各部門、各企業： 隨著市場經濟步伐的不斷加快，企業與黨政機關和社會各界的交往日益頻繁，各類檔案和信息資料的交流也隨著增加。及時、規範、恰當地處理好這些檔案和資料，對於及時了解政策，掌握行情，收集信息，完成上級交辦的各項事務，促進企業規範管理，都有著非常重要意義。為切實做好此類檔案、資料的管理工作，現做出如下通知：
一、建立收文登記制度，集團公司收到的黨政檔案，除無保存價值的信函、信息、宣傳資料等之外，一律由綜合辦公室分門別類進行登記、轉辦、保管、存檔。
二、綜合辦公室應指定專人負責收文工作，建立收文登記薄和收文檔案。收文時要對收文日期、收文號、來文機關、檔案名稱、件數等逐一進行登記。
三、集團領導和各部門、各企業直接收到上級發來的公文，或參加會議帶回的檔案或其他物品（包括獎牌、獎盃、錦旗、證書等），應在最短時間內
（一般在當天或次日上班後）交綜合辦公室，辦公室應辦理登記和交接手續。
四、集團公司建立相應的收文處理流程，對需要傳閱、傳達或轉辦的檔案進行規範處理。基本流程是：檔案登記——辦公室主任閱批——行政副總裁批示——承辦部門執行——結果反饋——檔案歸檔。
五、為了加快檔案傳遞速度，避免延誤工作，有的急件或部門必需的檔案，承辦部門可先將有關檔案複印使用，再將原件交綜合辦公室。
六、參加會議或培訓人員，除及時移交檔案和材料外，必要時還應將檔案以外的重要事項整理成簡要的文字材料，以書面文秘範文-/形式提交辦公室。外出培訓的人員一般應在培訓結束後提交一份培訓提綱給辦公室，經有關領導審閱，認為有必要的可通過oa傳送給全體（或部分）人員學習，做到資源共享、信息互通。
七、為切實做好此項工作，辦公室應加強對收文工作的監督檢查，對不及時移交或遺失、擅自處理檔案的應提出警告；對因積壓、遺失檔案而造成不良後果的，要追究當事人的失職責任。
八、各企業的收文工作，可參照此通知執行。 特此通知
××集團有限公司
XX年二月二十日