專項結算檔案反映特定納稅人進行稅務結算時形成的納稅檔案。
日常管理檔案反映了稅收管理員在對納稅人進行日常管理時形成的工作記錄，如根據工作規範要求，每個季度稅收管理員不定期對資源綜合利用企業進行巡視，會根據巡視內容形成工作記錄及巡視報告。
發票管理檔案反映對納稅人的發票管理形成的檔案。如一般納稅人申請領購發票，稅收管理員會對企業的實際經營狀況進行核查後，根據核查結果確定發票發售數量及面額，並形成核查工作記錄。
稅收管理員的日常工作全部反映在管理檔案中，既方便了管理檔案的查詢和調閱，也使管理員對自己的管理情況做到心中有數，一目了然，更利於考核部門對管理員工作進行量化考核。
五、強化納稅評估，提升管理水平
納稅評估作為管理員加強稅源管理的一種手段，對管理員業務素質提出了相當高的要求，我們既是稅收管理員，更是企業研究員，通過對不同的企業，不同的行業進行深入的研究，掌握企業的生產情況，對企業進行跟蹤式管理。分析企業及行業的生產和銷售規律，落實對企業的精細化管理。
按工作規範要求，我們強化了對企業的納稅評估工作。根據上級部門要求及稅收管理員掌握的信息，選擇部分企業進行了重點納稅評估。採取對納稅人不同時期的稅負縱向對比、同一時期同一行業不同納稅人的稅負橫向對比、投入產出分析、相關人員約談、實地核查等評估方法，僅XX年一季度對轄區內楚華塑膠、和信商貿、雲明商貿等幾戶企業進行了納稅評估，發現部分企業發出貨物不記銷售、銷售邊角料不計收入造成少繳增值稅，通過納稅評估督促企業共補繳增值稅近5萬元。
六、加強監督考核，確保工作規範順利實施
在推行工作規範過程中，我局與各稅收管理員簽訂了執法責任狀，根據流轉稅管理工作標準的要求進行量化考核，定期對稅收管理員執法情況進行監督考核，考核結果與獎金掛鈎，我局稅收管理員在上半年的專項考核中共有6人次扣款700餘元。
通過工作規範的實施，明確了稅收管理員在進行流轉稅管理中應該做什麼，應該怎樣做，合理界定了稅收管理員的職責，有效防止了稅收管理員與其他職能部門的相互推諉，並為稅收管理員提供了工作指引，通過量化考核使稅收管理員由過去的被動地事務性管理變成現在的主動地系統性管理，大力夯實了稅源基礎。