處理公文標準化方法

uo;字，儘量減少發文字號的字數；發文字號之下1—4 mm處印一條與版心等寬的紅色反線； 6．簽發人標識僅是在上報的公文中才出現。上報的公文需要標識簽發人姓名，平行排列於發文字號右側。發文字號居左空1字（不頂格），簽發人姓名居右空1字，也就是和發文字號同處在一行，這樣排列對稱、美觀。“簽發人”用3號仿宋體字，簽發人後標全形冒號，冒號後用3號楷體字標識簽發人姓名；如有多個簽發人，主辦單位簽發人姓名置於第1行，其他簽發人姓名從第2行起在主辦單位簽發人姓名之下，按發文機關順序依次順排，下移紅色反線，應使發文字號與最後一個簽發人姓名處在同一行並使紅色反線與之的距離為1—4mm． 1．公文標題應當準確簡要地概括公文的主要內容並標明公文種類，除上報公文外，一般應當標明發文機關；公文標題中除法規、規章或轉發的檔案標題名稱加書名號外，一般不用標點符號，不能引用檔案字號代替標題內容；公文標題在紅色反線之下空2行標識，用2號小標宋體字，可分一行或多行居中排布；回行時要注意做到詞意完整，排列對稱，間距恰當。 2．主送機關在標題下空1行，用3號仿宋體字頂格標識，回行時仍頂格；最後一個主送機關名稱後標全形冒號。如主送機關過多使公文首頁不能顯示正文時，應將主送機關移至版記中的主題詞之下、抄送之上，標識方法同抄送。如果僅差一行就可以不擠出正文時，主送機關在標題下也可以不空1行。標識主送機關時應標明主送機關的全稱、規範化簡稱或同類型機關的統稱。 3．正文的標識方法同寫信一樣，在主送機關名稱之下第1行開始標註，每起一自然段均要左空2字，回行頂格。數字、年份用阿拉伯數碼標識的不能回行； 4．正文用3號仿宋體字，文中如有小標題可用3號小標宋體或黑體字。 5．一般每頁排22行，每行排28個字；當公文排版後所剩空白處不能容下印章位置時，應採取調整行距、字距的辦法加以解決，務使印章與正文末尾同處在一頁上，不得採取標識“（此頁無正文）”的方法解決。 6．附屬檔案。公文如有附屬檔案，在正文的最後一行下邊空1行左空2字，用3號仿宋體字標識“附屬檔案”後標全形冒號，冒號後邊標附屬檔案名稱。附屬檔案如有2件以上的，要用阿拉伯數碼標識序號，如“附屬檔案：1．××××”。附屬檔案名稱後邊不加標點符號。附屬檔案要與公文正文一起裝訂，並在附屬檔案左上角第1行頂格標識“附屬檔案”，有序號時標識序號，附屬檔案的序號和名稱前後標識應一致。如附屬檔案與公文正文不能一起裝訂，應在附屬檔案左上角第一行頂格標識公文的發文字號，並在其後標識附屬檔案（有序號的帶序號）。 7．成文日期是公文生效的時間，是公文的一項重要內容。為了加強其準確性，成文日期一律要用漢字書寫，不能用阿拉伯數碼字與漢字混用，年、月、日要齊全。“零”要寫成“○”，“壹”要寫成“一”。單一機關制發的公文，成文日期右空4字；兩個機關聯合制發的公文，應將成文日