毛澤東、周恩來、xx等老一輩無產階級革命家，從參加革命工作起就常常親自動手起草和修改檔案，黨和國家的許多重要檔案，不少是出自他們之手，或是在他們直接領導下撰寫而後由他們修改定稿的。對於如何撰寫檔案，他們也多次作過指示。比如，積極倡導領導幹部親自動手，反對秘書代勞；文書工作要遵循保密、準確、迅速三原則；檔案要有三性，準確性、鮮明性、生動性；提倡革命的文風，反對文牘主義等等。周恩來同志不僅親自主持制定文書處理辦法，還召集知名語言學家探討機關套用文寫作。這一切，作為他們的革命實踐的組成部分，為黨的事業做出了貢獻，給我們樹立了榜樣。今後，隨著我國社會主義現代化建設的迅速發展，經濟體制改革的不斷完善，對我們各級領導機關，特別是領導同志提出了更高的要求。可以這樣說，如果機關幹部不會起草或修改檔案，那是很難勝任本職工作的。
第二節 機關套用文的特點
要寫好機關套用文，首先應了解和掌握它的特點。而掌握它的特點，最好的辦法是把它和其它文體作比較。
和小說、詩歌、戲曲、文藝性散文等文藝作品比較，機關套用文不屬於形象思維類型，而屬於邏輯思維的範疇。它不是以藝術形象感染讀者，而是以事實和道理說服讀者：它不是以想像、虛構、誇張、抒情等手法反映生活的本質真實，而是以記敘、說明、論述的方法，有針對性地表述思想觀點，反映具體的生活實際，揭示社會生活某些方面的規律和實質性問題；它不是給人們以美的藝術享受，而是用之於解決實際問題。因此，實用是機關套用文的第一個特點。
這個實用的特點，表現在內容上，它必須有現實的具體的針對性。上級向下級傳送的檔案，都是為了解決現實生活中存在的問題，對特定的問題表明態度，提出解決的方針、原則、措施、辦法。下級向上行文，也是反映生活和工作過程中的新情況、新問題、新經驗，請領導機關和領導同志了解，注意，或者提出建議、方案，請上級定奪。橫向使用傳送的檔案，也是就某一或某些問題，相互知照或協商。毛澤東同志在《反對黨八股》一文中指出：“任何機關做決定，發指示，任何同志寫文章，做演說，一概要靠馬克思列寧主義的真理，要靠有用。”這個“有用”，對機關套用文來說，就是實用。
在表現效用上，絕大多數檔案，有較強的時限性。它不僅在製作上要求一定時間寫成，而且和某項工作的時間要求緊密相聯，工作完成了，與之有關的檔案也就失去了現實的效用?轉化為檔案材料。比如，歷史上某個朝代的一封奏章，一道詔令，只適用於那個朝代的特定時期。奏章送上被皇帝批閱，詔令下達被執行，它們就完成了任務，失去了效用。有些公文，至今仍作為典範流傳，並不是它能解決某個實際問題，而是在某些方面仍有學習借鑑的意義。再如，今天的《請示》、《通知》、《任免書》等，請示得到答覆，通知的對象接到《通知》，任免的幹部各就各位，那份《請示》、《通知》、《任免書》就失去了基本效用。如果以後出現問題，需要查對，那就是歷史檔案的作用了。
有人會問，書信、日記、筆記，乃至社會評論、新聞報導、學術論文，也是實用文體，機關套用文和它們又有什麼區別呢?