檔案收發管理制度 篇1
1.目的：為適應當前信息系統管理需要，充分節約紙張辦公，公司檔案採用山西四建網站、飛信平台、電子信箱等電子檔案的形式進行傳遞和管理。使檔案能及時傳遞到使用場所，確保檔案的適用性、有效性，防止失效或作廢檔案的使用。
2.適用範圍：適用於公司、分公司、項目部檔案管理過程。
3.職責
3.1董事長負責批准企業綜合管理手冊。
3.2總經理負責批准各系統管理分手冊。
3.3公司各分管領導對本系統檔案進行審批，管理者代表負責審核各管理手冊中質量、環境及職業健康安全標準有關內容。
3.4公司辦公室負責對公司紅頭檔案和上級來文的管理，負責對集團公司及各單位檔案的收發統一控制管理。
3.5企業管理部負責組織企業管理手冊的編寫，組織檔案接口討論，負責其發放、使用、更改、作廢、回收、換版、存檔等管理工作；定期評審各項管理制度、管理辦法、實施細則等管理性檔案的適用性，負責山西四建網站及飛信平台上發布的電子檔案的管理和電子信箱地址的管理工作。
3.6公司各職能部門負責編制和修訂本系統的管理手冊、負責本部門出台的各項管理制度、管理辦法、實施細則、作業指導書、目標指標等管理性檔案的會簽、發放、使用、更改、作廢、回收、換版、存檔，並組織實施與管理。
3.7各職能部門識別出適用的法律法規標準規範及其他要求，儘量在網路中查找，並下載，由企業管理部上傳到山西四建網站，資源共享。質量監控部、安全監控部、技術管理部每年發布一次與質量、環境、職業健康安全、技術相關的適用法律法規及其他要求清單。
3.8公司職能部門、分公司、項目部設專兼職檔案管理員對檔案進行接收、發放等管理；
3.9分公司辦公室負責收集各項目部信箱地址，並及時將檔案傳遞到檔案的使用場所。
檔案收發管理制度 篇2
1、總經辦設專人負責檔案的管理工作，對收到的公文做到及時拆封、分類、編號登記和傳閱。一般檔案收到後應在當日內或次日中午前送批，緊急檔案或會議通知收到後立即拆封送閱。
2、一般通知、便函等可由總經辦直接送至有關部門辦理；其餘檔案均應交公司領導批示後，再由總經辦專人按批示範圍進行送閱，嚴禁個人、部門之間自行橫傳。
3、凡本公司外發的檔案，應嚴格按照上級有關公文處理的辦法及公文格式進行草擬、批發、列印、蓋章、報出；要求做到一文一事，按級上報，用詞及格式規範，嚴禁多頭主送，並由總經辦統一進行登記編號。
4、部門或個人借閱檔案，應辦理借閱手續，總經辦定期做好檔案的清退工作，做到每月小清退一次，年終大清退一次，清退的檔案按文書檔案管理有關規定分類整理，裝訂成冊，歸檔。
5、嚴格遵守保密制度，對有密級的檔案應嚴加管理，辦理完畢後應立即退回，並核點份數，隨時存檔。絕密檔案，僅限於直接有關人員經領導批准後在檔案保管處閱讀。
6、如檔案丟失或違反保密制度，發生泄密的，除及時報告組織人事部外，還須向有關領導報告，情況嚴重的應提交領導給予責任人必要的處理。
檔案收發管理制度 篇3
第一條 為減少發文數量，提高辦文速度和發文質量，充分發揮檔案在各項工作中的指導作用，根據集團公司有關規定，結合我集團的實際情況，特制訂本制度。
第二條 根據檔案信息依賴存儲介質的不同可將檔案分為電子版檔案和紙質版檔案。按性質種類區分：行政類〈有關規章制度、事項決策、通知、會議紀要等〉，業務類〈有關業務契約、客戶函件等經營事項〉，人事類〈有關人員招聘、安排、獎懲等〉，技術類〈有關技術標準、工程技術檔案等〉，其它類〈不宜歸入上述各類的〉。具體內容主要包括上級函、電、來文，同級函、電、來文，本單位上報下發的各種檔案資料、契約、CAD圖、效果圖、預結算檔案、財務帳套、資產配套的說明書、保修卡等。
