使用通用的電報報頭制發的所有電報，均須加蓋發文機關印章。在緊急情況下，為了提高辦文效率，可標註簽發人及其姓名，不再加蓋發文機關印章。
縣市區黨的機關和基層黨組織制發的公文，對於不標註主送機關的文種，先改變其格式，然後才能在其署名和成文日期處加蓋印章。
18.印發傳達範圍（附註）。
公文的印發傳達範圍（附註），用3號仿宋體字，居左空2字加圓括弧標註在成文日期下一行，如果一行排不下，從第二行起可以頂格。
在黨的機關的公文中，這一要素叫印發傳達範圍。它一般用於普發性公文。對於有主送機關的公文，對印發傳達範圍另有要求的，在印發傳達範圍處加以說明；對於沒有主達機關的公文，起到標註主送機關的作用，並可對印發傳達範圍提出要求。
在《國家行政機關公文處理辦法》中這一要素叫附註，其作用同黨的機關的公文的印發傳達範圍，並可說明其他需要說明的事項。“請示”公文，在此處註明聯繫人姓名和電話號碼。
印發傳達範圍的幾種形式應相對固定，做到規範化,以便準確及時地確定公文的印發份數。例如：“此件公開發表”，根據實際情況，工作確實需要，可印少量有特定版頭的公文存檔備查。
19.主題詞。
黨的機關的公文，公文主題詞按主題詞法標註，即按中共中央辦公廳秘書局編印的《公文主題詞表》（修訂本）標註，位於公文末頁下端抄送機關或印製版記上方；“主題詞”用3號黑體字頂格排印，後標註全形冒號；主題詞用3號書宋體字；一篇公文最多不超過10個主題詞。行政機關的公文，公文主題詞分類標引法標註；“主題詞”用3號黑體字，居左頂格標註，後標全形冒號；主題詞用3號小標宋體字；一篇公文最多不超過5個主題詞。
每個詞目之間空1字。一行排不完的，另起一行與第一行主題詞的第一個字對齊排印。主題詞下方劃一條與公文滿行等長稍粗的橫線，與印製版記的橫線有所區別。
20.抄送機關。
抄送機關，指除主送機關以外的其他需要告知公文內容（需要執行或知曉公文內容）的上級、下級和無隸屬關係的機關，應當用全稱或規範化簡稱、統稱。
用特定版頭（報頭）印製的公文，抄送機關名稱標註在印製版記上方，主題詞下方，並用橫線與主題詞和印製版記隔開，抄送機關名稱前標明“抄送”二字並加冒號。抄送機關名稱排列，按機關的大小和排列習慣依次進行排列，回行時與冒號後的抄送機關名稱對齊。黨的機關的公文，“抄送”2字頂格，用5號黑體字，後標全形冒號；抄送機關名稱用5號宋體字，中間可用頓號、逗號、分號，末尾不用標點符號。行政機關的公文，“抄送”2字與抄送機關名稱，都用3號仿宋體字，左空1字排印；抄送機關名稱之間用頓號隔開，末尾用句號；如主送機關移至主題詞之下，標註方法同抄送機關。
使用通用報頭的密碼電報的抄送機關名稱，用3號仿宋體字標註在電報首頁的“抄送”欄內。
21.印製版記。