3月5—6日：宣傳工作的前期準備全面展開（秘書處和外聯部的工作同時展開，了解相關的事物，宣傳的形式和注意事項）。
宣傳的形式：
a 通過網站、廣播台、海報、掛條幅等方式進行宣傳。宣傳我社舉辦這次活動的內容和意義。從客觀角度來說，寫清楚這次活動的內容和遊戲環節，同時宣傳這次活動的意義。（內容交到上級審批）
b 秘書處主要針對校內進行宣傳。
c 外聯部主要是對兄弟院校的相關社團進行宣傳。
注意事項：任何工作要事先向上級申請，得到批准後方可進行。
3月6—9號日：收集往屆的材料。
a 聯繫以前各屆社長，向他們了解我社團的以前情況。
b 向各界社長邀稿。
c 聯繫以前各屆組長，向他們以了解我社團小組的情況，並向各界組長邀稿。
3月7—10日：按學年度整理檔案材料
a 7—9號整理各部門和小組現有的材料
b 10號整理往屆的材料
註：挑選有代表性的，各部門和小組自己整理，提出展廳的初步設計方案
c 各部門整理後統一交到編輯部審閱。各小組要對展覽的方案要有小組特色，由編輯部審閱給出具體方案。
註：此項工作一定要在10日晚上8：00前完成
3月7—9日：由外聯部對外宣傳我社舉辦這次工作的意義，並向兄弟院校社團發出邀請函。
3月9—10日：
a 由編輯部編寫秋水文學社簡史和展序。（由各部門和小組提供材料）
b 主要是對校內的宣傳工作，通過網站、廣播台、海報、掛條幅等方式進行宣傳。宣傳我社舉辦這次活動的內容和意義。（此項工作由秘書處協助外聯部）
c 秘書處向我校各個社團發出邀請（特別是校報，青鋒），並宣傳我們的活動。（向兄弟社團邀賀詞）
3月11日：各項工作準備完畢，召開領導會議。
會議相關人員有：
a 各部門負責人和小組組長
b 在此次展覽中的重要工作崗位人員
c 策劃人到場主持各項工作
會議內容：
a 總結前一階段的工作，各部門和各小組做出工作總結。
b 對12日的工作進行明確分工，假設突發發情況。
a ) 確定現場總指揮，和兩個副指揮。
b) 確定迎賓兩人（女性）
c ) 確定現場攝影人員（兩名最佳）
c 準備被採訪的資料，確定回答問題的方向。
3）場地安排
3月5—6日：向學校申請場地，場地有兩個（室內體育館為最佳場活動地，青苑教學樓大廳為後期場地）。
註：室內體育館可以申請兩天，也就是說活動舉辦兩天（因情況而定）。青苑教學樓大廳一周為最佳。它是後期活動的唯一場地，也是宣傳的重中之重。
3月9—10日：向藝術系申請展板，向教室管理科申請桌椅。準備繩子、相機和筆記本電腦。
（3）場地布置
3月10日：根據場地情況，做好場地布置規劃、人員安排。
a 場地布置是按照部門和小組劃分，根據展覽材料的多少區劃分場地。
b 人員的安排有組織部確定，編輯部提供方案。
4）活動開展
3月12日7:00—8:00：完成場地的各項布置工作。
展覽門口的布置：
a 入場口設定：
a 入場人員的確定
b 設定禮儀人員
c 鮮花等裝飾品的購買和擺放（鮮花可以通過贊助獲得）