物業公司檔案管理制度 篇1
1目的
規定本公司檔案資料的編寫、批准、發布、更改、保存和作廢等活動以及適用外來檔案的控制要求,確保公司各項工作正常開展和保存必要的證據。
2適用範圍
適用於本公司內部檔案的編寫、收發、控制及資料保管和外來檔案的管理。
3職責
3.1各職能部門負責工作文件的編寫、收集和存檔。
3.2綜合管理部負責業主檔案的管理與控制。
3.3辦公室負責檔案發放、存檔、資料保管以及檔案的處理。
3.4辦公室主任主管檔案、資料管理工作的控制。
4相關檔案
《檔案控制程式》q/ph-qp-4.2.3
《質量記錄控制程式》q/ph-qp-4.2.4
5工作程式和管理辦法
5.1檔案的產生
5.1.1各相關部門根據工作需求編寫檔案。
5.1.2總經理助理對檔案進行審核。
5.1.3總經理審批通過的檔案由辦公室列印和發放,作為非受控檔案生效。
5.1.4辦公室對生效的檔案印製,必須使用[印製檔案登記表](qr-wd01-02-01)。
5.2檔案、資料的類別
5.2.1受控檔案
a)內業資料;
b)圖紙資料;
c)按照質量體系的控制要求進行管理的檔案;
d)在質量體系中引用的法律、法規和外來檔案;
e)與服務過程有關的契約協定;
f)業主檔案(如:公共契約、用戶登記表等,屬於業主財產,由綜合管理部管理與控制,具體執行[顧客財產控制程式]q/ph-qp-7.5.4)。管理與控制具體執行[檔案控制程式](q/ph-qp-4.2.3)。
5.2.2非受控檔案與公司經營和服務工作範圍相關的檔案作為非受控檔案管理,辦公室應對其進行分類和編碼,以便於歸檔,根據目前公司現有的非受控檔案,可分為:
a)內行文、外行文
b)未被質量體系引用的外來檔案
c)與服務過程無關的契約協定
d)未被質量體系引用的法律法規
e)行業標準性檔案
f)照片、錄像帶
g)電腦貯存
5.3檔案、資料目錄的索引號，檔案盒編號，同號櫃序列號，檔案櫃編號，檔案類別編碼
5.4檔案、資料歸檔與管理
5.4.1各職能部門對各種工作檔案進行編寫、收集、整理和存檔,並匯總到辦公室統一管理。
5.4.2辦公室負責檔案、資料的保密性防範,公司所有受控檔案和非受控檔案的資料均屬保密性檔案。
5.4.3辦公室負責對檔案、資料的管理和保護,檔案、資料應分門別類包裝和存放,對於需存檔的`檔案、資料要及時存檔,並建立[存檔備案資料目錄](qr-wd01-02-02),註明檔案類別、索引號、份數等,如用必要還應有內容說明。並在檔案柜上貼好存放檔案的索引號範圍。確保調用、借閱檔案、資料時易於識別和檢索,便於對檔案資料的保管。
5.5檔案、資料的發放
5.5.1檔案應按各職能部門工作性質和範圍發放,由辦公室制定[檔案分發登記表](qr-wd01-02-03),註明發放範圍、數量、分發號等,並要求領用人在[檔案分發登記表]上籤領,以便對發放的檔案進行統計和檢查。
5.5.2辦公室在檔案發放的過程中不得誤發、遺失,發現檔案誤發時應立即追回,同時作好檔案的補救工作。
5.6檔案資料的調用、借閱與歸還
5.6.1借閱者應在[檔案、資料借閱登記表](qr-wd01-02-04)上詳細註明檔案、資料的編號和圖號,並按時歸還和辦理歸還手續
5.6.2借閱的檔案、資料未經允許不得複印、摘抄、外借和傳播。
5.6.3借閱的檔案、資料歸還時,辦公室應對檔案資料是否完好進行檢查,若檔案、資料受損的,借閱者應闡述受損原因,並在[檔案、資料借閱登記表]的備註欄上註明,因人為因素造成的應追究當事人的責任。
