E-mail已經完全改變了我們的工作方式。它給我們提供了許多便利，假如利用得好的話，它還是提高工作效率的有效工具。但是，如果管理不善，就成了一種浪費時間的工具。資料顯示單是辦公人員幾乎每天都要收到30封以上的郵件，而從事協作性項目的人每天收到的郵件數量則更多。
本文分幾大步驟來幫你掌握處理E-mail的時間，以方便你繼續從事別的任務。對那些源源不斷的信息要分清主次，決定是否要立即回復它。本文將會指導你如何根據郵件的價值或是功能分類別且鼓勵你應該定期清理信箱。雖然你已經盡最大努力，你收到的郵件或是垃圾郵件會在信箱裡面成堆而且帶病毒的郵件會影響你的電腦系統，本文還會指導你保護好你自己。它還會提供一些跟 e-mail的功能和速度有關的，同樣方便有效的其他溝通方式。
第一步：對收到的信息分清主次
如果你經常收到大量的信息，你就應該在信箱裡面分清主次，看看哪封郵件最重要。檢查一下發件人姓名，確認一下是否是你期盼以久的郵件？對於個別人，多久該給他回復？
檢查一下郵件主題，看郵件是緊急事件還是普通信息？郵件內容是否在你的工作範圍之內或這些內容對別人是否是期待的？
按照發件人來分分主次。看看他們是否確實是緊急事件要通知？記住有些人就是喜歡把每封郵件都標記成重要郵件，即使郵件本身並不重要。
是明顯的垃圾郵件嗎？可以刪除不看嗎？
檢查來信時間，看看信件是否在信箱裡面待太久了。
信件一來你就可以看一下這封郵件是否應該立刻引起關注。而剩下的放在以後方便的時候再看。
第二步：分階段回復
因為e-mail是一個即時工具，因此常常讓你感覺要立即回復但是有時候並沒有必要。你可以以更簡潔的知識和更具體的內容分階段進行回復。先給發件人一點提示告訴他/她你將什麼時候有空回信給他/她並最好能給出一個最遲回信期限。
如果來信只是要你簡單回復一下，用一行文字就能立即回答的問題。比如你只需要回答“行，我十點鐘會準時出席會議”，或是“多謝提供信息”之類的。
假如你不能夠立即回復或是不回復，你也應該讓發件人知道你已經收到信息了而且會儘快聯繫。這種回答很適合於處理諮詢類的事情，類似以下這些情況：
1、在圓滿回答之前你必須進一步查詢資料；
2、關係到相對比較複雜的事情因此你需要時間來思考自己的回答而不僅僅是給出一個倉促的答案；
3、你可能正因為收到的一封郵件而氣憤，沮喪，挫折或是迷茫，在做出相關答覆之前需要一段時間來冷靜冷靜；