負責人：宣傳部 何海純 聯繫方式：13450414735（624735）
註：1.會議的具體時間待定，到時會讓秘書部給相關人員發飛信，通知所有出席會議的人員。2.對團委學生會各部門完成任務的程度進行追蹤、跟進，讓各部門及時反饋信息。
（2）8月20日—8月27日物資安排：（詳見附表三）
3.場地布置（8月27日至8月28日）
場地布置說明圖（具體場地待定,以下是假設場地）：
（1）諮詢處
1）地點：
東三路（三棟與四棟中間位置）；
東三路十棟方向的路口；
廣中醫二商與我家超市連通的交叉路口。
2）人員安排：
安排兩名固定工作人員，及數名走動工作人員。固定的工作人員負責接受新生和家長的詢問以及為新生家長派發商家宣傳的扇子、印有生活區地圖和註冊流程的a4紙（紙張背面為商家提供廣告），並告知註冊地點。走動工作人員在新生及家長需要時可為他們帶路及提行李。
3）現場布置：
帳篷用彩帶裝飾，內置一張桌子和兩張凳子，外圍擺放自製的電腦顯示器、主機等。帳篷外沿貼上宣傳海報。
用一大卡紙，寫上：“醫藥信息工程學院註冊諮詢處”以便學生家長。同時可為商家打廣告吸引學生及家長。
用自製的電腦模型擺放在攤位旁顯眼處。
4）物資（詳見附表四）。
（2）註冊地
1）地點：3棟宿舍樓底。
2）人員安排：
助班助理員接受新生註冊，並將資料整理好，註冊流程分成三個部分：領取鑰匙、向助班交資料費和教書費。
志願者在此準備接待新生並帶領新生找到宿舍、辦理證件、一卡通等
部分團委學生會工作人員在現場維持秩序，並也參與志願者的行列中去帶領新生，隨時做好候補準備。
3）現場布置：
拱門平行於走道擺設，上面寫有“醫藥信息工程學院熱烈歡迎XX級新生”等字樣，拱門兩邊可置有兩個商家提供的氣球。
六張桌子按照布置圖擺放，分別是六個班級註冊的地點，儘量保持秩序不混亂，將位置錯開,以最大容納量的原則來擺放,到實地後再具體設計擺放位置.一張桌子用於擺放電腦用於現場即時查看工作相關信息，並作為工作人員的暫時休息所同時接受新生及家長的詢問。飲水機桌子旁邊。
製作一張標有註冊注意事項及註冊流程的大海報，貼在展板上。做好的展板以及擺設物放於拱門入口，即樓前的空地。具體的位置依照現場情況再定。
各個班的領收資料的顯眼處，分別貼上五個專業的相關介紹海報（五個專業的簡介都寫在同一張海報上同時為商家提供廣告）。
按現場情況,布置一個位置給領導嘉賓就坐,以及解答新生和家長的疑問。
按現場情況,預留一位置擺放我們學院所獲的獎盃和錦旗,從而展現我院的精神風貌及生機勃勃。
4）所需物資（詳見附表四）。
4.迎接大一新生
（1）活動時間：8月28日
（2）所需物資（詳見附表四）
另：臂貼、學生會工作服、工作證、新生手冊。
（3）詳細說明
迎新工作者先了解新生的班級分布情況和宿舍情況。分團委學生會的工作人員身穿工作服佩戴工作證，其他志願者佩戴臂巾。所有工作人員都要隨身攜帶手機，一邊隨時保持聯絡。
按照培訓分配的任務，志願者到自己堅守的崗位，每個諮詢處有兩名固定人員及兩名機動人員，為新生家長提供諮詢服務並派送印有生活區地圖和註冊流程的a4紙（附商家廣告）。
兩名工作者駐守在放有飲水機的註冊點，為新生家長提供飲用水並查看注意現場情況，對現場突發事件做出處理。並安排現場志願者接待已註冊完的新生。
其他工作者為走動工作者，他們會被分到不同的路段，為新生及家長帶路、搬行李、回答新生家長的提問等。
新生在交書費時，同時領取新生手冊。
備註：具體工作人員人數、工作時間段、部門分配、志願者工作分配等會另有工作安排表。
5.慰問軍訓新生
（1）所需物資（詳見附表四）
另：團委學生會工作服、工作證、涼茶、橫幅
（2）詳細說明：
新生軍訓期間，團委學生會將會開展一個以“清涼一夏，酷似我家”為主題的活動，為頂著烈日軍訓的新生們送上涼茶等解暑飲品。
涼茶可由商家贊助；也可由團委學生會準備，在派送涼茶時打上橫幅（給商家提供廣告）。
在足球場通往教學區的路邊掛上橫幅，鼓舞軍訓中的新生。
五.宣傳方式：
?帳篷宣傳：帳篷相當於一個攤位，帳篷置於迎新當天人流最密集的註冊處邊，對商家來說是一個絕好的宣傳機會。通過帳篷商家能和消費者直接接觸，直接宣傳自己的產品。
? 海報和橫幅宣傳：海報和橫幅都會掛在校道，註冊處等顯眼醒目的地方，讓全校學生都能注意到。活動結束後，我們會將橫幅繼續掛在校道，海報則會掛在學院的宣傳欄處，懸掛貼上時間為一個月。