2.行文未完成法定的生效程式。s縣主管領導只是在原請示件上下了批示意見，如果該批示要生效必須通過履行法定的生效程式，由縣政府正式批覆s縣工商局。兩位副縣長在請示上的批示意見屬於機關內部辦文程式中的領導批辦意見，並不具有正式公文的法定效力，更無憑證性可言。
3．本案例中而僅憑一份有兩名副縣長批示的請示，便將太行市場移交給c村，又對其做出移交公告的主要證據不足。
（二）對於s縣工商行政管理局請示的批准形式
s縣人民政府對於縣工商局的請示可用正式行文、電話答覆、原件批回、當面傳達等方式給予正式批准。以上不同批准方式均需要履行法定程式，留下處理憑據。
1．正式行文批覆，應履行“批覆”形成的法定生效程式——領導簽發，批覆正本需要具有正式格式和印章等生效標誌，主送s縣工商局，抄送s縣人民政府拆遷管理辦公室，才具有法定效力，作為執行公務的憑據。
2．電話答覆，收文機關應有正式電話記錄，上級機關在原請示的“收文處理單”的辦理結果欄目中進行注辦記錄，包括發話時間、人員、對方接聽人員、答覆要點等。
3．原件批回，將兩名副縣長簽字的請示原件留存在s縣人民政府辦公室存檔，將請示原件進行複印並加上複印機關s縣人民政府或政府辦公室的鑑證章，主送s縣工商局，抄送s縣人民政府拆遷管理辦公室，方可作為正式公文執行。
由於這項公務事關重大，需要保留辦事憑據，故以選擇第一種方式“正式行文批覆”為最佳。
（摘自《公文處理案例精選》第二章公文特點與功能）
【案例3-16】印發公文用通知此處行函可商榷
關於印發《xx年全國幹線公路養護與管理檢查注意事項》的函
交公便字〔xx〕225號
各省、自治區、直轄市交通廳（委），天津市市政工程局，上海市政工程局：
根據“xx年全國幹線公路養護與管理檢查準備會”會議精神，我司起草了《xx年全國幹線公路養護與管理檢查注意事項》（附後，以下簡稱《檢查注意事項》）。
現將《檢查注意事項》印發給你們，請在全國檢查過程中遵照執行。
附屬檔案：
1.xx年全國幹線公路養護與管理檢查注意事項
2.全國公路檢查管理規範化評分系統
交通部公路司（印）
二○○五年九月七日
【問題討論】
1.文種“函”與“函的形式”是否一回事？
2.印發檔案應該使用什麼文種？
【評析】
本例文涉及文種“函”與特定公文格式之一信函式（函件格式）混淆的問題。
（一）本例文是以“函的形式”在行文
本例文發文機關交通部公路司是內設機構，按規定不能對外正式行文，只能以函的形式行文。《國務院辦公廳關於實施〈國家行政機關公文處理辦法〉涉及的幾個具體問題的處理意見》（國辦函〔xx〕1號）解釋，“部門內設機構不得向本部門機關以外的其他機關（包括本系統）制發政策性和規範性檔案，不得代部門審批下達應當由部門下達的事項；與相應的其他機關進行工作聯繫確需行文時，只能以函的形式行文。”從本例文的發文字號“交公便字〔xx〕225號”可見，本例文即是一份以內設機構資格，用函的形式發出的業務聯繫性行文，屬於系統內行文。