採購人員採購組織的建立
工貿公司採取集權式採購方式實行統一採購,成立由公司統一領導的採購小組,其採購小組成員由公司負責人,超市分店經理,主辦會計和採購人員組成,具體人員名單:王炳榮,張玉琴,沈少俊,杜美華,黃明,陳小紅.採購品項的導入,淘汰,價格制定,促銷活動的規劃,由各分店提供建議,報採購領導小組審議批准,從而充分發揮集中議價功能;價格形象一致;利益控制較佳;活動易於規劃;易掌握貨源的整體優勢,使公司享受較大的折扣利益.
採購管理規定
1.採購業務流程管理
(1)超市各分店在商品採購計畫落實後,就進入採購作業的具體流程,流程圖如下:
供應商選定
↓
供應商接待
↓
採購業務談判
↓
契約簽訂
↓
契約履行
↙ ↓ ↘
訂單 質量監督員 付款
(2)對採購人員行動的規定
①個人品德要求.
採購人員個人的品德相當重要,所以必須要求採購人員在執行採購任務時把公司的利益放在第一位,不因個人私利而損害公司的利益.
②行動方面要求.
的任務相當艱巨,事情也繁多,並非只單純地在公司議價,有時還必須到各分店去指導銷售及觀察商品的銷售情形,有時也必須到競爭店去查看競爭者的商品狀況,更要親自到供應商處洽談業務.所以採購人員的行動,必須每周要有一個行動計畫,並且將計畫呈給主管,讓主管能隨時知道採購人員的行蹤.
供應商選擇的規定
對供應商的取捨可通過以下幾方面考慮:
(1)貨源問題
應選擇能長期穩定供貨的供應商,有些供應商會因想爭取供貨機會而在短期內殺價,但貨源又不穩,這種情形斷不可冒險採用.供貨穩定的供應商應列為第一優先採用的對象.
(2)質量問題
若貨源沒有問題,就要以商品的質量來判斷,採用品質較佳的供應商.比如同樣的餅乾,有可能一家供應出廠不久的新鮮品,而另一家則供應即將過期的新產品,這種情況下,當然要選前者.
(3)價格問題
上述兩項條件都沒有問題時,再來比較價格,應採用價格較便宜者.
(4)其它問題
是否能退貨,付款條件,促銷配合,送貨速度等也是比較的取捨條件.
契約中對供應商的規定
(1)配送問題的規定
超市的主要功能在於供給日常用品,滿足顧客每日生活所需,故商品迴轉很快,此時如欲保持充分供應,就必須依賴供應商準時配送商品.因此,在配送方式及配送時間,地點,配送次數等方面,通常在洽談時,就要和供應商訂下協定,明確規定供應商若違反了協定必須承擔的責任
(2)缺貨問題的規定
對於供應商的供貨,若出現缺貨的現象,必然會影響經營.因此,應簽定一份契約,明確規定供應比例,及供應商缺貨時應負的責任,以約束準時供貨.
(3)商品品質規定
進行商品採購時,採購人員應了解商品的成分及品質等,是否符合政府衛生機構或商品質量標準等規定.但往往因為採購人員的能力並不足以判斷法律規定的承諾,以及政府核發合法營業的證明,以確保在商品運行銷售上不會出現問題,因此有必要在簽訂契約時對商品品質作出合理的約定.
(4)價格變動的規定
供應商的供貨價格,最好能維持固定不變,如因原料成本,供給面的稀少,或工資上漲等因素,價格的變動自然在所難免,但仍須規範供應商在調整價格時有一定程式.例如:規定供應商價格調整,要在調整生效三星期前通知方為有效,或規定調價時,必須再優待一批原來的供應價才可調整,或配合整體通路同時調價.