隨著社會的發展，人們在工作和生活中的交往越來越頻繁，事情也越來越複雜，因此套用文的功能也就越來越多了。 所謂套用文是人們在生活、學習、工作中為處理實際事物而寫作，有著實用性特點，並形成慣用格式的文章。
套用文是人類在長期的社會實踐活動中形成的一種文體，是人們傳遞信息、處理事務、交流感情的工具，有的套用文還用來作為憑證和依據。
【結構】
1. 結構的含義
結構是指文章內部的組織和構造，是作者按照主題的需要，對材料所進行的有機組合和編排，又稱謀篇布局。文章的結構具有兩重含義：一是巨觀結構，即文章的總體構思、大體框架;二是微觀結構，即對文章的層次、段落、開頭、結尾、過渡、照應和主次的具體設計。
作用：
①使文章言之有體。“體”指體裁。套用文在長期的寫作實踐過程中，大都形成了比較固定的結構形態，也叫程式。
②使文章言之有序。合理安排結構，就是根據一定的思路，將零散的材料組織起來，使之條理清楚，成為一個有機的整體。
③使文章言之成文。通過精心安排結構，可以增加文章的文采，從而增強其可讀性。
2. 安排結構的原則
①要服從表現主題的需要。主題是作者的寫作目的、意圖的體現，結構必須服從主題的需要，為表現主題、突出主題服務。例如怎樣安排開頭與結尾、怎樣劃分層次與段落、怎樣設定過渡與照應、怎樣確定主次與詳略等等，都要圍繞主題進行。這樣，才能使文章組成一個嚴謹周密、內容形式統一的有機整體。
②要正確反映客觀事物的發展規律和內在聯繫。套用文是對現實生活、客觀事物的反映，客觀事物總有一個發生、發展、結局的過程，作者對它的認識也遵循一定的規律。這種規律性，也就表現為文章結構的基本形式。
③要適應不同文體的要求。文體不同，結構的樣式和要求也會不同。套用文不同於文學作品，不同類型的套用文體結構方式也存在著區別。
3. 結構的要求
①嚴謹自然。指文章結構精當嚴密，順理成章。要求作者思路清晰，思維嚴密，以主旨貫穿全文始終，不枝不蔓。層次段落的劃分要恰當，組織嚴密，聯繫緊湊，脈絡暢通，行止自如。過渡和照應要自然，不能刻意的雕鑿，更不能牽強拼湊。
②完整勻稱。指文章各部分要配置齊全，比例協調，詳略得當，完整合理，重點突出，符合格式要求。如文章一般都有開頭、主體和結尾三部分，三部分比例要協調，主體要內容充實，不能虎頭蛇尾或尾大不掉;對並列內容的處理，要注意處理好詳寫和略寫的關係，以保證結構的完整和勻稱，使之渾然一體。
③清晰醒目。大多數套用文不要求行文曲折波瀾，而要求綱舉目張、清晰醒目，以便讀者把握要領或貫徹執行，所以常採用加小標題、寫段首撮要、條目式等形式。這在一些法規性文體中最為明顯。
4. 結構的內容
①層次與段落。層次是文章中作者表達主題的階段和次序，是文章內容展開的次序。層次體現了事物發展的階段，是問題的各個側面和作者思維的過程，又稱為“意義段”、“邏輯段”、“章”、“節”等。段落，又稱“自然段”，是組成文章、表達思想最基本、相對獨立的最小單位。段落的形式是層次的再分割，是文章意思的間歇或轉換，以換行為為標誌。兩者有明顯的區別，層次側重於內容的劃分，段落側重於文字形式的表現。有時一個段落恰好是一個層次，有時幾個段落表現一個層次或一個段落內有幾個層次。安排層次有兩種模式：
(1)縱式，即思路縱向展開的結構方式。具體有兩種類型：時間順序式和邏輯順序式。前者是按照事物的生產流程、事情或事件的發展過程或時間的先後順序安排層次。需要注意的是，採用這種結構方式，不能事無巨細地記流水賬，要抓住事物發展的關鍵環節。邏輯順序關係是按照事理內在的邏輯順序安排層次。這種邏輯關係表現為：現象——本質，原因——結果，巨觀——微觀，個別—一般等。按照這樣的關係先後為序、環環相扣、層層遞進地安排結構，就是邏輯順序。
(2)橫式，即思維橫向發展的結構方式。表現在形式上，它是把整體劃分為若干相對的層次，各層次之間互不交織、平等並列，從不同方面和角度共同揭示了事物的整體面貌和主旨，或按照空間方位的變換，或按照材料的不同性質和類型，或按照問題的不同側面等。這種結構形式，在套用寫作中運用很廣泛，述職報告、調查報告、總結等均可採用。
