4、簽訂契約必須遵守國家的法律、政策及有關規定。對外簽訂契約，除法定代表人外，必須是持有法人委託書的法人委託人，法人委託人必須對本企業負責。
5、簽約人在簽訂契約之前，必須認真了解對方當事人的情況。
6、簽訂契約必須貫徹“平等互利、協商一致、等價有償”的原則和“價廉物美、擇優簽約”的原則。
7、契約對各方當事人權利、義務的規定必須明確、具體，文字表達要清楚、準確。
8、雙方都必須使用契約專用章，原則上不使用公章，嚴禁使用財務章或業務章，註明契約有效期限。
9、除契約履行地在我方所在地外，簽約時應力爭協定契約由我方所在市人民法院管轄。
10、任何人對外簽訂契約，都必須以維護本公司合法權益和提高經濟效益為宗旨，決不允許在簽訂契約時假公濟私、損公肥私、謀取私利，違者依法嚴懲。
11、變更、解除契約，一律必需採用書面形式(包括當事人雙方的信件、函電、電傳等)，口頭形式一律無效。
12、變更、解除契約的協定在未達成或未批准之前，原契約仍有效，仍應履行。但特殊情況經雙方一致同意的例外。
13、契約管理由董事長授權總經理總負責，歸口管理部門為財務部、辦公室。
14、公司所有契約均由辦公室統一登記編號、經辦人簽名後，按審批許可權分別由董事長、總經理或其他書面授權人簽署。
七、檔案管理制度
1、各部室應在每年元月底向公司辦公室移交上年度文書檔案並履行清交手續。
2、各部室應明確規定檔案責任人，檔案責任人(檔案員)對本部門檔案的收集、建檔、保管、借閱和利用負全責。
3、各類規章制度、辦法、人事、工資資料、會議記錄、會議紀要、簡報、重要電話記錄、接待來訪記錄、上級來文、公司發文、工作計畫和工作總結以及添置設備、財產的產權資料由辦公室負責歸檔。
4、各類契約的正本原件由財務部歸檔，副本原件由辦公室歸檔，其他部門備份存檔並由信息中心實行電腦化管理。
5、歸檔資料必須符合下列要求：
1)檔案材料齊全完整;
2)根據檔案內容合併整理、立卷;
3)根據檔案內容的歷史關係，區別保存價值、分類、整理、立卷，案卷標題簡明確切，便於保管和利用。
4)檔案資料借閱需履行登記、簽字手續，重要資料借閱需先請示分管領導。
5)加強檔案保管工作，做好防盜、防火、防蟲、防鼠、防潮、防高溫工作，定期檢查檔案保管工作。
八、保密制度
1、全體員工都有保守公司秘密的義務。在對外交往和合作中，須特別注意不泄露公司秘密，更不準出賣公司秘密。
2、公司秘密是關係公司發展和利益，在一定時間內只限一定範圍的員工知悉的事項。公司秘密包括下列秘密事項：
1)公司經營發展決策中的秘密事項;
2)人事決策中的秘密事項;
3)專有技術;
4)重要的契約、客戶和合作渠道;
5)公司非向公眾公開的財務情況、銀行帳戶帳號;
6)董事會或總經理確定應當保守的公司其他秘密事項。
3、屬於公司秘密的檔案、資料，應標明“秘密”字樣，由專人負責印製、收發、傳遞、保管，非經批准，不準複印、摘抄秘密檔案、資料。