a) 當日所有離店客人賬單（儘量將非當日離店客人賬單也提前準備，防止客人提前離店造成阻礙）
b) 當日散客、團隊預訂報告
c) 當日離店客人報告
d) 當日房態報告
e) 住店客人名單:按房號、按姓確保將列印好的當日所有離店客人賬單按房號放入其所屬的資料夾內。
2. 緊急情況下的“check-out”程式
2.1 客人到前台退房，立即通知電話房和客房部
2.2 如客房服務員打電話通知前台，客房查有mini bar 消費，前台需詳細記錄消費金額、房號、姓名，填寫mini bar 水單（需註明接到客房部電話的時間），並將消費金額手工登記填寫在所屬房間賬單中(這個程式並不適用於客房服務員在客人離店後報mini bar 消費)
2.3 如有客人在各營業網點（餐廳、健康中心、總機、商務中心、商品部）消費需要掛房賬時，均需採用手工單，並及時送達前台，由前台人員在單據右上角簽字確認並註明接收時間，前台需留底單，同時審核在店客人報表確認此消費是否屬當日退房的房間，如是，立即將消費金額登記至所屬房間賬單中，這是為了確保及時/全面收集所有客人消費。經常的檢查和審計，以備客人提前退房
2.4 計算好賬單後，如消費有變動，需在賬單上手工註明balance，並由客人簽字確認
2.5 “paid-out”需填寫雜項單，並由客人簽字確認
2.6 前台人員在房間結完賬目離店後，需記錄於《手工離店登記表》中，並及時更新離店客人報告及房間狀態表。
2.7 前台人員需各自記錄好個人所經手的房號，賬目及相關信息，以便在電腦恢復後即時錄入電腦系統。
2.8 如有客人要詳細賬單，向客人解釋因系統故障暫時不能提供，請客人提供傳真號碼或地址，系統恢復後馬上提供
2.9 前台員工必須保證所有手工記錄完整，以便系統恢復後輸入fidelio 系統，然後進行線上“退房”。
3. 緊急情況下的“check-in”程式
3.1 根據客房部送來的房態表，從房態主表選一間空/淨房，並劃叉以做標記
3.2 核查客人姓名，離店日期及房價，並將這些信息填入《住店客人列表》中。當電腦系統恢復正常後將此表輸入電腦中
3.3 通知客務部及電話房該客人的入住
3.4 在登記卡上標註“n/i”（意為此卡未入電腦）
4. 緊急情況下編制房態表：
4.1 每隔60 分鐘應該用“前台住店客人列表”與“客房部客人列表”作一次比較，所有差異都應立即更改
4.2 根據客房部的房態表，前台分房並登記好手工入住登記表及更新房態表。客人入住後，電話通知客房部及總機
4.3 客房與前台員工應定期核對，以確保房間與手工記錄吻合，否則應立即修正或更新
5. 電腦系統恢復正常後
5.1 前台員工應立即補錄手工記錄的數據、信息，如：客人mini-bar 消費、離店客人在商品部的消費
5.2 前台確保所有手工記錄數據均錄入電腦系統，然後線上辦理退房、入住和收取押金
5.3 系統恢復後立即更新系統。更新系統完畢後，通知客房部更新房態。
訂中心
1. 接到通知電腦系統出現故障：
1.1 立即列印以下報告
a) 未來一段時間的房態報告
b) 未來一段時間的房態預測報告
c) 未來一段時間的客人抵達報告
d) 住店客人姓名和房間號
1.2 準備好當天預抵，當天售房，當天房態及當天取消的手工表：模板如下
a) 當天抵達報告
guest/corporate name date no.of room/room type room rate payment remarks
客人/公司名稱日期 房號/房型房價 付款 備註
如為當天售房但未入電腦系統的訂房需在備註一欄註明
b) 當天售房或取消預定，及時填寫預定單，並在備註中標註預定單號
guest/corporate name date no.of room/room
type room rate payment reservation
number remarks
客人/公司名稱日期 房號/房型房價 付款 預訂號 備註
c) 已售房或取消後的房態報表( 例表如下 )
sut suk
before sold cancelled balance before sold cancelled balance
15/9 58 6
16/9 18 6
17/9 -4 -3
2. 電腦系統回復正常後，預訂中心員工應按手工表上的記錄迅速錄入到fidelio系統中。
客房部
1. 接到通知電腦系統出現故障：