5.6.4機密性檔案的調用與借閱規定
a)a級機密檔案資料:公司年度計畫、公司年終報告總結及公司章程、董事會決議,公司財務報表、法律訴訟檔案等的調用與借閱需經總經理批准。
b)b級機密檔案資料:業主檔案,公司員工檔案、公司規章制度、公司經營專項審批檔案等的調用與借閱需經辦公室主任批准。
c)c級機密檔案資料:內業資料和技術性圖紙資料、法律法規類檔案的調用與借閱需經有關部門負責人批准並向辦公室聯繫辦理。
d)行業主管借閱檔案、資料的僅限於b級機密和c級機密檔案、資料。
e)業主(用戶)因工作需要借閱檔案、資料的,僅限於技術圖紙和已張貼在公共場所的檔案。
f)外來單位借閱、調用檔案、資料的限於國家執法部門,如公安機關、檢察機關、法院等單位因工作和偵破案件需要的,可以給予協助與配合,但在此之前應檢驗和登記來訪單位和人員的證明檔案和相關證件,由辦公室主任向總經理請示後親自辦理。
g)以上檔案資料的調用與借閱按5.5.1、5.5.2和5.5.3條款執行。
5.7檔案的複製、破損和丟失
5.7.1未經允許,不得隨意複印公司的檔案資料,如因工作需要複印檔案,須經辦公室主任批准,並在[檔案複印登記表](qr-wd01-02-05)上填寫複印檔案的名稱,複印數量,並簽名。
5.7.2檔案使用人應對檔案妥善保管,當檔案破損嚴重影響使用或丟失時,應填寫[檔案補發申請表](qr-wd01-02-06),由辦公室主任批准,辦理更換手續。補發新檔案時應收回破損檔案,並應給予新的分發號,新的分發號延續原來檔案分發號。
5.8檔案、資料的更新檔案增加條款和更新時應及時更換,保證在使用處獲得有效版本。
5.9檔案的作廢與銷毀
5.9.1內容不適用於公司運行或超過有效期限的檔案,經過總經理過期審批後給予作廢或銷毀處理。
5.9.2在分發過程中發現檔案遺失或在使用過程中檔案破損嚴重和丟失的,應向上級匯報,經總經理審批後,給予作廢處理。
5.9.3作廢檔案蓋作廢章,留一至兩份備案,其餘銷毀。檔案銷毀處理時需兩個人進行,一人實施,一人監督。
5.9.4辦公室對於作廢和銷毀的檔案,應在[作廢、銷毀檔案登記表](qr-wd01-02-07)上註明作廢或銷毀檔案的編號、版本號和分發號作廢,並向各部門書面發布作廢聲明,防止誤用。
6使用的記錄表格
物業公司檔案管理制度 篇2
規範全體員工行為，加強本公司員工隊伍的建設，提高員工的基本素質。
新天美地花園物業管理公司所有工作人員。
3.1物業管理公司的'所有員工有義務嚴守規章制度、為公司利益而做出貢獻。
3.2各部門負責人要對員工進行規章制度教育，並全面貫徹下去。
4.1進公司必須穿好工作服；
4.2工作服要乾淨；
4.3進公司須戴工作證；
4.4嚴禁工作證借給別人或借別人工作證入公司；
4.5凡遺失工作證、工作服應儘快申請補領；
4.6不得擅自塗改工作證，若要更改一定要經人事部辦理；
4.7公司發放的安全鞋僅限在廠內使用；
4.8公司發放的作業服、安全鞋、圍裙等妥善保管使用。
5.1時間為上午8：30----12：00下午2：00----18：00
5.2不得無故遲到、早退、外出；
5.3雇員請假須提前一天通知部門主管批准後方可請假（特殊情況例外）；
5.4嚴禁無故曠工；
5.5上、下班必須簽到；
5.6不許代別人簽到；
5.7不得塗改簽到表。
6.1設備、備件要小心使用，應保持設備整潔美觀；
