這些外文詞組與縮寫在行文時，一般應當書寫在正文的左下 有些善解人意的商界人士為了體諒被邀請者，在發出書面邀約時，往往會同時附上一份專用的“答覆卡”。上面除了“接受邀請”、“不能接受”這兩項內容外，再沒有其他任何東西。這樣，被邀請者在答覆時，只須稍費“舉手之勞”，在以上兩項之中，作一回“選擇題”，在二者之一划上一道勾，或是塗去其一，然後再寄回給邀請者就行了。
沒有在接到書面邀約的同時接到“答覆卡”，並不意味著不必答覆。答覆是必要的，只不過需要自己親自動手罷了。
對書面邀約所進行的答覆，通常採用書信的形式。在商務禮儀中，它被稱為回函。回函基本上都需要親筆書寫，以示重視。如果列印回函，則至少應當親筆簽名。
所有的回函，不管是接受函還是拒絕函，均須在接到書面邀約之後三日之內回復，而且回得越早越好。
在回函的行文中，應當對邀請者尊重、友好，並且應當對能否接受邀約這一關鍵性問題，作出明確的答覆。切勿避實就虛，讓人覺得“難解其中味”。如果拒絕，則講明理由，就可以了。
回函的具體格式，可參照邀請者發來的書面邀約。在人稱、語氣、措辭、稱呼等方面，與之不相上下，就算不上失禮。
附 接受邀約的回函示範一則
中島公司董事長兼總經理鄔烈興先生非常榮幸地接受成功影視廣告公司總裁袁偉超先生的邀請，將於1月20日上午9時準時出席成功影視廣告公司開業儀式。謹祝開業大吉，並順致敬意。
在寫接受函時，應將有關的時間與地點重複一下，以便與邀請者“核實”無誤。在寫拒絕函時，則不必這樣做。
回函通知邀請者自己決定接受邀請後，就不能屆時失約了。這類臨時的“變卦”，會給邀請者添許多麻煩。
拒絕邀約的理由應當充分。臥病、出差、有約在先等等，均可採用。在回絕邀約時，萬勿忘記向邀約者表示謝意，或預祝其組織的活動圓滿成功。
附 拒絕邀約的回函示範一則
尊敬的王優嘉先生：
我深懷歉疚地通知您， 由於本人明晚將乘機飛往德國法蘭克福某地洽談生意，故而無法接受您的邀請，前往波特曼飯店出席貴公司舉辦的迎春茶話會。恭請見諒，謹致謝忱。
對於邀約上書面規定的赴約要求，被邀請者在原則上都應當接受，並且“照章辦事”。