秘書實務實訓

1、羅浪斯公司是怎樣獲得德國代表的購貨契約的?

2、秘書與親朋好友談話或聊天時,是否可以不分場合,對象暢所欲言?

案例二 姜秘書錯在哪裡

某省茶葉進出口公司羅經理將與英國客商史密斯談一筆20萬英鎊的茶葉出口契約。姜秘書做接待工作兼翻譯。史密斯一進門,姜秘書馬上引進會客室,羅經理已等在那裡了,經過一番簡單的介紹,他們發現史密斯粗通中文,能聽懂不少中國話。羅經理與史密斯寒暄的時候,姜秘書前去泡茶,他用手從茶葉罐中搓了一撮烏龍茶放在茶杯內,然後衝上水,把 杯子放在史密斯的面前。

羅經理和史密斯都看到了這一切,史密斯疑惑地問:“聽說你們中國在加工碧螺春時,姑娘們要用手沾著唾液把茶葉捲起來,是不是?”羅經理還未答話,姜秘書立即反應:“那種茶葉樣子特別好看,特別香呢!”羅經理解釋說:“不,不,不,幾十年前是這種情況,但現在茶葉的種植、採集、加工都嚴格按照國家出口標準進行,不會再出現類似的情況。”史密斯說:“剛才那位小姐給我泡茶不是用手抓的嗎??”

羅經理專題話題,引導史密斯到茶葉樣品桌前,雙方就和同事宜談了起來,在價格問題

上雙方爭執不下,最後,羅經理說:“我按最低價打九折給你。”史密斯沉思著,姜秘書接口:“我們已經給你成本價了,你應該接受了,你連茶都沒有喝一口,怎么知道茶葉的質量呢?”

史密斯聽了,聳聳肩,說了聲抱歉,拔腿就走》

望著史密斯的背影,羅經理衝著姜秘書一頓責備:“好好的一大把生意,都讓你給攪了!” 姜秘書茫然不知所措:“經理,我不是一直在幫你嗎?怎么會是我的錯?” 思考題:

1.契約沒有談成,真是姜秘書的錯嗎?她錯在哪裡? 2.作為秘書兼翻譯,姜秘書的角色意識應該是怎樣的?

案例三 秘書主動性的體現

秘書工作歷來是“被動的”,所謂“領導叫幹啥就幹啥,不叫幹啥就別幹啥”。很多老秘書的經驗教訓就是“謹慎小心,別捅婁子”,“不求有功,但求無過”。辛辛苦苦幾十年,混個不大不小的前程。但是,幾乎所有已開發國家的領導人、成功的企業家都要求自己的秘書要有主動精神和主動工作的能力。1997年1月28日《新民晚報》載:松下公司總經理曾經對秘書們這樣灌輸他們的分類標準:最好的員工是任何事情首先自己積極去做,有能將事情做成功的人;其次是積極去做,但失敗的人;第三是消極等待上級指令,但能完成任務者;最差的是消極等待命令卻又不能完成任務的人。這位總經理感嘆,在中國有時往往是第三種人被認為是最好的。許多員工缺乏創造精神,被動等待上級指示。為適應競爭,公司總是把創造性的強弱列為員工、特別是管理人員的重要素質之一。 思考題:

1、為什麼我國傳統對秘書的要求是“領導叫幹啥就幹啥”、“領導不叫幹啥就不幹啥”?其深層次的原因是什麼?

2、西方已開發國家對秘書的主動性、參謀性要求是重要體現的?

3、我國秘書工作怎樣在市場經濟的浪潮中體現出主動性?各個層次的秘書的主動性要點區別在哪裡?