為了加快辦理公文的速度，改善辦理公文的質量，轉變機關工作作風，提高行政效率，自治區地方稅務局從*年開始大力推廣使用中國計算機軟體與技術服務總公司和國家稅務總局聯合研製的電子公文處理軟體，即《公文處理系統》(official documents process system)軟體(以下簡稱oa軟體)，使全區地稅系統的辦公自動化建設步伐邁向新的台階。但是,到目前為止，各級地稅機關在推廣使用oa軟體的過程中，還存在許多不容忽視的問題，使oa軟體未能充分發揮應有的作用，亟待解決。
一、oa軟體推廣使用過程中存在的問題
oa軟體在推廣使用過程中遇到的問題分為兩個方面，一方面是oa軟體本身存在的問題；另一方面是使用oa軟體的外部環境存在的問題。
(一)oa軟體本身存在的問題
1.oa軟體兼容性較差。隨著oa軟體的推廣使用，目前oa軟體已成為地稅系統內部縱向傳送、接收電子公文，橫向分送、閱處電子公文的主要工具，從而大大地減少了紙質公文的使用量，提高了辦理公文的效率和質量。但是，由於oa軟體開發時間比較早，目前在用的oa軟體的最新版本仍是*年定型的4.0.1版，這個版本的oa軟體能夠正確識別並處理的電子文檔只有擴展名為doc的word文檔、擴展名為txt的文本文檔和擴展名為bmp的點陣圖文檔，而對外來的其他格式的電子文檔的兼容性較差，表現為以下幾種情況。一是不能兼容、不能正確識別外來電子文檔。例如，目前政府oa(即辦公自動化)系統開始啟用的電子公文的格式為不可修改的pdf文檔，oa軟體不能直接接收、識別這種格式的公文，需要通過人工操作，利用第三方軟體經過多個步驟的轉換後才能逐頁拷入oa軟體進行處理，工作量大，速度緩慢，與手工處理紙質公文無異，甚至比手工處理紙質公文還慢，而且轉換的效果並不理想，主要是檔案版面和字型縮小，清晰度下降，閱讀比較困難。就連國人使用比較多的有名的國產文字處理軟體－－金山軟體編輯的wps文檔，oa軟體也不能直接拷入並正確識別。二是接收外來電子公文後改變原公文的面貌。根據《廣西壯族自治區國家行政機關電子公文處理暫行辦法》(以下簡稱《電子公文處理辦法》，*年12月9日印發)第十一條規定：“電子公文的顯現格式和還原成紙質公文的格式，應當符合《國家行政機關公文處理辦法》、……的要求。”《國家行政機關公文公格式》明確規定，國家行政機關的公文從發文標識到版記要區分不同的部位使用不同型號的黑體、小標宋體、仿宋體、楷體等字型，但是，oa軟體在接收自治區政府、市政府的電子公文時，有些公文在電腦上顯示的文字雖然顏色、型號不變，但是大部分甚至是全部的字型都變成了不符合規定的其它字型。
根據國家信息化發展戰略和我國電子政務建設的總體目標，以後地稅部門與其他政府部門甚至是社會公眾之間的工作聯繫應該最大限度地利用信息技術通過網路來完成。隨著信息技術的發展和辦公自動化技術在各行各業的普及推廣，用於編輯製作電子公文的新軟體、新技術將不斷增多，各級各部門根據自身的工作特點和要求可以選擇不同的軟體、技術製作電子公文，因此，地稅部門與外部之間工作聯繫涉及到的電子公文的格式和種類將進一步增加，例如企業辦理申請享受稅收優惠待遇手續時附送的財務會計資料、產品技術說明資料等的電子文檔的檔案格式就比較多。由此可見，oa軟體的兼容性問題已成為其進一步擴大和深入推廣套用的最大障礙。
2.輔助功能缺乏。隨著各級地稅部門辦公區域網路的建立和擴大，地稅部門內部的很多與辦文事務息息相關的工作如及時通訊聯絡、資料傳遞等都可以通過網路來完成，但oa軟體只能處理正式的公文、發布正式的通告，缺乏必要的輔助功能，影響辦文速度和質量。為了解決這一問題，一些市地稅局就在辦公區域網路內加裝諸如騰迅通等這方面的軟體來彌補oa軟體的不足，但使用時與oa軟體脫節，仍不夠方便及時。
3.oa軟體缺少自我完善機制。計算機軟體的特點和開發目的決定了任何計算機套用軟體既不可能一蹴而就，也不可能一成不變，而是要在開發、套用過程中根據使用環境的變化和用戶的需求不斷更新完善。這就要求套用軟體的開發商要有了解使用環境變化和用戶需求變化的渠道，要么通過套用軟體本身自動收集反饋使用過程中的有關資料，要么通過使用軟體的人群反饋訴求，以便及時了解有關情況，並加以修改補充完善。而oa軟體恰恰缺少這種及時了解使用情況並加以解決的機制，這一點，從oa軟體的4.0.1版於*年定型投入使用至今多年，雖然早就發現有許多不足之處，但至今也沒有得到改進和提高，就可以得到證明。這是軟體開發商售後跟蹤服務不到位造成的。