6.2注意整理整頓；
6.3道路要保持暢通，不許擺放東西；
6.4嚴禁對花園內的設備亂塗、張貼；
6.5節約用水，用電，不得浪費；
6.6凡故意破壞設備、設施，從嚴處理；
6.7凡盜竊本公司財物，從嚴處理；
6.8設備引起故障時必須要及時報告相關領導，不得擅動機器。
物業公司檔案管理制度 篇3
對物業公司物資用品的採購、入庫、保管、領用進行規範管理，防止流失並有效控制生產成本。
物業公司屬下各部及各小區管理處
申購程式：物業公司屬下各部及各小區管理處需用物資時，由經辦人填寫三聯《物品申購單》，申購單應寫明數量、規格、特殊要求、用途，並由部門負責人核准後方能上報，其中一聯由申購部門存查，兩聯呈報物資部，物資部接到申購單後轉報財務部，財務部進行審核、詢價、定價後，由財務分管領導批准，下達一聯給物資部採購，一聯由財務部存查。特殊情況而且急用的小額物品可直接交代採購員，由採購員請示分管領導同意後購買，事後補辦相關進出庫手續。申購部門在呈報物品申購前應合理測算物資需求量，防止超量申購，並查詢物資倉庫是否存有所需物品，避免積壓。
採購員按核准申購單採購物品後，按分類倉庫，交倉管員驗收入庫，並通知原申購部門貨已入庫。採購員憑倉庫驗收人簽名的《材料驗收單》第二聯，即採購報銷憑證聯，連同發貨票一併向集團財務部報銷。大宗或高值物品的定購按經濟契約簽訂的審批程式辦。
固定資產管理：固定資產一律登記造冊，根據資產分類，由物業公司管轄，集團財務部監督；部門領用需辦理領用手續，貫徹“誰領用，誰保管，誰負責”的原則；固定資產在部門之間轉移，由綜合服務部承辦轉移手續，明確保管職責；為使固定資產做到帳實相符，固定資產每年盤點一次，時間為每年10月份，具體由綜合服務部牽頭組織，物業公司領導主持；損壞而沒有修理價值和使用價值的，按《物資報廢核銷規定》處理；固定資產的折舊年限由集團決定。其他物品管理：由物業公司物品倉庫承擔物品類及辦公用品類的管理，履行物品進出庫手續。
：根據工作需要，由部門填寫三聯《領料單》，註明用途、項目名稱，並由部門負責人核准、經領人簽名，其中一聯由領用部門存查；一聯作倉庫記帳憑證；一聯送報財務部核算；物品倉庫管理的物品，凡屬低值的'易耗品，可採用分類造冊直接簽領；特殊工種（如水電工、維修工）人員領用各類工具時，除按領用程式填寫《領料單》外，還需由倉管員在本人攜帶的《工具領用登記冊》填寫所領用工具，此《工具領用登記冊》反映記錄本人所領用保管的各類工具。本人離職或變動工種時，需按《工具領用登記冊》記錄，移交本人原使用及保管的全部工具（如有失落，應作賠償），方能辦理離職手續。
凡屬變質、過期、邊角料、損壞無法修復的物品、設備需作處理的，按以下程式處理：由部門或倉庫填寫《物資報廢核銷申報表》，經部門負責人審核後報財務部；財務部接到申請單後派人現場鑑定並提出處理意見報總經理審批；獲準後，由財務部落實廢品收購單位、個人現場看貨、定價、過稱、清點收購，廢品處理收入全部交財務部進帳；屬無回收價值的經核准後作垃圾處理。
庫內物資必須分類堆放，品種排放有序，便於收發盤點。
忌潮忌濕物品應擱放高處，堆放地面的應有防潮墊底及遮蓋措施，切實做好防塵防霉防變定期搞好倉庫環境衛生，做到物品堆放整齊，庫區整潔。
易燃易爆物品應執行公安消防管理條例，獨立設庫，重點管理，配置足夠的消防器材。
提高警惕，緊固門窗，切實做好防盜防竊工作，確保倉庫物資安全。
倉庫重地，杜絕閒人或陌生人在倉庫內閒聊逗留。