秘書技巧心得:秘書收集信息的方法

  秘書儘管不是領導者,不是決策者.但他卻站在領導者、決策者的高度去觀察問題、分析問題。所以,秘書應努力學習領導所掌握的各種知識,努力像領導者、決策者那樣高瞻遠矚。

在當今,收集信息的方法至少有這樣幾種:

1、採集

(1)通過常規渠道採集。即通過行政渠道、業務渠道、團體渠道、網路渠道採集信息。行政渠道常用行政手段由下而上層層採集。這樣做,能在一定程度上保證信息的真實性。但中間環節多,較費時間。其他渠道,多採用主輔式方法採集,即以一條渠道為主,其他渠道為輔的方式,這樣可以相互補充、印證,比較準確可靠。
(2)通過非常規渠道採集。即通過參觀訪問、實地調查、組織座談會、討論會、洽談會、諮詢會等方式進行採集。利用實地調查法收集信息,常見於比較突出的事件或"老大難"問題的了解、處理上,此式收集信息費時短,獲得的材料比較真實可靠。但要注意處理好中間環節,或事先打招呼,或事後通報調查結果。組織座談會,有時不直接找當事人或單位,而是通過當事人或單位的左鄰右舍,即第三方了解情況收集信息。此式多用於眾說紛紜、是非難定的人或事。使用時要注意謹防偏聽偏信,以免收集到的信息失真。
(3)"零次情報"。在人際交往中,常常可以獲得關於未來的預測信息。在旅館、餐廳、影劇院等公共場所,打破等級、專業、工種、年齡等限制而進行的廣泛議論,被日本人稱為"零次情報"。國外許多調查表明," 零次情報"在各種信息中占有重要的地位,它往往是各種文獻中難以找到的最新的信息,能給信息工作者或決策者以出乎意料的啟迪。

2、交換
即將自己擁有的信息資料與其他單位進行交換。交換的信息資料一般是限制發行的或內部發行的印刷、聲像材料。但國家有關檔案規定禁止交換以防泄密的信息資料除外。

3、索要
即通過電函或派人索取所需要的信息資料,包括訂購各種報刊雜誌書籍等等。

4、複印
在徵得對方同意的情況下,可用複製方法來收集信息。複製一般有三種方式,即複印、翻拍、翻印。