第三條 公文的簽收
1.公司所有檔案(除領導或各部門訂閱的辦公檔案外)均由辦公室文秘登記簽收、拆封。在簽收和拆封時，辦公室文秘需注意檢查封口,對開口和郵票撕毀函件應查明原因。
2.對上級部門發來的檔案，要進行檔案、文號、編號的核定，如果其中一項不對口，應立即報告上級部門，並登記差錯檔案的文號。
第四條 公文的編號保管
辦公室文秘拆封和簽收後應及時附上"檔案處理傳閱單"，作分類登記編號、保管。 2.本公司外出人員開會帶回的檔案及資料應及時送交辦公室文秘進行登記編號保管，不得個人保存，如員工工作需要借閱的可複印或借用。 第五條 公文的閱批與分轉
1.凡正式檔案均需由辦公室主任(或副主任)根據檔案內容和性質閱簽後，由辦公室文秘分送承辦部門經理和承辦部門閱辦，重要檔案或急件應立刻呈送總經理(或分管副總經理)閱批後分送相關部門閱辦。為避免檔案積壓誤事，一般應在當天閱簽完。
2.一般性質的函、電、單據等，可由辦公室直接分轉處理。如涉及多個公司或部門會辦的檔案，由辦公室負責與各公司、各部門聯繫後再分轉處理。
3.為加速檔案運轉，辦公室文秘應在接到檔案的當天或第二天將檔案送到承辦部門經理和承辦部門，如關係到兩個以上部門，應按批示次序依次傳閱，最遲不得超過兩天(特殊情況例外)。
第六條 檔案的傳閱與催辦
1.傳閱檔案應嚴格遵守傳閱範圍和保密規定，不得將有密級的檔案帶回家、員工宿舍和公共場所，也不得將檔案轉借其他人閱看。對尚未傳達的檔案不得向外泄露內容。
2.閱讀檔案應抓緊時間，當天閱完後應在下班前將檔案交辦公室文秘，閱批檔案一般不得超過兩天，閱後應簽名以示負責。如有領導"批示"、"擬辦意見"辦公室應責成有關部門和人員按檔案所提要求和領導批示辦理有關事宜。
3.閱文時不得抄錄全文，不得任意取走資料夾內任何檔案及附屬檔案，如確係工作需要，要辦理借閱手續，以防止丟失泄密。
4.檔案閱完後，應交辦公室文秘，切忌橫傳。
5.辦公室對檔案負有催辦、檢查、督促的責任，承辦部門接到檔案、函電應立即指定專人辦理。不得將檔案壓放分散，如需備查，應按照有關保密規定，並徵得辦公室同意後，予以複印或摘抄，原件應及時歸檔。
6.按照閱文範圍，一般由有關部門定期組織學習有關檔案，或由辦公室通知到單位閱文。
第七條 發文的規定
1.單位上報下發正式檔案的權力分別集中在集團辦公室、集團人事、各分公司辦公室，其他部門一律不得自行向上、向下傳送正式檔案。如若確屬工作合作關係、可傳送工作聯繫單。 2.部門需要向上反映匯報重要工作或向下安排布置重要工作要求發文時應分別向集團辦公室、各分公司辦公室提出發文申請，並將檔案底稿分別交辦公室審核。辦公室同意發文，方可擬定發文。
3.對單位影響較大，涉及多個以上領導分管範圍的檔案，須經領導班子研究決定後批准簽發。其餘檔案均由主要領導批准簽發。
第八條 發文的範圍：
1.凡是以集團辦公室、集團人事部、各分公司辦公室名義發出的檔案、通告、決定、決議、請示、報告、編寫的會議紀要，均屬發文範圍。
2.集團或各分公司辦公室下發檔案主要用於：
(1)公布單位規章制度；
(2)轉發上級檔案或根據上級檔案精神制訂的檔案；
(3)公布單位組織機構變動或人事任免事項；
(4)公布單位重大生產、技術、管理、行政、生活福利等工作的決定；
(5)發布有關獎懲決定和通報；
(6)對上級機關呈報、請示報告、處理決定；
(7)其他有關重大事項；