②過渡與照應。過渡是指層次與段落之間的銜接與轉換，在文章中起著承上啟下、穿針引線的作用。照應是指文章內容的前後呼應和關照，可以使文章結構周密嚴謹，渾然一體，還能使某些關鍵內容得到強調，突出主題。
一般情況下，當內容由總到分或由分到總時、意思轉換時以及表達方式變化時，需要安排過渡。過渡的形式有段落、句子或詞語。如上下文空隙大，轉折也很大，常用過渡段連結。上下文空隙小，多用提示性的句子，如公文中，常有“特此如下通告”、“現將有關事項告知如下”、“為此，特制定本條例”等作過渡。在意思轉折不大的情況下，多用關聯詞，如“因為”、“所以”、“但是”等作為過渡詞。
在套用文中，常用的照應方法有：
(1)首尾照應，即在文章的結尾處，把開頭交待的事或提出的問題再次提起，有的進一步加以概括、歸納、補充，如論文、總結、調查報告等。
(2)文題照應，即指在行文中時時照應標題，對主題加以強調、提示。如大多數公文標題中都包含著“事由”，文章內容自然要與標題相照應。
(3)文中照應，即文章自身前後內容間的照應，如某些細節和問題在行文中不斷被提起，這樣能強化印象，更好地實現作者的表達意圖。
③開頭與結尾。開頭是全篇文章的第一步，可以起到統領全篇，展開全文的作用。結尾是全文的收束和結局，能幫助讀者加深認識，把握全篇，達到預期的寫作目的。
常見的開頭方式有：
(1)目的式。就是將寫作的目的和意義直接說明。一些公文常用這種方式，常用介詞“為”、“為了”領起。
(2)根據式。就是開頭闡明撰文的根據，或引據政策法令和規定指示，或引述全文，或引據事實和道理，常用“根據”、“按照”、“遵照”等領起下文。
(3)原因式。就是以交待行文的緣由作為開頭，常用“由於”、“因”、“鑒於”等引出原因或簡述某種情況作為原因，再引出寫作目的。
(4)概述式。就是在開頭部分對文章內容的背景、基本情況、主要內容加以概述。採用這一方式，能起到提綱挈領的作用。
(5)結論式。就是將結論、結果先作交待，再由果溯因。
(6)提問式。就是開篇提出問題，然後引起下文，常見於調查報告的寫作。
(7)引述式。常用於有具體規定格式的文體中，如“契約”，或引述下級來文、上級指示精神，或有關政策法規，以此作為撰文的依據。如批覆、函等常用這種方式。
常見的結尾方式有：
(1)自然收尾式。就是在主體部分寫完之後，事盡言止，自然收結。
(2)總結歸納式。指在主體寫完後，對全文的主旨進行簡要的概括，總結全文。
(3)強調說明式。是在套用文的結尾處，對全文的主旨意義、重要性進行強調，以引起讀者的注意。
(4)希望號召式。就是在結尾部分提出希望，發出號召，展望未來，以鼓舞鬥志。
(5)專門結尾用語式。就是在結尾處，採用特定的用語結束全文。
【語言】
1. 準確
準確，就是要正確地、恰當無誤地表達出所要表達的內容，用詞用語含義清楚，概念恰當明確，不產生歧義，不引起誤會，無溢美之詞，無隱惡之嫌。
要做到語言準確，必須要把握詞語的分寸感和合適度。特別是要區分同義詞、近義詞在適用範圍、詞義輕重、搭配功能、語體雅俗、詞性差別等方面的細微差別。
要做到語言準確，還要注意語意鮮明，不能模稜兩可，含糊其辭，以免產生歧義，延誤工作。如“大致尚可”、“有關部門”、“條件許可時”、“事出有因，查無實據”等表達含糊的詞應謹慎使用。
2. 簡明
簡明，指文字的簡潔、明白，用較少的文字清楚表達較多、較豐富的內容，要“有話則長，無話則短”。要做到簡明，首先要精簡文意，壓縮篇幅，突出主幹，把無關或關係不大的內容刪去。其次要反覆錘鍊，提高概括能力，杜絕堆砌修飾語，適當使用縮略語，如“五講四美”等。第三，要推敲詞語，錘鍊句子，一句話就能說明白的決不用兩句話，一個詞能概括清楚的決不用兩個詞。恰當地運用成語、文言詞語等，也有助於語言的簡明。第四，要注意用詞通俗，不用生僻晦澀的字句。應該指出的是，“簡”要得當，不能苟簡，要以不妨礙內容的表達為前提，絕不能為簡而生造詞語、亂縮略、濫用文言，不能讓人不明白或產生歧義，引起誤解。
