此外，oa軟體還會出現一些不知緣由的錯誤，例如，有時收文方接收到的檔案與發文方發出的檔案不一致，主要是附屬檔案收不到；有時擬稿人擬的文稿附有多份表格形式的附屬檔案，而簽發人簽發的文稿少一兩個表格附屬檔案；有時發文方遠程封發檔案後，通過查詢功能查詢發文情況顯示已送達，但一直未見收文方接收等等。
(二)oa軟體套用環境存在的問題
1.oa軟體的法律地位問題。由於國家還沒有制定統一的電子公文處理辦法的法規，根據自治區人民政府辦公廳印發的《電子公文處理辦法》第七條規定：“通過認定的電子公文處理系統生成、存儲及傳輸的電子公文，與相同內容的紙質公文具有同等效力。”第二十四條規定：“各級國家行政機關建設的電子公文處理系統，經自治區有關部門組成的專家審核組審核，並經自治區人民政府批准認定後，方具法定效力”。目前oa軟體還沒有通過自治區有關部門的審核認定，因此，oa軟體制發的電子公文，根據《全國稅務機關公文處理實施辦法》(國稅法〔*〕132號)的規定，在稅務系統內部具有行政效力，可以作為本系統、本機關內部處理公務的依據。但是，對系統外是沒有法律效力的。
2.對oa軟體的認識比較片面、膚淺。很多領導和幹部職工都簡單地把oa軟體看作是將在紙質上起草、審核、簽發公文的過程改為在電腦上完成的一種補助工具，對oa軟體在改變公文處理方式方法上的重要作用及其產生的深遠影響的認識不深，沒有根據信息化、網路化的特點去改進、創新處理電子公文的方式方法，例如，辦理公文還是習慣於分人分步進行，不會利用網路實時協同進行；只習慣於發現、處理辦公桌上看得見的等待處理的紙質公文，而不善於發現、處理辦公桌上看不見而是在電腦的oa軟體里急著等待處理的電子公文，常常造成逾時辦理公文。
3.推廣套用工作發展不平衡。電子信息網路系統高效、便捷作用的發揮要求有通達的網路、運轉正常的設備和熟練的操作人員。但是，目前整個廣西地稅系統在網路覆蓋面、設備的數量和質量以及工作人員操作技能水平方面存在發展不平衡的情況，特別是同一個市內的縣與縣之間和縣內的單位與單位之間的發展不平衡對oa軟體的推廣套用影響最大；在工作人員操作計算機技能水平方面，各地的差別也比較大，由於工作人員操作技術水平差，人為造成網路末端的梗滯、降低了整個網路的運行速度的情況也時有發生。這種發展不平衡對0軟體的不利影響很容易被忽視，一時間也很難消除，應引起高度重視。以百色市地稅系統為例，根據*年底統計，百色市城區和縣城以外的鄉鎮地稅機構(分局或稅所)共有48個，已聯網運行oa軟體的23個，還有25個因常住工作人員少而未聯網運行oa軟體，占鄉鎮地稅機構總個數的52.06%，造成這些人員不能及時閱讀了解電子公文，成為oa軟體套用的盲點。
4.公文安全隱患大。oa軟體的公文安全隱患主要來自兩方面。一是計算機病毒。由於幹部職工計算機信息安全意識差，不按規定認真防範計算機病毒，使得計算機病毒經常破壞伺服器和工作站的計算機作業系統及其套用軟體，不但降低了辦文的速度和效率，還嚴重威脅了oa軟體裡面的公文的安全。二是操作不規範，主要是不按規定備份數據，如某縣地稅局*年9月公文處理伺服器作業系統發生嚴重故障後不得不重新安裝作業系統，但由於事前沒有按規定定期備份數據，至使伺服器重裝作業系統後某一時段的電子公文的數據資料無法恢復。
5.管理制度不健全。*年9月區局印發了《廣西壯族自治區地方稅務局計算機公文處理規則(暫行)》，對計算機公文處理工作做了一些比較原則性的規定，但是，還缺乏剛性的具體的對利用計算機處理公文結果的績效考評制度和責任追究制度，導致一些計算機處理公文的工作制度執行不到位。例如，為保障公文處理網路的安全而採取的內部辦公網與外部網際網路物理隔離後，許多工作人員在公文網上階段性地處理完電子公文後就轉到外部網際網路，不按規定時間和次數轉回內部辦公網查收、處理電子公文，經常出現逾時辦文。
6.濫用oa軟體傳送公文。公文是具有法定效力和規範體式的公務文書，公文具嚴密的程式性、撰擬的專任性和嚴格的時間性等特點，因此制發公文應當嚴謹，《全國稅務機關公文處理實施辦法》(國稅發〔*〕132號)第四十四條規定：“行文應當確有必要，注重效用。對於可發可不發的公文，即無實質內容、無具體措施、無針對性、無指導性、缺乏可操作性的公文，堅決不發。對必須印發的公文嚴格控制發文數量與發文範圍，杜絕亂髮濫送，避免重複行文。” 第一一六條規定：“各級稅務機關應當通過稅務系統內部建立的公文處理計算機套用系統，按照本實施辦法和有關規定進行電子公文的辦理、管理、整理和歸檔。《自治區地方稅務局辦公室關於明確公文處理有關問題的通知》(桂地稅辦發〔*〕118號)規定：“轉發公文確無具體要求和實際性貫徹意見的，承辦單位在收文承辦環節提出直接轉發意見，報局領導批示，如局領導同意直接轉發，則原文直接轉發（在公文處理系統中採取遠程轉發方式），不再另行擬文轉發。”可見，利用oa軟體制發公文也應當遵循嚴謹的原則。而目前的情況是，由於oa軟體方便、快捷的特點加上公文的嚴肅性，使得很多工作人員產生了依賴性，把一些無需以公文形式傳遞的事務性電子文檔也被當作電子公文用oa軟體制發。這助長了文山會海和文牘主義，既增加了領導、文秘人員及其它工作人員閱處毫無實際意義的公文的數量，降低工作效率，又占用公文處理伺服器的存儲容量，浪費設備資源。另外，使用oa軟體處理機密檔案也是不妥當的。