（四）規範性的文體形式。公文是一種高度程式化的套用文體。公文在長期實踐中形成了獨特的寫作格式和一套制發規範，並用國家法規予以規定，任何機關都不得另搞一套，各行其是。公文的規範化對提高行政機關工作效率、推動文書工作現代化有著重要的作用。
（五）準確莊重的文風。撰制公文是一項嚴肅的工作，公文要維護其政治性和權威性，就必須保持準確、嚴肅、莊重的文體特點。這就要求反映事物客觀實際，表達意見態度明朗，選詞用語嚴謹準確，從而形成理正辭嚴、簡練明達、莊重有力的公文風格。
四、公文的種類
國家行政機關的公文種類，按照《國家行政機關公文處理辦法》的規定，分為13種，即主要有：命令（令）、議案、決定、意見、公告、通告、通知、通報、報告、請示、批覆、函、會議紀要。
五、公文的格式
公文一般由文頭、正文、文尾三部分組成。
（一）國家行政機關正式公文的文頭一般由檔案名稱稱、發文字號、簽發人、秘密等級、緊急程度等組成。占檔案首面的三分之一到五分之二，用橫隔線與正文分開。
1.檔案名稱稱由發文機關全稱或規範簡稱加上“檔案”二字組成（函只署發文機關名稱），置於首面的上端，用莊重、醒目的字型套紅印刷。兩個以上機關聯合行文，牽頭主辦機關排列在前，也可只用主辦機關的名稱。黨委和政府聯合行文，黨委排列在前。
2.發文字號由發文機關代字、標於括弧內的年份、順序號組成，位於檔案名稱稱之下、橫隔線之上的正中位置（函的發文字號標註在標題的右上方）。兩個以上機關聯合行文，只標明主辦機關的發文字號。
3.上報的檔案，應當在發文字號的同一行右端標明簽發人姓名。
4.秘密等級、緊急程度，應視檔案內容需要從上至下依次標註在檔案名稱稱的左上角。秘密等級依次分為“秘密”、“機密”、“絕密”三種；緊急程度分為“急件”、“特急件“。機密、絕密檔案應標註份號。
5.政府令的文頭由套紅印刷的“×××政府令”和編號組成。政府令的編號為“第×××號”。
（二）公文的正文部分一般包括標題、主送機關、正文、附屬檔案、發文機關等。
1.標題。公文標題應當準確、簡要地概括公文的主要內容，一般由發文機關名稱、內容提要和文種三部分組成。公文標題的作用，一是提示內容、點明主題，使人一目了然；二是給公文定名，標題就是該公文的名稱，便於收文機關登記管理，便於查找詢問。公文標題位於橫隔線之下居中位置。公文標題中除法規、規章名稱加書名號外，一般不加標點符號，不能以引用檔案字號代替內容提要。
2.主送機關。指收受、辦理檔案的單位。俗稱“抬頭”。除“公告”、“通告”以外，正式公文一般都應標明主送機關。主送機關名稱位置一般在標題之下，正文之上左端頂格位置書寫。“決定”、“命令（令）”、“會議紀要”等文種，主送機關可置於文尾主題詞之下抄送欄內，標為“主送：×××”“或分送：×××”，或在抄送欄內連同抄送機關一併用“送：×××”。向上級機關的請示，只寫一個主送機關，如需同時送其它機關，用抄送形式。