1．公文格式的含義
格式，原指法律文書，是法律的一種。《隋書?高祖紀》講：“自古哲王，前人作法，前帝後帝，沿革隨時，律令格式，或不便於事者，宜依前敕修改，務當政要”。隋代以後，法有律、令、格、式之別。格，指官吏處事的原則；式，指則列。格式，通用指有關官署制度、組織、官員職權等法則，後來泛指規格樣式。
公文是人類使用的一種管理工具和交際工具。人們使用公文進行管理和公務交往過程中逐步形成的習慣，並把它確定下來，共同遵守，這就是公文的格式。通俗地說，公文格式就是公文的規格樣式，即公文各組成部分在頁面上的表現形式，也叫公文的外部組織形式。它是規範化和標準化的格式。它反映了公文的客觀需要和內在規律，體現公文的權威和功能。它是公文的權威性和嚴肅性在形式上的體現，對公文的內容起表現和保證作用。公文格式經領導機關確定，其所轄範圍的各級各類機關、企業事業單位和一切社會團體，都要共同遵守。其目的都是為了規範公文處理工作，提高工作效率。
黨政機關通用公文的格式大體一致，略有差別。認真學習公文格式，就是為了正確使用和處理公文格式，提高公文處理工作水平。
2．公文格式的組成
1996年5月3日中共中央辦公廳發布的《中國共產黨機關公文處理條例》和XX年8月24日國務院發布的《國家行政機關公文處理辦法》對公文格式作了明確的規定。1999年12月27日國家質量技術監督局發布的《國家行政機關公文格式》國家標準，從技術方面對通用公文的紙張、排版、印刷、裝訂和公文中各要素標識規則，都作了更加明確具體的規定。這個國家標準適用於國家各級行政機關制發的公文，其他機關可參照執行。
公文格式，一般由公文的文面格式、用紙格式和排印裝訂格式3部分組成。
二、公文文面格式
公文文面格式是指公文中各要素（各組成部分）的搭配、排列和標識規則，包括版面安排、字型型號、各要素的標識排序等。實際上，公文的文面格式是公文全部書面內容的結構。不同的朝代、不同的機關、不同類別的公文，有不同的文面格式。目前，各類機關的通用公文的格式大體相同。黨政機關通用公文的文面格式由版頭（報頭）、份號、密級、保密期限、發往地址、緊急程度（等級）、發文字號、簽發人、收發報序號、公文標題、主送機關、正文、附屬檔案名稱（附屬檔案說明）、發文機關署名、成文日期、印章、印發傳達範圍（附註）、附屬檔案、主題詞、抄送機關、印製版記、公文二維條碼22個要素組成。這22個要素按其所在的位置，又可分成眉首（文頭）部分（前9個要素）、主體部分（中間9個要素）、版記（文尾）部分（最後4個要素）。
眉首部分，位於公文首頁上部，一般占整個頁面的1/3左右。黨的機關用特定版頭制發的公文，眉首部分與主體部分用兩條各長60.5mm、寬0.7mm的紅色橫線中間加2號實體五角星隔開；行政機關的公文用一條長159mm、寬0.7mm的紅色橫線隔開,中間沒有五角星;用電報傳送的公文，眉首部分與主體部分用兩條平行的黑色橫線（密碼電報為紅色）隔開。用a4型公文紙，國家標準規定上報公文的眉首部分占55.89%，即166毫米。