（摘自《公文處理案例精選》第八章行政規範性檔案與依法行文）
【案例9-7】複印檔案沒蓋章歸檔價值怎體現
年初，某醫院辦公室開始對上一年的歸檔檔案進行整理。負責收集整理工作的檔案人員發現不少科室拿複印件歸檔，且沒有蓋章。經過詢問，科室同志說當時收文就是複印件。[15]
【問題討論】
1.複印件具有歸檔價值嗎？
2.機關單位在什麼樣情況下可用複印件發文？
【評析】
本案例涉及公文複印件的使用、生效和歸檔問題。
按照國家有關檔案歸檔範圍和整理的規定，結合對於公文稿本的認識及檔案檔案工作的實際要求，有以下幾點需要注意：
其一，複印件是否具有歸檔價值不能一概而論。如果一份檔案內容屬於本單位歸檔範圍,在其沒有另外稿本的情況下複印件也可以歸檔。其實當前由於複印機、計算機、傳真機以及網路傳遞大量運用於檔案檔案工作，複印件歸檔的情況並不少見。如有歸檔價值的傳真檔案一般就要求先複印、再處理，今後當然也就會以複印件歸檔。
其二，應按規定選擇歸檔檔案的稿本。按照da/t22—xx《歸檔檔案整理規則》以及國家檔案局《機關檔案歸檔和不歸檔的範圍》的有關規定，如果是本單位發文,最好用定稿與存本歸檔;如果是收文,最好是用正本即本機關收到的主送件歸檔;實踐證明，沒有注辦任何原始處理痕跡的複印檔案，在歸檔後總難以讓檔案利用者對其原始憑證性完全認同。複印件一般不具有單獨的法律效力，最高人民法院《關於適用〈中華人民共和國民事訴訟法〉若干問題的意見》第78條規定，“證據材料為複製件，提供人拒不提供原件或原件線索，沒有其他材料可以印證，對方當事人又不予承認的，在訴訟中不得作為認定事實的根據”。
其三，將複印件作為正式發文和歸檔應該經過認證或加注處理標記。如前所述，公文複印件屬於副本，其在發揮憑證作用時價值不如正本,很多時候也不屬於歸檔範圍。但實際工作中,一些機關常常直接使用複印件，如將上級機關主送本機關的批文複印後下發給自己的所屬下級單位，作為一般的傳遞信息、溝通情況、備查備案使用；又如經過註明翻印機關認證，將上級機關的檔案直接翻印給所屬下級單位執行……這些操作在實際機關一直行之有效，而且隨著現代辦公技術和手段的廣泛運用，這些可以簡化程式、提高效率的行文方式出現了越來越被廣泛認同的趨勢。正因為如此，更有必要強調：如果要將複印件作為正式公文使用，還是應該按照《辦法》規定由複印機關加蓋證明章或由承辦部門註明使用說明；如果歸檔時只有複印件,最好由本機關承辦部門在檔案上做出注辦說明,即說明複印件的來歷和處理情況。因為如果各地各單位都毫無顧忌地將複印件直接歸檔，無疑會給日後的檔案利用帶來後患。
（摘自《公文處理案例精選》第九章公文整理與歸檔）
【案例10-3】倍受肯定好報告工夫下足質量高
國外企業倍受肯定的報告通常具備下列五項共通點[16]：