1.簽收、登記：首先應建立嚴格的收文簽收、登記制度，加強對公文運轉的管理，保證收到公檔案件有著落。收文的簽收、登記一般由秘書處（室）負責簽收、拆封，並按規定編號、登記。送領導同志的信件，除親啟、絕密件和有特別交代的以外，一律由專門收文科室拆封，按其內容和性質，分別處理。對需納入收文辦理的，應編號、登記，按規定程式處理。收文登記一般應登記以下內容：收文日期、收文編號、來文單位、來文標題、密級、份數、承辦單位或分送範圍。
2.分辦、擬辦：凡需辦理的公文，由文書處理部門根據檔案內容和緊急程度，及時提出注批、注辦意見，呈送機關領導人批示或交有關職能部門辦理。緊急公文應按要求時限辦理完畢；一般公文應在文到之日起3日內交到承辦部門或送至有關領導人。除特殊情況外，領導同志不受理和審批未～書處理部門登記、注批的公文。
3.催辦：各級國家行政機關文書處理部門必須建立健全摧辦、查辦制度。凡屬請示性的公文，無論是交職能部門辦理的還是呈送領導人批示的，都應及時摧辦。做到緊急公文跟蹤催辦，重要公文重點催辦，一般公文定期摧辦。催辦一般採用電話催辦和書面催辦兩種形式。對部門久拖不辦經多次摧辦無回音的，可以上門催辦；對上門催辦也解決不了的，可經分管領導批准後轉督辦部門辦理。
4.辦結：公文承辦人員對已處理的檔案，要定期進行清理檢查，根據有關規定和情況，確定是否辦畢結案。確定檔案辦結應力求準確，不應把正在辦理的檔案劃入辦結檔案一類，也不宜把已結案的檔案長時間放在正在辦理類檔案中。已辦結的檔案，在正式立卷前，由承辦人按一定方法暫存一段時間。承辦人員應對暫存檔案作適當整理，要注意檔案形成的先後次序和有機聯繫，保持材料的完整、齊全，並剔除重份。暫存檔案的管理，以便於查找利用和便於立卷、歸檔為原則，一般可採用分類依號排列法，也可由承辦處（室）自行確定符合這一原則的其它方法。
5.立卷、歸檔：公文辦結後，應按《中華人民共和國檔案法》及有關規定，及時將公文定稿、正本和有關材料整理立卷。電報隨同檔案一併立卷。公文立卷應以本機關形成的公文為主，根據公文形成的特徵、相互聯繫和保存價值進行分類、整理、立卷，完整地反映本機關的主要工作情況，以便於查找和利用。聯合辦理的公文，原件由主辦單位立卷歸檔，其它單位保存複製件。作為正式檔案使用的公文複製件，應加蓋複製機關的證明章，並視同正式檔案管理。整理完備的案卷，應按有關規定，定期向檔案部門移交，個人不得保存應歸檔公文、文稿等材料。
（二）公文發文程式：發文辦理一般包括擬搞、核搞、簽發、繕英校對、用英登記、分發、立卷、歸檔等程式。
1.擬稿。擬搞一般應本著“誰主辦、誰擬搞”的原則進行。草擬文稿應按照《國家行政機關公文處理辦法》、《四川省國家行政機關公文處理實施細則》和《成都市國家行政機關公文處理實施細則》的有關要求辦理。行文關係、公文種類和公文格式要準確、規範，要按公文的內容、性質，恰當地確定密級和緊急程度。公文用語應力求準確、規範、精煉，切忌大話、空話、套話。擬稿應注意以下事項：