會計電算化是以電子計算機為主的現代電子信息技術套用到會計中,用電子計算機代替人工記賬、算賬、報賬,以及部分替代人工完成對會計信息的分析、預測、決策的過程。會計電算化系統的內部控制既包括了原來的手工財務過程,又包括程式設計、電算化賬務處理過程。嚴格的內部控制制度是會計電算化信息真實可靠的保證。內部控制制度要求處理同一筆經濟業務的人員既要相互聯繫、又要相互制約。此外,嚴格的內控制度有助於防止違法行為的發生。國內外會計電算化的實踐表明,計算機本身處理出錯機率較低,但人為造成出錯和人為舞弊卻有增無減,而且一旦出現舞弊,企業損失巨大。會計電算化所引起的損失主要有三種:(1)由於災害事故(如火災、水災)或電源中斷故障等原因所引起的會計信息處理中斷和數據丟失;(2)因電算化會計信息本身的錯誤和疏漏所引起的損失;(3)因會計電算化舞弊而引起的損失。對前兩種損失,通過藉助於改善電算化環境和提高電算化開發控制技術就能較好地加以解決;而制定嚴格的電算化內控制度則是防範會計電算化舞弊的有效途徑。
就目前我國企業會計電算化的套用現狀來看,大部分還停留在一般套用水平上。主要原因有以下幾點:
1.不少企業的各級領導對實施會計電算化的重要意義缺乏足夠的認識,沒有認識到開展會計電算化是時代發展的必然,是管理現代化的需要。會計電算化是會計進人信息化的基礎,是今後企業決策的重要手段,是會計制度改革的突破口。
2.由於傳統的手工記賬方式長期被人們所接受,目前企業管理都建立在手工記賬的基礎上,要改變形成的習慣方式有一定難度。尤其是會計電算化的保密性、安全性存在空白,因而對會計電算化數據的可靠性持懷疑態度。
3.不少企業認為電算化僅僅是“以機代賬”,軟體只需要一次投入即可,出現了只重視硬體換代,不注意軟體升級的情況。從奔騰ⅱ一直到奔騰ⅳ,機型換幾次,但財務軟體仍停留在“古老”的foxbase開發的dos版上。
4.會計電算化雖然在很大程度上減輕了會計人員的工作量,但同時也增加了操作人員、系統維護人員等崗位,帶來了許多新的要求,提出了新的問題。目前,我國建立在手工操作條件下的會計基礎工作的管理還存在著很多不足;實施會計電算化,就需要建立與之相配套的一系列內部控制制度加以約束,才能充分發揮電算化的優勢。
5.由於會計電算化涉及到會計和計算機兩種專業知識,在崗的會計人員雖經過計算機等級培訓,但與實際要求水平還有較大差距。會計人員知識不全面,要使得計算機知識和會計工作經驗有機結合,還有待時日。同時,計算機培訓教材老化,眼不上計算機技術發展的形勢。經過這樣的培訓和考核的人員,實際操作能力難以適應電算化環境下對內控的要求。
二、
由於上述現狀及原因,強化內控管理,制訂有效的電算化環境下的內部控制制度,提高電算化的科學管理水平,是建立現代企業內部控制制度的內在要求,也是提高企業管理水平的重要途徑。一般建立的會計電算化下的內部控制制度不外乎硬體方面的、軟體方面的、系統運行方面的及操作過程方面的有關制度。下面就實行會計電算化應該建立的內部控制制度及其所包括的內容予以說明。
(一)加強防止電算化犯罪的法制建設
目前,由於法規的不健全使電算化犯罪的控制很困難。例如,對未經許可接觸電算化會計信息系統或有關數據檔案的行為,在法律上未規定為偷竊行為,因此就無法對下載重要機密數據的行為治罪。必須看到,對電算化會計信息系統的開發和管理,不能僅靠現有的一些法規,如《會計法》、《企業會計準則》等。因為會計電算化犯罪畢竟是高科技、新技術下的一種新型犯罪,為此制定專門的法規對此加以有效控制就很有必要。為企業營造良好的大環境,防止電算化犯罪的法制建設,可從兩個方面入手:(1)建立懲治利用會計電算化犯罪活動的法律,明確規定哪些行為屬於舞弊行為及懲處方法;(2)建立會計電算化系統的保護法律,明確電算化系統中哪些東西或哪些方面受法律保護(硬體、軟體、資料庫)及受何種保護。
(二)制訂企業內部操作管理制度
操作管理制度是針對每一個上機操作會計軟體的人員而制訂的,主要用來規範每一個操作人員的行為以及各自之間的許可權限制。除了軟體對操作方面作了一定的設計以外,制訂並嚴格操作管理制度,將會有效地保證會計軟體的安全運行;同時,也有利於內部牽制制度的執行。操作管理制度從內容上來看,一般包括以下幾項:
1.操作人員的工作職責和工作許可權。儘管軟體一般都已有用戶管理功能,但其用戶管理的設定是由人工進行的,這就需要從制度上對操作人員的工作職責和工作許可權加以規定,用來在用戶管理的設定和具體的操作中執行。
2、預防原始憑證和記賬憑證等會計數據未經審核而輸入計算機的措施。如規定原始憑證必須經有關審核人員審核並簽章後才能輸入計算等。
3.預防已輸入計算機的原始憑證和記賬憑證等未經核對而登記機內賬簿的措施。如規定已輸入計算機的憑證需由審核人員核對並簽章後方可登記機內賬簿等。
4.建立必要的上機操作記錄製度。如規定用操作日記的形式記錄每天的上機操作內容等。
(三)建立計算機硬體和軟體管理制度
對於擁有計算機的單位,無論是用於會計核算,還是用來其他工作,一般都要求制定硬、軟體管理制度。通常,硬體和軟體管理制度包括以下一些內容:
1.保證機房設備安全的措施。如機房防火規定等。
2.保證計算機正常運行措施。如機房防潮、防磁及恆溫等方面的規定等。
3.會計數據和會計軟體安全保密的措施。如數據備份、不準在計算機上玩電腦遊戲等規定。
4.修改會計核算軟體的審批和監督制度。如規定會計核算軟體的修改需報經單位總會計師批准等。