提高文字表達能力，唯一的辦法是多讀多寫，儘可能地多看些優秀的套用文，也要看些文藝作品，特別是古今中外的範文。要經常練習寫多種體裁的文章。還要做有心人，注意蒐集民眾中和各種材料中的生動活潑的語言。這樣日積月累，積少成多，由生到熟，寫作時，文詞就可呼之即來，得心應手。
魯迅先生說：“我有一言應記取，文章得失不由天。”實踐出真知，實踐出才幹。機關套用文的寫作和其它文章一樣，要堅持不懈地練基本功，並在實踐中自覺地總結經驗教訓，虛心向別人學習，取長補短，持之以恆。這樣就會練出過得硬的真功夫。不下一番苦功夫，不動一番腦子，不開拓自己的知識領域，積累豐富的經驗，那是永遠不會學到真實本領，寫出好的機關套用文來的。
第一章 如何掌握機關套用文寫作的規律
第一節 機關套用文的作用
機關套用文是國家機關、黨派團體和企事業單位的管理部門交流信息、規範行為、指導推動工作的一種具有特定體式的書面語言工具，是套用文中用量最大、種類最多、使用範圍也相當廣泛的文體。在廣大幹部中提倡學習機關套用文的寫作，掌握它的寫作特點和規律，是提高各級機關工作效率，培養造就一大批能文能武的社會主義現代化建設領導骨幹和文秘人員的需要，也是克服官僚主義，改進機關作風的一條途徑。
各級各類機關，無論內政、外交、軍事、公安、司法、經濟、科學、教育，文化、衛生、體育等部門和單位，都離不開交流情況，調查研究，總結經驗，請示匯報工作，並就自己職權範圍內的有關事宜作出決定、下達指示。把這些工作的意圖、構想、過程、結果等形成各式各樣的檔案，用以指導和推動工作，這就是機關套用文的基本職能。應當說，整個國家機器，上至中央機關，下至基層單位，之所以能夠下情上知，上情下達，協調一致，運籌自如，都離不開機關套用文。如果把機關套用文的功能分解開來，大體有以下四個方面。
一是交流信息的作用。下級的希望要求、工作情況以及所屬部門、單位的各種動態，特別是新情況、新問題、新經驗，需要及時向上級反映；上級制定的方針、政策和指示、意見等，需要儘快向下級傳達；同級或不同部門相互之間商洽工作，交流情況，協作共事，也需要一定的書面材料，這一切多是由機關套用文承擔。
二是宣傳教育作用。機關的大多數檔案，都有宣傳教育的職能。特別是《決議》、《決定》、《報告》、《指示》等高級領導機關的檔案，其內容一般都包含指導思想，理論和實踐的依據，方針政策以及實施方案等。向下傳達貫徹這些檔案就是為了統一思想，提高認識，推動工作。有些可公開發表或改頭換面作為新聞報導發表的檔案，宣傳教育的範圍就更廣，影響就更大了。下級向上級報送的簡報、報告等等，實質上也有向上級機關和領導同志作宣傳的作用。
三是規範行為的作用。機關套用文的許多種類，都不同程度地規定了人們的行動準則和行為方向，特別是法規性和政令性檔案，對於人們該乾什麼，不該乾什麼，在什麼時間、什麼範圍、什麼問題上可乾或不可乾，能幹到什麼程度等等，都有明確的規定，有的還具體地制訂了獎懲辦法。這類檔案一經發布，就必須堅決執行，任何人都不得違反。