3.集團各單位日常生產、技術、管理工作中，有關圖紙、技術檔案、效果圖修改、審批工作、安排部署、傳達上級指示等事項，應按有關制度辦理，經分管領導批准後，由各部門書面或口頭自行通知執行，一般不用發文。
第九條 發文程式規定：
1.各部門需要發文，應事先向集團或各分公司辦公室提出發文申請；
2.集團或各分公司辦公室同意發文後，主辦部門應以不違反國家法令，上級指示或工作實際需要草擬檔案初稿；
3.草擬文稿必須從本單位角度出發，做到情況確實、觀點鮮明、條理清楚、層次分明、文字簡煉、標點符號正確、書寫工整。
4.文稿擬好後，擬搞人應填發文申請單，詳細寫明檔案標題、傳送範圍、印刷份數、擬稿單位與擬稿人。
5.辦公室應根據公司領導指示和有關制度規定，對文稿進行審查和修改。對塗改不清、文字錯漏嚴重、內容不妥、格式不符的文稿應退回擬稿單位重新擬稿；
6.經辦公室審查修改後的文稿，送分管領導核稿(對文稿內容負責)；
7.對審核時修改較多，有礙列印和存檔的文稿，應由擬搞部門重新整理寫清楚；
8.需經會簽的文稿，應在交付列印前送會簽部門會簽；
9.文稿審核會簽後，按批准許可權的規定分別呈送相關領導審定批准簽發；
10.經領導批准簽發後的文稿交辦公室文秘統一編號送辦公室列印；
11.檔案列印初稿，應由擬稿人校對，並簽名；
12.檔案打字後，由辦公室派專人按數印刷，再由辦公室文秘分發並檢查發文的落實情況，向辦公室主任匯報檔案抵達情況。
第十條 各部門有關工作人員因工作需要借閱一般檔案，需經本部門負責人簽寫，辦公室主任簽字，並填寫檔案借閱單，對有密級的檔案須分管領導或辦公室主任同意後方可借閱。
第十一條 借閱檔案應嚴格履行借閱登記手續，就地閱看，按時歸還。任何人不得將檔案帶走或全文抄錄，不允許拆卷和在檔案上勾劃等。
第十二條 辦公室主任對承辦的公文應抓緊催辦，應定期對事情已經辦妥的本單位檔案和上級要求限期清退的檔案，進行收繳清退工作。(一般為月底一小清，季末一中清、年終一總清)。如發現檔案丟失，必須及時查明原因和責任者，並如實向領導報告。
第十三條 檔案的歸檔範圍：
1.凡下列檔案統一分別由各公司辦公室文秘負責歸檔：
(1)政府部門來文，包括上級對單位報告、申請的批覆；
(2)集團或各分公司辦公室發出的報告、指示、決定、決議、通報、紀要、重要通知、領導發言和生產工作的各類計畫統計、季度、年度報表等；
(3)公司及部門各種會議記錄；
(4)公司組織召開的代表大會所形成的報告、總結、決議、發言、簡報等；
(5)有保存價值的來信來訪記錄及處理結果；
(6)參加上級召開的各種會議帶回的檔案、資料及本單位在會上匯報材料等；
(7)政府領導同志來單位檢查視察工作的報告、指示記錄，以及本單位向上級進行匯報的提綱和材料；
(8)反映本單位生產活動、先進人物事跡及領導工作等的音、像攝製品；
(9)工作日誌和公司大事記；
(10)單位向上級請示批覆的檔案及上報的有關材料。
2.各部門日常工作中形成的活動資料，由各部門負責立卷歸檔。
第十四條 立卷要求
1.檔案立卷應按照內容、名稱、時間順序，分門別類地進行整理歸檔。
2.立卷時，要求把檔案的批覆、正本、底稿、主件、附屬檔案收集齊全，保持檔案、材料的完整性。
3.要堅持平時立卷與年終立卷歸檔相結合的原則。重要工作、重要會議形成的檔案材料，要及時立卷歸檔。
4.上年度形成的檔案材料，要求在下年度7月份以前整理完
第十五條 檔案的時效性
是指檔案內容在一定時間階段是有效的，超過這個時間段，該檔案上記載的信息則是無效的，只供備查使用。超過時效性且無保存價值的檔案。進入檔案的銷毀管理程式。 第十六條 檔案銷毀流程
