四是工作依據的作用。上級機關在制定方針政策或指導工作時，除了依據耳聞目見的實際情況外，一個重要方法是根據下級上報的簡報、報告、計畫、總結等材料。而下級機關開展工作、處理問題時，上級的有關檔案，也是判斷是非的主要依據。單位之間的橫向聯繫，也常以某一份檔案作為紐帶和憑證。在工作中常常遇到這種情況，一些部門之間發生矛盾時，一方便說：“拿紅頭檔案來！”就是要求拿出根據的意思。
學習機關套用文的寫作，也是培養幹部的需要。機關套用文多是機關幹部調查研究的結晶，是機關領導思想和工作經驗的體現，也是馬列主義基本理論及黨的方針政策和本單位、本部門實際相結合的產物。它的撰寫，是一項思想性、政策性、技術性很強的工作。撰寫者和指導者，需要一定的馬列主義理論修養，具備相應的分析和認識問題的能力，懂得掌握情況和調查研究的方法，還要有特定的專業知識和文字表達能力。因此，寫作過程也是鍛鍊和提高幹部素質的過程。一份檔案寫得好不好，及時不及時，既是領導機關工作質量和工作效率的體現，也是領導班子思想水平、業務能力和指揮才幹的重要標誌。每一個機關工作人員，特別是從事領導工作和文書、宣傳、調查研究工作的同志，都應當把學習機關套用文寫作，作為一項重要的業務基本功。從這個意義上說，組織幹部學習機關套用文寫作，不僅是提高各級機關工作水平的重要措施，也是培養和提高幹部，造就一大批現代化建設的領導和管理人才的必不可少的途徑。目前，許多單位都感到，德才兼備、能文能武的領導骨幹和文秘人員十分缺乏。造成這種狀況的原因，除十年動亂的嚴重破壞、沒有及時發現和選拔這方面的人才以外，也與我們長期以來沒有組織幹部學習寫作，特別是在各級黨校和文科院校中沒有設定有關專業、開設有關課程，注意從青少年中培養套用文寫作人才有很大關係。
學習機關套用文的寫作，還有助於改變機關作風，克服官僚主義。機關套用文要求嚴格的真實性，高度的思想性，很強的針對性。也就是說，它的寫作，必須做到事實可靠，判斷準確，辦法切實可行。在內容上，它必須反映客觀實際，而不能弄虛作假，杜撰捏造。要提出解決實際問題的方針、原則和措施，而不能無的放矢，空發議論。在文字表述上，要準確鮮明，簡練暢達，以儘可能少的字句，恰如其分而又具體生動地反映和解決現實問題。那種冗長雜亂，繁瑣重複，使人讀後茫茫然不知所云的檔案，不僅浪費了人力物力，而且貽誤了工作。這就要求，撰寫者和審稿、定稿者，必須深入實際，深入民眾，認真調查研究，掌握民眾的思想脈搏，關注自己工作領域中的新情況，新問題，新經驗，使自己的思想緊緊跟上不斷發展變化著的實際。克服那種靠道聽途說，靠表面現象和老經驗做決斷，或者唯書、唯上，只靠上邊的“精神”，不顧下邊的實際，當“傳達室”、“轉運站”等官僚主義作風。當然，對機關工作來說，草擬、印刷、傳送檔案，並不是唯—的工作方法。如果本來可以口頭請示，當面接洽的事，也寫個材料；應面對面解決的問題，也發個指示、通知；本來有個簡單檔案就可解決問題，也搞成長篇大論，那就會使許多同志陷入文山會海而不能自拔。如果掌握了機關套用文的寫作規律和寫作方法，懂得哪些情況和問題應形成檔案，哪些不必形成檔案，哪些該長，哪些該短，哪些應快，哪些應慢，就會大大減少檔案的數量，提高檔案的質量和寫作速度。