依照常規，用以邀約他人的便條不管是留交還是帶交對方，均應裝入信封之中，一同送交。讓邀請條“赤條條”地來來去去，則不甚適宜。
在一般情況下，不論以何種書面形式邀約他人，均須做得越早越好。通常，它應當至少在一周之前到達對方手中，以便對方有所準備。“臨陣磨槍”，打對方一個措手不及，不僅給對方以逼人就範的感覺，而且也是非常不尊重對方的。
附 便條邀約他人的示範一則
劉曉航先生：
茲與遠大集團公司楊林董事約定，下周五中午12時在四川酒家共進工作餐。敬請光臨。
楊青青 留上 5月2日
任何書面形式的邀約，都只有在邀請者經過慎重考慮，認為確有必要之後，才會發出的。因此，在商務交往中，商界人士不管接到來自任何單位、任何個人的書面邀約，都必須及時地、正確地進行處理。自己不論能不能接受對方的邀約，均須按照禮儀的規範，對邀請者待之以禮，給予明確、合“禮”的回答：或者應邀，或者婉拒。置之不理，厚此薄彼，草率從事，都有可能自作自受，自找麻煩。
商界人士在接到以書面通知為形式的正式邀約後，必須認定：邀請者是真心實意地希望自己能夠接受邀請的。對方所看重的，或許是我方單位的名氣和地位，或許是邀請者本人的身份和影響，或許對方單位與我方單位、對方本人與邀請者本人的良好關係，或許是希望能夠藉此機會增進、發展雙方單位或個人之間的關係，……不管怎么說，對方邀請我方，尤其是以書面形式正式地邀約我方，基本上都是對我方尊重與友好的一種表示。“來而不往，非禮也”，所以我方在接到邀約後，應當作出積極的反應。
積極反應的第一步，是要儘快答覆邀請者自己能否接受其邀請。
鑒於同時受到邀請的往往不止於一方，為了使邀請者做到對他所發起的有關約會胸有成竹、避免失敗，任何被邀請者在接到書面邀請之後，不論邀請者對於答覆者有無規定，出於禮貌，都應儘早將自己的決定通知給對方。
事實上，為了了解被邀請者對邀約有何反應，許多邀請者在發出書面邀約時，就對被邀請者有所要求，請對方能否到場必須作出答覆。
通常，類似的規定往往會在書面邀約的行文中出現。例如，要求被邀請者“如蒙光臨，請子函告”，“能否出席，敬請答覆”，以及“盼賜惠復”，等等。
有時，為了確保被邀請者準確無誤地將有關信息反饋給邀請者，在書面邀約正文的左下方，循例要將與邀請者聯絡的具體方式，一一詳盡地提供給被邀請者。它們通常包括：聯絡電話號碼、傳真號碼、電傳號碼、電子信箱號碼(網址)、郵政編碼、電報掛號、尋呼機號碼、聯絡地點以及通信地址等等。以上這些內容不必一一全部列出，可以根據具體情況從中選擇。不過聯絡或諮詢的電話號碼這一項，原則上是不能缺少的。
某些商務往來中所使用的正式邀約，尤其是請柬邀約，依照國際慣例，在正文之中行文時，對被邀請者所作的要求答覆的請求，通常都採用英文或法文的專用詞組和縮寫來表示。
例如：“to remind”意即“備忘”。用在書面邀約中，帶有提醒被邀請者務必注意勿忘之意。
“r．s．v．p．”意即“不論出席與否，均望答覆”。
“regrets only廣意即“不能出席時，請予以答覆”。