5．內容上的公務性和現實性。內容的公務性，是指公文是機關決策的產物，是機關處理公務活動的工具，必須完全徹底的為公務活動服務，不得把私人的事務寫入公文之中。內容的現實性，指公文必須充分全面地反映實際情況，實事求是；必須為現實管理工作服務，具有現行功用和指導性、實踐性。
6．強烈的時效性和特定的意向性。公文是為一定時期的管理工作服務的，過了一定的時期，就失去了現行功用，變成了檔案材料（歷史資料）。所以說，公文的時效性很強，必須在規定的時間內起草、審批、發出和產生效用。否則，公文就失去了現行功用。特定的意向性。是指公文的讀者即受文對象在起草之前就確定了。不同的受文對象，用不同的公文語言表述。
7．嚴密的邏輯性。公文必須按照人們的思維規律構思、布局、撰寫，做到邏輯嚴密，言簡意賅，以其獨有的邏輯力量說服讀者（執行者），實現其應有的作用。
8．規範的體式。通用公文是法定的，每一個文種的撰寫方式、格式都是固定的。公文寫作人員必須按規定的體式寫作、印製公文，不得違反。
四、公文處理的原則
1.實事求是的原則；
2.黨政分開的原則；
3.精簡的原則；
4.高效的原則；
5.按照行文機關的要求進行的原則；
6.按照公文處理規定進行的原則。
公文處理的標準：做到及時、準確、安全、保密。
五、公文發布方式
1．內部發布。
①用特定版頭印製內部分發；
②用內部傳真電報傳送；
③在內部網路上發布；
④其他方式。
2．公開發布。
①在報刊上公開發布；
②在網際網路上發布；
③張貼；
④設立政務公開場所或現行檔案查閱中心供執行者索取公文；
⑤其他形式。
公開發布的公文，從公開發布之日到執行的起始日，至少要有30天以上的間隔期。
凡涉及與wto有關的法律、法規、規章和檔案，在公開發布之後90天內，必須譯成一種wto語言（英文、法文、西班牙文）譯本。
六、公文處理工作的管理機構及職責
各級機關的辦公室管理本機關的公文處理工作，並負責指導下級機關的公文處理工作。
七、檔案管理人員應當具備的素質
素質，本指事物的本來性質，這裡是指檔案管理人員在理論、知識、思想、能力等方面的素養及所具備的水平。檔案管理人員應當具備較高的政治業務素質，工作積極，作風嚴謹，遵紀守法，恪盡職守。
第二節公文格式
一、公文格式概述
公文格式是公文內容的表現形式，是公文不可缺少的重要組成部分。它由公文的內容所決定，又服務於公文的內容。