對於多餘、重複、過時和無保存價值的檔案（紙張），辦公室應定期責成相關職能部門辦理申請銷毀手續，認真填寫檔案資料銷毀申請表，對無價值檔案進行銷毀，並登記造冊。 第十七條 檔案銷毀要求
經審核同意銷毀的檔案，應在檔案管理員和資料分管領導及辦公室主任的共同監督下銷毀。對銷毀的檔案，必須化為紙漿或焚毀，不準出賣和作它用。參與銷毀文檔的員工要在“檔案銷毀清冊”上籤字，以示負責，未經審批，任何人不得私自銷毀檔案材料。
檔案收發管理制度 篇4
一、編制目的
為維護公司檔案收發和輪閱的規範性、嚴肅性和安全性,維護公司的利益,特制定本制度。
二、適用範圍
本制度適用於公司檔案收發和輪閱的管理。
三、相關職責
1.公司員工必須嚴格依照本制度規定收發和輪閱檔案。
2.綜合辦公室負責檔案收發和輪閱管理制度的管理。
四、檔案收發程式
1.凡上級和有關部門發、送本公司的檔案,均應由綜合辦公室專人負責開拆、登記。
2.收到檔案要及時拆封,及時分送。綜合辦公室檔案收發每天不少於一次,對需送閱的檔案應登記後及時送閱。時效性較強的會議通知和檔案等,應立即交總經理閱簽。
3.各類檔案送閱前由綜合辦公室負責人擬辦,並提出擬辦意見。
4.經總經理批辦的檔案,由綜合辦公室專人負責及時轉交有關職能部門辦理。如需複印、列印的檔案,則由承辦部門按規定辦理。
5.各職能部門需要發檔案,先由各職能部門自行擬稿,經部門負責人審稿,交辦公室負責人核稿,再交分管副總經理審核,最後由總經理簽發。
6.收到已簽發的檔案後,辦公室專門人員應及時編好文號,確定印製份數,並逐項將檔案標題、文號、發文日期、印編份數等記入發文登記簿。同時,留二份與底稿一併歸檔。
7.檔案材料一般由各職能部門裝訂封發,送綜合辦公室郵寄。機密和掛號檔案在封發時需註明,由綜合辦公室按有關規定辦理。
五、檔案輪閱程式
1.檔案輪閱由辦公室專人負責。各部門輪閱檔案一般不超過兩天。因故不能及時輪閱的,應將檔案送回,待後補閱。
2.輪閱時不得擅自將有關輪閱檔案取走。確因工作需要借閱的,應經辦公室負責人同意,辦理有關登記手續,借閱時間一般不超過五天,複印件應妥善保管。
3.檔案輪閱完畢,辦公室專門人員應及時收集、整理,分類存查,並按規定立卷歸檔。
六、其他
1.本制度自簽發之日起執行。
2.本制度最終解釋權歸綜合辦公室。
檔案收發管理制度 篇5
第一章總則
第一條為使機關的公文處理工作規範化、制度化，根據有關檔案規定和工作需要，特制定本制度。
第二條辦公室檔案收發、管理工作在秘書長的領導下進行，由秘書科承擔，各專委會和辦公室其他科室配合。
第三條辦公室秘書科確定專職人員負責檔案收發、管理工作。
第四條辦公室設立檔案收發和保管的檔案室。檔案室按有關要求配置相應設備。
第五條檔案收發、管理工作，必須嚴格執行《國家保密法》及相關法律、法規。
第二章收文處理
第六條簽收。外單位送交的公文，統一由辦公室秘書科負責簽收。非緊急、特殊情況，不得直接送交市政協領導。簽收公文要認真檢查包裝是否完整，核對投遞單上收文單位和編號與檔案袋上的收文單位和編號是否一致，逐件清點，發現問題，及時採取處理措施。
第七條登記。秘書科對當日收到的公文要及時逐件進行分類、登記。登記應將公文標題、發文字號、發文機關、密級、份數、收文日期及傳遞辦理情況逐項填寫清楚。急件隨到隨登記，立即分辦送閱。收文登記本和存入電腦的檔案目錄應視同機要件保存。
第八條分送。秘書科對當日收到的公文登記後，送分管領導提出擬辦意見。凡涉及到安排市政協領導出席的重要會議、重要活動，送秘書長閱批協調。
