2．份號。
份號，即份數序號，是同一件公文印製份數的順序號。在黨的機關，用特定版頭印發的秘密公文均應標註份號，不是用特定版頭印製的秘密公文，有條件的也應標註份號。份號從no.000001號開始，用6位阿拉伯數字標註於公文首頁左上角。
秘密公文印製份號的目的是：便於對秘密公文進行管理和利用。
用電報傳送的秘密公文，不標註份號。但是，絕密、機密、秘密電報均屬密碼電報,均應按密碼電報的管理辦法進行嚴格管理。
3-4．密級與保密期限。
密級，即公文的秘密等級。公文中的密級分為絕密、機密、秘密3個等級。秘密可劃分為國家秘密和商業秘密，其中，國家秘密劃分為絕密、機密、秘密３個等級，商業秘密劃為“商業機密”、“商業秘密”2個等級。有秘密事項的公文應確定密級。用特定版頭印發的公文，密級用3號黑體字標註。黨的機關的公文，密級標註在份號下方，兩字之間空1字；行政機關的公文，密級標註在公文首頁右上角。如需同時標註秘密等級與保密期限，黨政機關的公文，都用3號黑體字頂格標註在版心右上角第1行，秘密等級中間不空格，並與保密期限之間用“★”隔開。比如：“機密★3年”。用電傳方式發布的公文,密級用3號仿宋體字標註在公文首頁報頭部分的“密級”欄內。
5．發往地址。
在電報報頭左下方設有“發往地址”欄，有的也簡化為“發往”二字，用於標註電報傳送的地點與單位。公文有主送機關的，可簡化為“見主送機關”。公文沒有主送機關的，如決議、決定、指示、意見、公報、規定、細則、會議紀要、工作要點等文種，應在“發往地址”的右側標註發往地址或傳送單位。傳送單位可用統稱,也可用特稱，視情況而定。一般方法是：普發性電報用統稱，限知性電報用特稱。發往地址和傳送單位用3號仿宋體字排印。如果字數太多，也可用4號或5號仿宋體字排印。
6．緊急程度（等級）。
緊急程度（等級），是對公文送達和辦理的時間要求。用特定版頭印製的公文辦理時間要求叫緊急程度，用電傳方式發布的公文辦理時間的要求叫等級。用特定版頭印製的黨的機關的緊急公文，分別標明“特急”、“加急”，用3號黑體字頂格標註於公文首頁版心右上角，兩字之間空1字；行政機關的緊急公文，分別標明“特急”、“急件”，用3號黑體字標註於公文首頁版心右上角第2行，如果該件公文無密級，則標註在第1行。
用電傳方式傳送緊急的公文有兩種方式：一是用特定版頭印製的公文直接電傳；二是使用電報報頭電傳公文。電報的緊急程度叫等級，分“特提”、“特急”、“加急”、“平急”4種，用3號仿宋體字標註，其辦理公文的時間要求分別是1天、3天、5天、10天，即受文單位必須分別在規定的時間內辦理完畢。
確定公文的緊急程度（等級）應實是求是，防止隨意性。
7．發文字號（部委號）。
用特定版頭印製的公文叫發文字號，用特定報頭制發的電報叫“發電字號”，用通用報頭制發的電報叫“部委號”。直接公開發布的公文沒有發文字號；先用特定的版頭印製、後公開發布的公文，仍用原來的發文字號。