一是使用範圍和對象不同。機關套用文是在黨政領導機關、民眾團體、企事業領導部門這個範圍內使用的，是機關幹部用以開展工作的一種工具。它對特定範圍內的組織和個人有不同程度的強制性和約束力，也就是有法定的權威性。有關的組織和人員或者作為工作參考，或者作為工作依據，或者必須遵照執行。而不象日記、書信、學術論文、新聞報導等，既見乏於專業部門，也見之於社會生活的各個方面，任何人都有撰寫書信、日記、學術論文、新聞報導的自由，其成品對別人沒有任何法定的強制性和約束力。
二是擔負的任務不同。機關套用文是國家機關實行管理的需要，體現國家政權機關的指揮意志，主要任務是交流信息，宣傳教育。它是行為的規範，工作的依據。今天，它的根本任務，就是貫徹黨和國家的方針政策、法律法令，以推進我國社會主義現代化建設。多數機關套用文，具有直接的鮮明的政治性。而日記、書信、新聞報導、學術論文、社會評論等，則是記敘日常生活中的所見所聞，交流個人的思想和生活狀況，向社會報導訊息，陳述觀點，探討學術問題等，新聞報導和社會評論有政治傾向性，而日記、書信、學術論文等，則可用於與政治毫無牽涉的其它方面。
三是表現形式和行文方式不同。機關套用文不象日記，書信那樣，不拘一格，自由行文，而是根據不同內容和任務，有不同的相對穩定的格式和行文方式。每個朝代，對公文文種及其格式都有不同程度的規定。一定的內容和使用目的，只能選擇與之相應的文種，不能混用，不能出“格”。現在也不例外。該請示的事只能寫成《請示》，不能寫成《報告》，《通知》不能寫成《通報》，《指示》不能寫成《命令》等等。它們有特定的書面形式，有開頭、結尾的專門用語，有相應的種種規定。檔案的傳遞也很嚴格，比如，向上級報送的檔案，未經有關領導批准，不得下發。每份檔案，只能在規定範圍內閱讀，不得任意擴散等等。有的連用紙、書寫都有要求。這種固定格式和行文方式，是機關套用文法定權威性和鮮明政治性的要求，是機關工作高效率的要求，同時也給作者提出必須具有嚴肅的態度、嚴謹的文字等要求。因此，嚴格是機關套用文的第二個特點。
機關套用文的特定使用範圍，對象和它所承擔的任務，決定了它無論內容還是文字，必須如實地反映客觀事物。在內容上一定要實事求是，不允許憑想當然主觀臆斷，甚至故意說假話，編造假情況。在有些文體中可以使用的合理想像、誇張渲染等等典型化手法，在機關套用文中是嚴禁使用的。詩歌中可以有“燕山雪花大如斗”、“會須一飲三百杯”；小說可以馳騁想像，寫狐鬼神仙，太虛幻境；雜文可以把道聽途說拿來議論一番。就連以事實為依據的通訊報導，作者也可以在環境和氣氛上加以烘托。一封書信，你可以想到那裡寫到那裡，而不必去花時間核對細節。機關套用文則必須樸實貼切，比如，把敘述性的“錯誤是嚴重的”，寫成結論性的“犯有嚴重錯誤”；把“給某地民發放物價補貼”，寫成“給民眾發放物價補貼”；把“領導幹部”寫成“幹部”，還有象“保護公共秩序”，“基本上是扎紮實實的”等，都是概念模糊，敘述不貼切的表現。要防止把現象當作本質，把偶然發生的事，不典型的情況當作普遍存在的事。在使用概念和判斷進行推理的時候，要十分周密，在同一時間、同一關係、同一意義下，保持同一的說法，不能有另外的說法，比如“這次會開得十分成功，但主要問題還沒有從根本上解決”，既然十分成功，為什麼又說主要問題沒有解決呢?這就違反了形式邏輯的矛盾律。機關套用文是領導機關的檔案，涉及面廣，影響面大，切不可追求華麗而失實，造成思想混亂，使工作遭受損失。因此，準確、紮實是機關套用文的第三個特點。