既然公文是為解決具體問題而寫的，這就要求在實事求是的基礎上準確的反映和表達客觀實際情況。從擬寫的構思到動筆，都要做到周密思考，行文樸實嚴謹，尤其應當鮮明，態度要明朗，觀點要明確，不能含糊其詞，模稜兩可；行文前後要一致，不能自機矛盾等。此外，引文、數字、人名、地名、機關名、事物名、標點符號等，均須仔細核對準確，避免出差錯和有所出入。從公文的通篇結構上，也要求前後一致層次合理，才能確保其所反映的事實完整準確。
公文在準確反映實際情況的同時，能否做到及時是事關工作效率，有時甚至是關係到工作成敗的大問題。公文擬寫必須注意及時、適時，決不允許遲緩拖延，貽誤工作。對於緊急公文，需爭分奪秒地完成擬寫任務，該做出指示的要及時下達，該向上級請示的要及時請示。不僅如此，對日常反映情況、指導工作的檔案，也須寫得適時，掌握關鍵時機。如果或通知，拖到夏初才擬稿發出，第一季度的工作便失去了計畫指導。再如，一項工作的經驗總結，在事過許久才能著手進行，便不能及時推廣經驗和吸取教訓。公文的時間性是一個不容忽視的問題，這也是擬文時必須達到的基本要求。
四、簡明生動
公文是一種辦事的工具，它不需要像文學作品那樣作細膩的描寫，也不需要像學術論著那樣長篇長論，而是要求寫得簡潔明了，便於閱讀，辦事便捷。公文篇幅長短不是衡量好壞的標準，關鍵要看質量如何。為此，公文的擬寫，須注意文字簡練，條理清晰，敘事說理簡明扼要，篇幅力求緊縮，不要寫得冗長累贅，眉目不清，浪費閱讀的時間。毛澤東同志在《反對黨八股》一文中曾談過：大家“工作忙，文章太長了，有誰來看呢？”他在《關於建立報告制度》一文中曾提出過具體要求，規定寫“綜合報告內容要扼要，文字要簡練，要指出問題或爭論之所在”。擬文要達到這些要求，就要開門見山，直截了當，簡短快捷，語言精練，不要穿靴戴帽，空話套話連篇，也不要海闊天空，漫無邊際，或下筆千言，離題萬里。
當然，說公文應簡明扼要，直書不曲，並非完全排隊必要的語言色彩。也就是說，為了提高公文的表現力和說服力，也要充分考慮公文的生動性問題。生動性就是在抽象的論述中適當地採用一些具體形象的東西，使文章增添色彩，讀者看了覺得醒目提神，印象深刻。公文要具有生動性，不僅要求字、句合乎文法，而且要有一定的修辭技巧。一般來說，公文的語言著重敘事說理，而不是描景抒情；公文的章法結構貴在直敘，一般不用倒敘、插敘和懸念等手法。但是，公文要講究修辭技巧還是完全必要的。有些妙語佳句準確地用到公文里，都具有畫龍點睛之功效，使公文的詞句更加生動活潑，引人入勝，從而更能突出公文的主題思想，增強公文的效果，如“大鍋飯”、“摸著石頭過河”等詞句，生動形象，寫在公文中耐人尋味。再比如，民眾形容黨的十一屆三中全會以前農村的困難景象是“幹部沒少挨累，民眾憋氣受罪，廚房缺柴少米，炕上還是破被”。這些話通俗、真實、生動、言簡意賅，發人深省。用得恰到好處時，會給公文內容增添色彩，別有一番味道。
五、體式規範