第九條擬辦。辦公室分管領導根據公文內容，提出公文辦理意見。需提出辦理意見的檔案主要是：(1)上級機關主送本機關、並需要貫徹落實的檔案；(2)本機關所屬部門主送本機關的請示件；(3)平行機關或不相隸屬機關主送本機關需要答覆的檔案。有些重要或機密性較強的檔案雖不需辦理，也要提出閱讀分發意見。做好擬辦工作，要認真研究來文的內容和發文機關的要求，周密考慮適宜的處理方案，擬辦意見應簡明扼要。
第十條傳閱。需主席、副主席、秘書長閱批的公文及信件，由秘書科及時送交主席、副主席、秘書長閱批，領導閱批後，秘書科及時取回辦理。只供閱讀的檔案，一般先送主要領導、主管領導，再送其他領導。對需要辦理的檔案，則先送主管領導，再送主要領導和其他領導。特殊情況下，也可按實際需要調整傳閱順序。傳閱檔案由檔案管理人員逐人送取，閱文對象之間不橫傳。收回閱文夾時，要檢查閱文對象是否簽字，清點送閱的檔案是否齊全。對領導閱文時作的批示，要及時落實或交辦。
第十一條批辦。政協領導、秘書長對公文進行批示，提出辦理意見。辦理意見應當簡明，並指明承辦部門或承辦人，緊急公文應註明辦理時限。
第十二條承辦。凡需要市政協貫徹執行的公文，由辦公室或專委會承辦。
(一)承辦公文應按照即來即辦的原則，正確區分輕重緩急有序辦理，不得延誤、推諉。辦理結果要及時向領導匯報反饋。
(二)對需要轉發貫徹執行的公文，辦公室要根據領導的`指示草擬轉發檔案，並按照發文程式審批。
(三)對只需要知曉內容、了解情況的公文，在公文處理單上籤名即可。
(四)公文承辦完畢，承辦人要在來文處理單上註明承辦結果、承辦人和完成時間。
第十三條催辦。辦公室秘書科對領導批示或轉交有關部門辦理的公文，應當及時催辦，做到緊急公文跟蹤催辦、重要公文重點催辦、一般公文定期催辦。對逾期未辦的公文，要查明情況和責任。需要催辦的公文主要有以下幾類：一是需要答覆的上級機關對市政協的公文；二是向政協聯繫工作、商洽事務的公文；三是各縣(市)區政協向市政協的請示、報告類公文；四是市政協轉交辦理，需要對方回復的公文。
第十四條立卷。公文辦結後應及時將公文底稿、文印件和有關材料整理立卷。
第十五條歸檔。公文歸檔應根據公文的特徵、相互聯繫和保存價值進行分類、整理、立卷，完整地反映本機關的主要工作情況，並便於保管、查找和利用。歸檔檔案應設立兩套案卷、及時移交檔案室。
第三章發文處理
第十六條對以辦公室名義制發的檔案，要認真做好審核、登記、送印、施印、分裝、傳遞、歸檔工作。
第十七條公文簽發
(一)《政協株洲市委員會檔案》、《中共政協株洲市委員會黨組檔案》，經秘書長審核並簽署意見後，由主席、黨組書記或其授權的常務副主席、黨組副書記簽發。涉及其他副主席分管的工作，須經分管副主席審閱後，再簽發。
(二)經常委會議和主席會議通過的向市委、市政府提出的建議案，經秘書長或分管副秘書長審核後，由主席或其授權的常務副主席簽發；轉送有關部門的調查、視察報告，經分管副秘書長審核，分管副主席審閱後，由秘書長簽發。
(三)《政協株洲市委員會辦公室檔案》、《政協株洲市委員會辦公室便函》、《政協株洲市委員會辦公室專報》，經分管副秘書長審核並簽署意見後，由秘書長簽發。
(四)市政協與市委、市人大、市政府聯合發文，經分管副主席或秘書長審核並簽署意見後，由主席簽發；市政協辦公室與市委辦公室、市人大辦公室、市政府辦公室聯合行文，由分管副秘書長審核並簽署意見後，由秘書長簽發。
(五)各專委會需以辦公室名義發的檔案，應送辦公室按程式簽發。
(六)簽發檔案或修改文稿一律使用鋼筆或毛筆，要簽署本人的姓名、意見和時間。檔案起草人、核稿人、翻譯人、打字員、核對人員也要在檔案底稿上籤名。