3. 平實
套用文是為解決實際問題而寫的，它的語言重在實用。一個字、一句話，往往至關重要。為了便於讀者理解，套用文語言應力求平實。行文時多用平直的敘述，恰當的議論，簡潔明了的說明。比如公文，它具有行政約束力和法定的權威性，因此，用語必須樸素、切實，不能浮華失實，不能亂用形容詞或俚俗口語。
套用文寫作要求用語平實，但平實不等於平淡。我國歷史上保留下來的許多文章既是套用文，同時又是文學佳作。
4. 得體
套用文實用性強，講究得體，一方面要適合特定的文體。按文體要求遣詞造句，保持該文體的語言特色。如公文宜莊重，調查報告須平實，學術論文應嚴謹，社交文書需較濃的感情色彩，廣告就常用模糊的語言，使用說明書則需具體實在，商業交際文書要委婉，契約書則要精確等。另一方面要考慮作者自己的身份，閱讀的對象，約稿的單位，行文的目的，甚至與客觀環境的和諧一致，恰如其分。比如需要登報或張貼的，語言要通俗易懂，需要宣讀或廣播的，語言應簡明流暢、便於朗讀;書信的寫作，要根據遠近親疏、尊卑長幼的關係使用相應的語言;公文的寫作要根據不同文種和行文關係而使用相應的語言，否則就不得體。總而言之，作者應有針對性地運用得體的語言取得最佳的表達效果。
【種類】
套用文的種類繁多，可以從不同的角度劃分成不同的類別。
一、按其處理事情的性質劃分
可以分為公務類套用文和私務類套用文。
公務類套用文是指為處理國家和集體的事務而寫作和使用的套用文，即通常所說的公文。
私務類套用文是指為處理個人的事務而寫作和使用的套用文，即通常所說的個人日常套用文書。
二、按表達方式劃分
有記敘文、說明文、議論文。
記敘文是以記敘為主要表達方式的套用文;說明文是以說明為主要表達方式的套用文;議論文是以議論為主要表達方式的套用文。
三、按使用領域劃分
(一)行政類套用文?行政類套用文包括國家行政機關公文和日常行政公文。
1.國家行政機關公文
國家行政機關公文是指國務院辦公廳印發的《國家行政機關公文處理辦法》中所規定的命令(令)、決定、公告、通告、通知、通報、議案、報告、請示、批覆、意見、函、會議紀要十三類十三種公文。國家機關公文是國家機關、社會團體或企事業單位處理事務的檔案，主要用來傳達和貫徹黨和國家的政策法令，指導工作，提出要求，答覆問題，通報情況，交流經驗，傳遞信息。公文製作比較嚴格，具有一定的法律效力，在寫作和使用時，要根據國家最新的行政機關公文處理辦法，區分每類公文文種的行文要求和使用範圍，確定適用的文種形式，確保其使用效率。
2.日常行政機關公文
日常行政機關公文是指上述國家法定的行政機關公文以外的一些事務檔案。是指簡報、計畫、總結、調查報告、規章制度，介紹信、證明信等用來處理單位內部日常事務，與具體部門進行工作聯繫的套用文。它們的行文格式不像公文那樣嚴格，製作也比較自由。日常事務公文不具有法定的權威，一般不單獨行文，如有必要，需另行備文，按法定公文處理，否則只作為參考材料。有些日常事務公文還可在報刊上發表。
(二)專業工作套用文
專業工作套用文是指在一定專業機關或專門的業務活動領域內，因特殊需要而專門形成和使用的套用文。由於分工不同，社會各行各業經管的事務有很大的差異。這樣，在長期的工作實踐中便逐漸形成了一些與其專業相適應的套用文，稱為專業工作套用文。專業套用文除了要遵守套用文的一般規則外，還有很強的專業特點，外行人是不能寫好的，如財經部門常用的預決算報告、審計報告、市場調查報告、市場預測報告、項目可行性研究報告、外貿函電、經濟契約等;法務部門常用的起訴書、判決書、證詞、辯護詞、立案報告、破案報告;文教部門常用的教學計畫、教學大綱、教案、教學管理條例;醫務工作常用的病歷、處方、護理日誌、診斷證明書、死亡報告;外事工作常用的照會、聲明、國書、意向書、備忘錄、國際公約、聯合公報等等。
在各類套用文中，專業工作套用文涉及的面最廣，發展最快。隨著社會經濟的發展和科學技術的進步，社會分工會越來越細，為適應工作需要隨事立體的套用寫作新形式，也將會不斷增多。
