歸檔的聲像資料必須是原版、原件，特殊情況下可接收複製件。
聲像資料的內容要真實，原件與複製品要相符。
光碟不得有劃痕、裂痕和變形，不得帶有病毒，不得有打不開的檔案或不完整的檔案，應使用質地良好的a級碟片。
（一）照片檔案
1.內容真實、準確、完整，主體明確、影像清晰、畫面完整、色彩純正，未加修飾剪裁；
2.使用數位相機拍攝，其影像不得進行後期加工。原始圖像檔案存儲格式為無壓縮的tiff格式。光學解析度不得小於300萬有效像素（不允許插值），影像尺寸不小於3mb；
3.數碼照片檔案的存儲載體應為dvd檔案盤。照片應以內容為單位，分別建立資料夾刻錄製作。
（二）錄像檔案
1.主題要明確、內容連貫完整、圖像清晰、鏡頭平穩。工程項目的錄像資料應遵循施工順序，保持畫面、圖像的有機聯繫；
2.要使用質地良好的錄像帶，帶基不得有發霉、變形、掉磁及折損現象；
3.應歸檔第一代素材錄像帶，以及編輯後成品帶或光碟（dvd或以上素質的格式）；
4.錄像素材的記錄格式為batecam或dvcam。素材帶的存儲載體可以是錄像帶，也可以是dvd視頻盤；
5.錄像的dvd視頻盤，應採用ibp禎，mpeg－2的檔案格式，碼流小於9.8mb，圖像信號解析度為720×576。
（三）錄音檔案
1.錄音帶應聲音清楚；
2.錄音檔案的存儲載體應為cd金盤，檔案格式為wav，也可以是盒式錄音磁帶；
3.錄音磁帶的帶基不得有發霉、變形、掉磁及折損現象。
第六十八條聲像檔案的整理由攝錄人員按本辦法第四、五、六條進行，檔案室指導、監督。
第六十九條聲像檔案分類、編號
（一）照片檔案編號方法：
1.照片檔案案卷號：照片檔案目錄號——案卷順序號
2.卷內照片張號：案卷號——本卷流水號
（二）錄音檔案編號方法：
錄音檔案案卷目錄號——錄音帶順序號
（三）錄像檔案編號方法：
錄像檔案案卷目錄號——錄像帶順序號
第七十條文字說明的編寫
1.文字說明基本內容包括事由、時間、地點、人物、背景、作者(攝製者)等；
2.編寫文字說明的要求：
(1)準確揭示聲像材料的內容，概括其反映的全部信息，標註項目正確齊全；
(2)照片按自然張(內容相近的亦可以若干張)編寫文字說明。錄音帶、錄像帶按盒編寫文字說明；
(3)文字簡潔、語言通順；
(4)時間用8位阿拉伯數字表示，如2011.01.01。
第七十一條案卷要求
1.將內容具有相關聯繫的照片、錄音、錄像分別組成案卷；
2.照片以自然張為單位填寫卷內目錄；
3.錄音、錄像帶以盒為單位填寫案卷目錄；
4.卷內備考表，用於說明卷內聲像材料的整理、變動情況。
第七十二條保管條件
1.存放聲像檔案的庫房或裝具應做到防火、防盜、防光、防磁、防塵、防潮、防有害氣體等；
2.庫房的溫度應控制在14-24℃，相對濕度應控制在45%-60%。
第七十三條錄音、錄像帶、光碟應立放。
第七十四條對室存聲像檔案應每二年檢查一次,發現問題要及時進行處理。