“請示事項中如涉及其他檔案、市領導同志批示、重大事件及相關政策法規等內容的，應連同涉及檔案複印件、市領導同志批示複印件、事件背景材料及相關政策法規附在原件後一併上報。邀請上級有關領導同志出席會議、活動的請示，要事先溝通，並將會議、活動方案附上，需要領導同志講話的，要將代擬稿一併上報。報告中不得夾帶請示事項。”
（摘自《公文處理案例精選》第六章行文與行文規則）
【案例7-11】注辦注發非小事收文發文責任清
材料1某局文秘人員將一份收文交局長批辦，局長批示需12個人員閱知辦理，並註明“××（主管部門）負責辦理”。文秘人員按此批辦意見開始組織公文傳閱。當公文傳閱到第二位閱文者本局常務副局長，放了較長時間，催他退還時，他說：“今天下午正準備開會，有關人員都要參加，我在會上一起傳達，不需要專門傳閱了。”文秘人員認為按照常務副局長的要求去做了會無法執行局長的批辦意見，感到左右為難。
材料2某國企總經理在審批簽發檔案時，對公司辦公室文秘人員說，只要董事長沒簽字的都要給他打一份，並直接在發文稿紙上的抄報欄里寫上了抄報董事長、抄送本公司財務部。公司辦公室文秘人員按照總經理的這一意見，只有將“抄報董事長”、“抄送本公司財務部”也列印在正式發文的版記上。但文秘人員又認為按照行文規定，內部公文最好不要寫抄送；不寫又違反了總經理的意見，面對這種情況該如何處理呢？
【問題討論】
1.兩份材料涉及的是公文處理流程中的兩個什麼環節？
2.遇到這樣的情況,文秘人員該怎么辦？
【評析】
本案例涉及公文處理程式中注辦和注發環節的具體操作。
（一）材料1涉及的是注辦環節
1．什麼叫注辦？
注辦是公文處理程式中具有反饋辦理經過和結果功能的重要環節，一般由承辦人員負責，在公文辦理完後在公文上簡要註明辦理經過和結果，文秘人員負責檢查。
2.案例材料1分析
在材料1中，首先這種臨時改變公文處理方式的做法在實質上並沒有違背局長批辦意見，只要能夠發揮公文效用，閱辦性公文可以積極採用直接在有關會議上傳達、印發副本檔案等便捷方式進行閱知處理；但是像材料1這樣改變了公文處理方式，承辦人（本案例中的常務副局長）一方面應主動讓原批辦領導人知道，也要讓文秘人員及時了解公文的去處。
這份公文傳閱完畢或在會議上傳達後文秘人員應請承辦領導（如該常務副局長）或部門負責人完成注辦程式，即在該份公文空白處或公文處理單的“處理結果“一欄中註明“已於××××年×月×日在×××會上傳達，×××、×××……等同志到會，已知檔案精神”，並簽上姓名和日期以明確辦理責任。以此類推，在公文辦理過程中，遇到這類辦理經過和結果需要說明的公文都應該由承辦部門或承辦人（有時會是領導或部門負責人、工作責任人等）完成注辦工作。