範例： 質詢貨物發錯 先生： 我們及時收到了有關以上訂單貨的單據，裝運貨物的"謝南多"號輪船已於１９９０年１２月１１日抵達。我方代理人已在巴塞羅納港接到了訂單貨。貨物基本完好無缺，唯１３號箱例外，其所裝的公文櫃型號與ＴＷ３７型完全不同。這一箱只裝了兩個公文櫃，而其他各箱均裝４個。我們已按照提單和發票所印的細節核對了這一點。我方認為這是你方包裝或運輸商的過失。也許１３號箱的貨物是另一不同的訂單貨吧？隨函附１３號箱貨物清單１份。希望你方立即安排更換貨物的傳送。我方代理人將１３號箱保存在倉庫中。請通知我們你方希望如何處理這箱貨物。也許你方可以通知你方運輸行來辦理裝船和海關手續。 您忠誠的朋友範例：復 函先生： 感謝貴方１２月２１日來函。得悉寄去了兩個錯誤型號的檔案櫃，我們深為抱歉。正如貴方提示，我方包裝代理人在目嫌參考數字上犯了個錯誤。其它各箱每箱裝了４個檔案櫃，由於這一箱裝了訂單貨中的最後兩個，在墊入特加墊料時延誤了一會。這延誤導致了錯誤的發生。我們已安排好了布盧戴爾號機輪發運正確的公文櫃，並將於１２月２９日從倫敦港東印度碼頭起航。我們想迅速將訂單上的大宗貨物發貨，你們將不至於實施契約中的罰款條款。有關單據正在寄出，應在幾天內到達貴處。如果在我方運輸代理商來領取第１３號箱子前，你方代理人願意將此箱保存在他們倉庫內，我們將十分高興。我們將盡一切可能保證類似的錯誤不再發生。對於由我方的錯誤帶給貴方的任何不便，請接受我們誠摯的歉意。我們相信ＴＷ３７型公文櫃會令您滿意。 您忠誠的朋友 範例： 質詢發貨數量不足先生： 在此我們談及有關不鏽鋼型餐具的１６９號／ＳＰＬ訂單。我方代理人現已 收到發貨，貨物符合你方發貨通知中的說明。遺憾的是，你方只傳送了１８７３ 把餐叉，少於我方訂量。按我方指示另行包裝的２０００把餐刀完好無損。但由 於短缺１２７把餐叉，這些餐刀對我們也就無多大用處了。到埠裝箱單和你方發票明顯不符。不是中途被竊，就是勞合社代理人過失，他們目前正在調查此事。由於我方必須按期發貨給我方顧客，因此我們必須請求你方立即安排失蹤餐叉的襝貨物的傳送。 您忠誠的朋友 範例： 復 函先生： 貴方５月１２日有關上述訂單的來函收悉。我方運輸代理人已通知我們，第２７至２９號板條箱已到達倫敦港的碼頭上，他們在安排貝希亞輪發運上次未裝船的３箱貨，預定１９９０年６月２日到達馬賽。這批貨將免費運至貴處，關稅已付。因非我方所能控制的情況造成短貨使貴方不便，我們深表歉意。我們將和我方代理人與港務當局聯繫，杜絕以後再發生此類延誤。 您忠誠的朋友 範例： 質詢包裝不良先生： 我們十分遺憾地通知貴方，你方託運的２０箱鬧鐘有４箱包裝不充分。我們就這次託運給你方寄去了具體的包裝指示，無疑你方已將這些指示轉達給了你方運輸行。第１３、１４、１８和２０箱內沒有我方所堅持要求的防水類保護層。因此，這幾箱鬧鐘幾乎被損壞，而且肯定是無法銷售的。我們必要堅持要求立即更換這４箱貨，並必須要求你方今後更加認真地執行我方指示。 您忠誠的朋友範例：復 函先生： 貴方８月３日來函於昨日收悉。對於４只柳條箱受損，我們深感遺憾。得知貴方的包裝指示沒有執行，我們甚為關注。我們已和我方包裝商取得聯繫，並已要求他們寄出一份詳細報告。我們還不能給予任何解釋，但會儘快給出一份詳盡的報告。同時，我們已安排了４箱替代貨的發貨，並已要求我方包裝商中心執行包裝指示。對錯誤造成貴方的任何不便，我們深表歉意。我們確保今後將不再發生類似錯誤。 您忠誠的朋友 範例：質詢質量低劣先生： 有關我方７０件淡藍色尼龍襯衫的訂單（１２７６／ＦＲＳ號），你方已於１９９０年８月１６日發貨，我方已於１９９０年８月２３日收到。我們十分遺憾地通知你方以上提及的襯衫質量低劣，不可接受，特別是花樣和顏色。實際上它們已經變色。其型號並非我們見到樣品時所預計到的。我方客戶不會按市價購買這些襯衫，他們希望得到折扣。既然這批襯衫既不符合你方小冊子的說明，也不符合樣品，我們不能按協定的價格接受這批貨。只有在你方大幅度削價的條件下，我們才能接受這批襯衫。我們希望削減３０％。請回函告知我們，是換貨還是削價，你方打算怎么辦，我方代理人可以從託運貨物中帶去一件樣品給你方過目。 您忠誠的朋友 範例： 復 函先生： 感謝貴方４月２７日來函。得知貴主對我們託運的尼龍襯衫不滿意，我們十分遺憾。我們正在安排我方在貴區的銷售代理人拜訪貴處。我們認為在收到他的報告前不採取行動是明智的，因此在收到報告之前，我們將推遲換貨和減價的決定，貴方代理人尚未來訪調查。我們已為歐洲其它市場提供了同樣貨物，並無任何異議。基於這些原因，我們還不能在回信中告知貴方我們打算怎么辦。我相信我方的銷售代理人將幫助消除誤解和疑慮。 您忠誠的朋友