客服檔案管理制度 篇1
1、制度
1.1檔案資料的形成與歸檔
1.1.1資料的形成:
⑴各部工作中形成的具有保存價值的檔案資料都必須歸檔,並由專人進行管理;
⑵檔案資料的形成和積累必須納入各部門工作計畫,在部門文員崗位職責中予以明確。
1.1.2資料的歸檔:
⑴檔案資料的歸檔範圍
①物業管理
a.業戶資料(含收樓表格、遺留修繕問題記錄表、投訴記錄等);
b.清潔衛生管理;
c.綠化管理;
d.值班記錄;
e.樓宇巡檢記錄;
f.公共區域維修記錄。
②質量管理
a.質量體系檔案;
b.質量管理資料。
③其他資料
⑵歸檔要求
①歸檔的檔案資料在紙張、格式上符合公司要求,禁止使用原子筆、鉛筆、純藍墨筆等書寫材料。
②歸檔的檔案材料要完整、系統、準確、真實。
③歸檔的檔案必須是原件。
④保管歸檔檔案資料之間的歷史聯繫,並進行科學分類、立卷和編目編號。
檔案目錄應編制總目錄、案卷目錄、卷內目錄。
⑤案卷題名應確切反映卷內檔案的內容,並區分保管期限。
⑥檔案資料的歸檔必須辦理移交手續。
⑦所有檔案資料必須及時歸檔。
⑧有專用櫃架,在排列上架時,應按類別和保管單位的次序,自左向右,自上而下地排列,以便於管理和查找。
1.1.3每月底進行一次庫藏檔案清理,核對和保管質量的檢查工作,做到帳物相符。對破損或變質檔案,要及時修補和複製。
1.1.4檔案櫃要注意'七防'(防蟲、防霉、防塵、防火、防盜、防潮、防高溫)。
1.1.5檔案的接收、轉移、外借必須履行登記手續,借出檔案須在規定時間內歸還。
1.2檔案借閱
1.2.1公司員工都應重視保護檔案,並按閱檔批准許可權辦理手續後借閱有關檔案。
1.2.2文書檔案只閱不借。
1.2.3所借檔案不得隨意摺疊和拆散,嚴禁對檔案隨意更改、塗寫。
1.2.4服從文員的管理,在借閱範圍內借閱,保密檔案不供查閱。
1.2.5借出與歸還檔案時,應辦理清點、簽名登記手續,由部門文員和借閱者當面核對清楚。
1.2.6檔案如有丟失、損壞或機密材料泄密,須立即寫出書面報告,按情節追究當事人的法律和行政責任。
1.2.7調離公司的人員必須清理移交,歸還借閱檔案及該歸檔的資料,方可辦理調離手續。
1.2.8外單位人員查閱本公司檔案須持所在單位介紹信和本人證件,經領導批准後,辦理有關查閱手續後查閱。
1.2.9上級公司借閱本公司檔案,須辦理有關借閱手續後借閱。
1.3檔案管理人員職責
1.3.1忠於職守,嚴格遵守公司檔案管理制度及本細則,積極開展工作。
1.3.2負責收集、接收本公司各業務、管理等檔案資料,做好職守、補充、配套、保管和提供查閱。
1.3.3及時立卷歸檔,編制總目錄,卷內目錄,編排入檔。要熟悉管理的檔案,協助查閱檢索。
1.3.4熟練掌握計算機資料庫軟體系統的操作和運用。
1.3.5妥善管理檔案,嚴格執行檔案供閱制度,建立借閱登記,對借出資料按期催還。
1.3.6定期清理,由次年初進行全部檔案的清理核對。核對後將公司所有檔案集中存放、保管。
1.3.7嚴守機密,確保檔案安全;完成領導交辦的其它工作。
1.3.8做好各種資料的保管工作,並對有些檔案進行定期封存。
1.4公司內外檔案檔案管理:
1.4.1公司內部的'各種檔案應按照部門進行分開存檔。
1.4.2公司對外部相關單位的檔案應與公司內部檔案分開,每個單位都應有一個獨立的檔案。
1.4.3所有存入檔案應按照日期先後進行存檔,並做好檔案目錄,以便查找。
1.4.4相關檔案存放一年後,應統一放進檔案袋封存,以便日後複查。
1.4.5對於一些涉及公司秘密的檔案,應單獨存放於帶鎖的檔案櫃內,以免發生意外。
1.5檔案銷毀
1.5.1如有任何檔案無需繼續存放,需做銷毀處理,不可隨意亂丟。