(三)日常生活套用文
日常生活套用文主要指個人用來處理日常生活事務和禮儀的套用文，如書信、電報、啟事、請柬、訃告、日記、讀書筆記。日常生活套用文與個人的日常生活、人際交往活動關係密切，使用範圍很廣。日常生活套用文雖然也有一定的格式，但不十分嚴格，寫作較靈活自由。
以上只是從大的方面來劃分。如果進一步，還可根據行文方向、內容性質或其他管理檔案的標準來劃分。
【表達方式】
1. 敘述
敘述，指的是把人物的活動、經歷和事件發展變化過程交代出來一種表達方式。在套用文寫作中是最基本、最常用的表達方式。
套用文寫作中敘述的人稱，有第一人稱(“我”、“我們”)和第三人稱(“他”、“他們”)。使用第一人稱“我”、“我們”系指作者本人，或作者所代表的群體、單位，如書信、請示、報告、總結等文體的寫作，多用第一人稱。有時，為簡要起見，常使用無主句。有的套用文體，如新聞報導、簡介、調查報告、會議紀要，為表明作者立場客觀、公正，傳播的信息真實、可信，常採用第三人稱寫作。
套用文中的敘述方式有順敘、倒敘、插敘、分敘等。套用文中記敘事件的發展過程，介紹單位的基本情況，一般都是按順敘，即時間先後為序來敘述。其原因在於，套用文重在實用，不求委婉、曲折，故多採用直接的筆法敘事、說理。倒敘、插敘、分敘等用得較少，只在通訊、訊息、調查報告的寫作中才用得上。
套用文中的敘述要力求真實、準確，不帶主觀感情色彩;線索清晰，表述完整;以概述為主，儘可能用概括的語言說出其前因後果、來龍去脈，使讀者了解其梗概。
2. 說明
說明，就是用簡明扼要的文字對事物、事理及人物進行解說的表達方式。目的是使讀者對事物的形態、構造、成因、性質、種類、功能，對事理的概念、特點、來源、演變、關係等有一個鮮明的了解和認識。
說明在套用文中使用廣泛，如解說詞、廣告詞、說明書、簡介等文體，主要是用說明的方法來寫的。其他文體如經濟文書、科技文書、訴訟文書、行政公文等，也常常藉助說明的方法解釋事理，剖析事理。
說明的方法多種多樣，在使用過程中應注意：定義說明要求“被定義者”和“定義者”外延相等，用語簡明準確，具有科學性，不能用否定形式，避免“同義反覆”;解釋說明要求抓住要領，言簡意明;分類說明注意根據寫作意圖選擇恰當的分類角度，再次分類只能依據一個標準，各類的總和要等於被分類的事物;比較說明運用時要求用來作比的事物與被比物要相似，有明確的相比點，儘量用人們熟悉的事物作比;舉例說明要求事例典型能給人以深刻的印象，舉例應扼要，只需概述介紹，不必具體鋪敘;引用說明要求引文要有針對性，要貼切，所引資料要認真核實，使之準確可靠;比喻說明應力求準確貼切;數字說明要求數字準確無誤，每個數據都要有來源;圖表說明要求選擇圖表要有代表性和針對性，表格的設計要合理，使人一目了然。
3. 議論
議論，即議事論理，是運用事實材料和理論材料進行邏輯推理闡明觀點的一種表達方式。它主要特點是證明性，即通過擺事實、講道理，或證明自己觀點的正確，或駁斥對方觀點的錯誤。
在套用文寫作中，議論經常使用。調查報告、總結、通報等文體，經常在敘述事實、說明情況的基礎上，表明對人物、事件、問題的評價。指示、決議、會議紀要等公文，也常用議論來闡明黨和國家的方針、政策，讓下級機關和民眾理解和執行。
套用文寫作中的議論，與一般議論文中的議論有明顯的區別。一般議論文中，議論是最主要的表現方法，貫穿全文始終，論點、論據、論證三要素齊備。而在套用文寫作中，最主要的表達方式是敘述和說明，議論居於從屬的地位，一般只是在敘述、說明的基礎上進行。另外，套用文的議論，一般也不需要作長篇大論，不需作複雜的多層次的邏輯推理，也不一定具備論點、論據、論證這樣一個完整的議論過程，而只是在需要分析論證的地方，採取夾敘夾議的方法，或採取三言兩語的方式，點到即止，不作深入論證。
運用議論要注意，一要莊重，對任何事物的評價要實事求是，以理示人，以理服人。二要明快，要直截了當的闡明觀點，不拐彎抹角，不迴避矛盾。