第十八條登記。秘書科要設立專門的發文登記本，對已經領導審簽的文稿進行登記。登記的項目有：發文字號、檔案標題、秘密等級、分發範圍、印刷份數、送印日期。登記前，應仔細檢查領導簽發的手續是否完備，檔案版式格式標註的項目有無遺漏和差錯，附屬檔案是否齊全，辦文程式是否正確。
第十九條送印。對擬印的檔案作好登記後，檔案起草單位要及時送文印室，付印時要履行文稿交接手續。文稿的校對工作，由檔案起草單位負責。
第二十條施印。除會議紀要和有特定版頭的普發性檔案以及鉛印的檔案外；其他檔案都應加蓋相應的印章。檔案施印必須壓蓋檔案署名和成文日期，印痕平正。
第二十一條傳遞。檔案的傳遞可根據不同情況，分別採用內送和外投的方式，發辦公室領導和內部單位的檔案一般採用內送方式；受文單位較遠的採用外投方式，一般通過郵政部門投遞到受文單位，也可由檔案起草單位派專車、專人直接送達。
第二十二條歸檔。檔案發出後，檔案管理人員應將領導批示、檔案底稿和若干份數正式檔案以及其他必須歸檔的資料及時收集整理，定期歸檔。
第四章檔案管理
第二十三條檔案的閱讀傳達。檔案的閱讀傳達應嚴格按發文機關的要求執行。如需擴大閱讀傳達範圍，必須經發文機關批准。
第二十四條檔案的複製。因工作需要翻印或複製上級機關發給的檔案，須經檔案制發機關同意，並請示保密機關。經批准同意翻印或複製的檔案，翻印件和複製件上要標明翻印、複製機關的名稱。翻印，複印的檔案按正式檔案一樣管理，不得任意擴大閱讀範圍。
第二十五條檔案的彙編。彙編上級機關的秘密以上檔案需向上級機關寫出書面請示，並附上彙編檔案的目錄，經發文機關批覆授權後方可彙編。經批准彙編的檔案，彙編本應按編入檔案的最高密級標註密級，並按機要檔案進行管理。彙編檔案只發組織，不發個人。
第二十六條檔案的清退、銷毀。檔案管理人員每年要對上年度的檔案進行清理，要按要求清退並寫出書面報告。對上交、歸檔以後餘留的檔案，要進行登記整理，經有關負責人批准後，到保密部門指定的地方銷毀。
檔案收發管理制度 篇6
1、目的
為規範本公司檔案分類、編號、擬定、審批、用印、收發處理、整理存檔等工作，特制定本制度，適用於正龍物業有限公司及下屬管理中心各部門的檔案管理工作。
2、職責
2.1總經理負責公司所有對外發文審批。
2.2管理中心經理負責管理中心檔案的審批。物業部負責管理中心檔案的列印及文號的管理工作。
2.3部門主管負責本部門檔案的擬制與審核，及負責本部門對公司內部發文的審批，並負責定期將已處理完畢的檔案移交行政人事部。
2.4行政人事部負責公司檔案格式、文號及資料的審核，用印管理、歸檔管理工作。
3、檔案種類
3.1上行文：請示，報告，計畫，總結；
3.2下行文：批覆，決定，通知，通告，通報，制度，規定；
3.3平行文：信函，會議紀要。
4、檔案格式
4.1發文統一使用以上檔案類別之一。
4.2秘密等級和緊急程度，用來確定檔案傳送方式及辦理速度，統一在檔案的左上角位置加注。
4.3收文單位。是指用來處理或答覆檔案中有關問題和有關事項的單位。
4.4正文。是檔案的主體部分。檔案制發的目的和根據，講述什麼事情，解決什麼問題以及辦法和要求，都要在正文中闡述清楚：
4.5標題統一使用二號或三號黑體字，放在居中位置；
4.6正文統一使用四號或小四宋體字，與主送單位等堅持一致。每段開頭空兩個字；要合理地劃分段落、正確使用標點符號，行間距為1.5倍，以清晰、美觀為原則；
4.7附屬檔案。通常指隨正文發出的補充說明材料：如果該檔案有附屬檔案的，應在正文之下、發文單位落款的左上側，專行空兩格註明"附屬檔案："字樣；如果附屬檔案較多，還須編上序號；檔案無附屬檔案的，無須註明；