1.5.2保密檔案應使用碎紙機處理,如是普通檔案且檔案較多,應撕毀後處理。
1.5.3所有存檔的檔案均應定期進行檢查,以避免檔案受潮或有蛀蟲、腐蝕等問題出現。
2、規定
為完整系統地保存公司的各類檔案,提高檔案管理水平,更好地為公司的各項工作服務,特制定本規定。
2.1檔案管理範圍:
2.1.1政府部門頒布的政策性、指令性檔案;
2.1.2政府部門、集團公司針對本公司的批覆、指示、通知、要求等;
2.1.3公司檔案;
2.1.4物業的管理、維修、保養計畫、記錄等資料;
2.1.5治安保衛、消防、安全等相關資料;
2.1.6公司領導講話和年終總結;
2.1.7其他經濟、外包契約;
2.1.8音像、圖片資料;
2.1.9其他要求歸檔的重要檔案。
2.2第4、5、6、8、9項由相關部門妥善保管,其餘各項均由總經理秘書歸檔保管,任何部門和個人不得以任何理由據為己有。
2.3在外參加各種會議帶回的檔案,應及時移交公司秘書歸檔,不得自行保管、銷毀。
2.4負責檔案管理的人員應對歸檔檔案進行整理、分類、編號、編制索引和目錄。
2.5借閱檔案時,必須遵守以下規定:
2.5.1辦理登記手續,限期歸還,不得帶出公司;
2.5.2愛護檔案,所借檔案不得隨意摺疊和拆散,嚴禁塗寫、更改檔案;
2.5.3借出和歸還檔案時,應辦理清點手續,由檔案管理人員和借閱者當面核對清楚;
2.5.4檔案如有遺失、損壞、泄密,要追究當事人的責任;
2.5.5檔案借閱按
閱檔批准許可權借閱;
客服檔案管理制度 篇2
1.0本部門的主要戶檔案管理任務
本部門的.主要任務就是'服務'。只有健全客戶檔案才能準確、及時地為客戶服務。
2.0本部門客戶檔案管理的日常工作包括
2.1及時上行下達客戶與管理之間的知識、報告、通知、通報、傳送檔案應及時、準確,認真地登記並製作各種表格。
2.2做好與客戶有關各類檔案的檔案工作,並定期整理,以備隨時查詢跟進;
3.0客戶檔案管理
客戶檔案資料的管理主要是收集、整理、歸檔及使用四個環節。一般客戶檔案包括以下的資料:
3.1收集客戶資料
3.2客戶繳費記錄包括各樣應付押金
3.3客戶裝修工程檔案
3.4客戶遷入時填具之資料
3.5客戶資料補充
3.5.1客戶證件資料
3.5.2客戶聯絡資料
3.5.3緊急事故聯絡人的資料
3.5.4管理人員在日常職務常與客戶人事變遷資料
3.6客戶與物業公司往來檔案
3.7客戶違規事項與欠費記錄
3.8客戶報修記錄
客服檔案管理制度 篇3
一、目的：
為使學校人事檔案管理與利用有章可循，特制定本規則。
二、內容：
1、歸檔制度
（1）對資料進行鑑別，看其是否符合歸檔要求。
（2）按照資料屬性、內容，確定其歸檔的具體位置。
（3）將資料放入檔案，並輸入資料庫。
2、核查制度
檢查核對一般定期進行。但突發事件之後或對有些檔案發生疑問之後也要進行檢查核對
3、保衛制度
（1）、指定專人負責檔案保管。
（2）、備齊必要的存檔設備。
（3）、檔案櫃保持清潔，不準存放無關物品。
（4）、不得擅自將人事檔案材料帶到公共場合。
4、統計制度
（1）人事檔案的數量。
（2）人事檔案材料收集補充情況。
（3）檔案整理和保管情況。
（4）檔案及設備利用情況。
5、轉遞制度
檔案轉遞一般由工作調動等原因引起，
（1）取出應轉走的檔案；
（2）填寫人事檔案轉遞記錄；
（3）按發文要求包裝、密封
6、借檔制度
（1）由有關單位部門開具介紹信，說明要求出具證明材料的理由，並加蓋公章。
（2）其次，人事檔案部門按照有關規定，結合利用者的要求，提供證明材料；
（3）證明材料由人事處審閱，加蓋公章，然後登記、發出。