字必須使用漢字外，其它數字用阿拉伯數字書寫。公文一律使用法定計量單位。
—引用公文要先引標題，後引發文字號。
—公文使用規範簡化字，不得使用異體字、不規範簡化字和已經簡化了的繁體字。使用簡稱應先使用全稱，並註明簡稱。
2.核稿。公文的核稿，作為公文製作中的重要環節，要求公文核稿人員以高度負責的態度，對文稿從內容、文種、格式到會簽手續等方面嚴格衡量，逐字逐句審核，嚴格把關，杜絕不準確、不規範的檔案印發。
3.簽發。文稿送批前，涉及其它部門或地區的問題，應嚴格執行會簽制度。會簽的文稿，必須由每一會簽單位的負責人簽署意見並加蓋公章。凡需會簽的文稿，一般應由主辦部門與有關單位聯繫，送請會簽。如會簽、協調中不能取得一致意見，應將分歧意見如實匯報，並由具體承辦處（室）在擬辦中提出建議和意見，一併報請上級部門領導同志審定。
4.校對。檔案列印後需由專職校對人員進行校對。一般需經過三人共同校稿，通過看稿、讀稿、核稿三道程式，每個程式都應簽字，落實責任，保證校對質量。經校對後的清樣，交核稿人核對後，在終稿清樣上籤字後付櫻校對符號嚴格按國家標準標註。
5.印刷。一般檔案，應按規定時間及時印出；急件應在要求的時間內印出，不得延誤。
6.檔案的分發。正式檔案應由專門的發文科（室）統一傳送。