4.8落款。指發文單位全稱或規範化的簡稱。以總經理的名義發出的，要用負責人姓名(前面冠以職務身分)署名：落款一般放在正文(或附屬檔案標記)的右下角，相關於書信中具名的位置；如果正文恰好占滿全頁，落款必須放在另頁空白紙上時，並在其上頭加注一行"(此頁無正文)"字樣；落款字型與正文相同。
4.9日期：
4.9.1一般應寫發文日期；
4.9.2制度或會議經過的檔案應寫經過的日期；
4.9.3重要的檔案寫簽發的日期；
5、文號
5.1根據檔案類別、發文日期、發文單位及發文順序對檔案進行統一編號；具體文號編制規則見附屬檔案。
5.2公司文號由行政人事部統一管理，管理中心文號由物業部統一管理；
5.3發文部門需到以上部門登記領取文號後，方可發文。
6、用印
6.1用印是發文單位對檔案負責的標誌，是檔案合法生效的標誌，對外發文或內部重要檔案都應加蓋印章。
6.2檔案列印校對完之後，由管理印章的人員用印並進行登記；
6.3印章應蓋在落款和年月日中間，即"騎年蓋月"位置。
7、檔案管理
7.1包括撰寫、審核、簽發、蓋印、發放、歸檔、整理等一系列工作：
7.2正規檔案應儘量列印，並由擬文人仔細校對審核。
7.3簽發。簽發人對簽發的檔案負有完全職責，應本著負責精神，仔細閱讀文稿，實事求是地擬寫批語。同意簽發的，註明"同意發文"字樣後按正常手續辦理；不一樣意的寫出具體意見返還擬文人重新撰寫；
7.4用印。印章管理人員依據規定加印，並作好登記。對一頁以上的重要檔案還須加蓋騎縫印。
7.5發放。由發文部門填寫《檔案發放登記表》，並做好發文簽收登記工作。需要回復辦理的檔案，還要填寫《檔案處理單》，夾在檔案前面，一併送有關人員或部門辦理。
7.6收文。檔案管理人員(一般為行政人事部或管理中心物業部相關人員)將所收到的檔案登記在《收文登記表》內，資料包括：流水號、收文日期、發文單位、收文標題、檔案編號、發文日期、份數、處理情景、備註等。
7.7傳閱。傳閱工作一般由行政人事部或管理中心物業部辦理。閱讀人在閱讀後應簽署姓名、日期。
7.8保存。檔案辦理完畢後，由最終處理部門人員進行保管。
7.9歸檔。各部門定期將本部門已處理完畢的檔案匯兌交行政人事部，由行政人事部進行整理存檔工作。
檔案收發管理制度 篇7
一、收文處理
每次收文之後，首先要與發文通知單對照檢查，看所收檔案是否與通知單上所印檔案種類、數量相同，如有不符，應及時向發文機關查詢。
二、發文處理
(一)發文範圍。檔案的發放，要嚴格按檔案特定的發放範圍和份數發放。主幹線檔案的發放範圍是市委常委、市政府、市人大、市政協、市紀檢委、市委各部辦委、各黨委。上級檔案的發放範圍，主要是市人大、市政府、市政協、市紀檢委。
(二)發文程式。凡經市委辦公室下發的檔案，都由通信員親自送到各單位。
三、檔案日常管理
檔案登記、分發、傳閱後，要實行歸類管理。要留出三份檔案存檔。剩餘檔案存入櫃內，以備查用；領導閱後檔案要通過篩選，留有批示檔案，其餘銷毀。
四、檔案的清繳與銷毀
檔案清繳一年兩次。上半年的檔案在七月中旬清繳，下半年的檔案在下一年的二月中旬清繳，清繳期為十至十五天。每次清繳檔案時要下發檔案清繳單。檔案的銷毀一年兩次，上半年、下半年各一次。每次清繳檔案結束後，對需銷毀的檔案，用專車專人送到指定地點銷毀。
五、檔案借閱
(一)借閱檔案要認真登記。
(二)絕密級檔案，僅在閱文室借閱。未經主管領導批准，不準將檔案帶出閱文室。
(三)檔案借閱後三日內要追回。