二、解決存在問題的對策分析
(一)解決oa軟體自身存在問題的構想
oa軟體兼容性差的問題，已經成為制約各級地稅部門與政府專網之間快速傳遞、處理電子公文的嚴重問題，必須引起高度重視，應儘快加以解決，方法有兩種。
一種方法是完全摒棄oa軟體，重新開發基於政府電子公文處理規範的電子公文處理軟體投入使用。但是，這會遇到很多問題，首先是需要投入大量的研發資金。其次是開發、試用時間較長。第三是套用培訓工作量大。第四是政府電子公文處理規範也只是一個大致的原則性要求，並沒有具體明確的標準，而且這些規範還會隨著社會政治經濟形式和信息科技的發展而變化，即便重新開發新的電子公文處理軟體也不能保證始終完全適應政府電子公文處理規範。第五是oa軟體在全區各級地稅部門推廣使用，長的已有6年，短的也有了3了，經過其處理並保存下來的公文也是一個不小的數目，以百色市地稅局為例，從*年底至今，經過oa軟體處理並保存下來的公文，收文部分有12053份，發文部分有3047份，如果重新開發套用新的電子公文處理軟體，如何銜接、兼容此前用oa軟體處理過並保存下來的大量的電子公文也是一個必須解決的難題。
另一種方法就是改造升級oa軟體，這即可節約資金投入，又可保證oa軟體處理電子公文方式方法的前後連貫性，而且工作人員使用舊版oa軟體的時間較長，比較了解oa軟體的特點和操作要領，學習使用新版oa軟體自然更容易接受，避免全部從頭開始學習培訓，縮短開發試用的時間和學習使用的磨合時間，提高效率，這是比較可行的辦法。因此，建議區局向國家稅務總局反映，請求國家稅務總局和軟體開發商儘快改造升級oa軟體。區局也可以組織技術力量，結合廣西實際情況改造升級oa軟體。
改造升級oa軟體應注意解決以下幾個問題：首先，是擴大oa軟體的兼容範圍，實現與政府專網的高效對接。其次，是整合系統功能，如把通告欄的功能直接併入公文處理模組，使新的通告和新檔案一樣，只要登錄公文處理模組就會自動顯示或提示。第三，是要增加輔助功能。如，顯示所有線上人員的功能，點對點、點對群組的實時通訊功能，普通電子文檔的傳遞功能等等，以方便地稅部門內部工作人員之間的各種工作聯繫。第四，要根據《電子公文處理辦法》結合實際工作需要增加和完善人性化的功能：增加伺服器端oa軟體定時自動備份數據的功能，每天定時自動備份兩次，並定期存檔，建立遠程的災難備份中心統一保管備份的數據，確保檔案資料的安全；增加工作站端oa軟體自動記錄、保存登錄oa軟體的時間、次數的功能，以便開展績效考評和責任追究；增加計算機開機時oa軟體自動運行登錄的功能，減少因疏忽而忘記登錄oa軟體閱處檔案的現象發生；改進信箱欄目新檔案到達的提醒功能和已閱檔案的標識功能。這些功能都是很有必要的，如，目前使用的o軟體的信箱欄目有新檔案到達時只在軟體螢幕下方狀態欄左側有面一小小的紅旗豎起，既不起眼，又悄無聲息，很難以引起使用者的注意。對尚未閱讀過的檔案，檔案信息列表左端的已閱欄為空，若是已閱讀過的檔案，已閱欄則標有“√”，這在個人信箱還容易辨認檔案是否已閱處，但在部門信箱，只要同部門有人閱讀過的檔案，不管自己是否已閱讀，都會在已閱欄上標有“√”，這樣有時候等待閱處的檔案多了，部門信箱的管理人員就會分不清哪些檔案已閱讀，哪些檔案未閱讀。這些都是容易造成檔案逾時辦理的原因，應當使用既醒目又悅耳方法的提醒有新檔案到達，使用實名標識已閱的檔案。通過增加和完善o軟體的功能，充分利用機器設備和套用軟體的機械性能彌補人類健忘的缺點，減少人為造成的失誤，確保能夠按時辦理公文。
社會政治經濟在不斷發展變化，電子計算機及其信息技術的發展更是日新月異，造成了電子公文處理軟體的套用環境和用戶的需求也在不斷發展變化之中。因此，無論是重新開發新的電子公文處理軟體還是改造升級o軟體，都必須建立有效的軟體套用情況跟蹤服務體系，及時發現並解決軟體套用過程中遇到的問題，不斷改進和提高軟體的性能，以滿足實際工作的需要。
(二)改善oa軟體套用環境的建議
1.儘快解決oa軟體的法律地位問題。隨著我國電子政務的發展，地稅部門與其它政府部門和社會組織的電子公文往來日益頻繁，以沒有合法身份的軟體接收外來的電子公文和製作電子公文對外傳輸都是不合法的，應當按照《電子公文處理辦法》規定儘快為oa軟體申辦合法的身份。