公文的體式包括公文的文體、結構、附加標記和檔案格式。擬寫公文必須符合規定的體式，不能標新立異各行其是。無論上行、平行、下行文或面向民眾發布的檔案，都要根據文種的要求和規定的格式擬寫。公文擬寫符合統一規定的體式，是保證公文的完整性、正確性和有效性所必需的。因為只有體式規範統一，結構完整，標記明確的公文，才能保證其效用的發揮和運行效率的提高。同時也方便其立卷處理以備存查。今後機關要實現辦公自動化，而辦公自動化又是以檔案處理的標準化為條件的，符合公文格式的檔案是檔案處理標準化的基礎。因此，必須要求文書工作人員根據不同的文種，按照公文格式的要求，寫全檔案結構的各個組成部分。
六、注意書寫材料的運用
公文的書寫材料包括公文的載體材料和公文的字跡材料兩部分。擬寫公文應該使用統一的印有固定格式的用紙，不要隨便拿起什麼紙就寫。因為紙張大小不一和書寫的格式五花八門，不便於審核修改和日後歸檔保存。每個機關都應當為文書人員準備標準的檔案稿紙。紙型按國家的統一規定，用單頁十六開紙（190×265毫米），在左側留出裝訂線，橫寫橫排。首頁應包括：主送機關、抄送機關、擬稿部門和擬稿人、簽發人、會簽機關或部門、發文號、印製份數、附屬檔案、發出日期等項，以便於逐項填齊。正文的行距間隔宜適當放寬，留出修改的餘地。用紙的格式和項目，可根據本機關的實際需要設計和印製。
書寫時，字型必須工整清晰，不得潦草；要注意使用標準字型，不得亂造簡體字。修改處應勾劃清楚，如改動太多，稿面太亂，須重新謄抄，以便於審核印製、校對工作。
公文所選用的紙張質量如何，對檔案字跡的質量具有直接的關係，它不僅直接影響公文的閱讀利用，而且還決定了檔案乃至檔案的壽命長短。由於檔案不僅具有傳達意圖，處理公務的現實執行性作用，而且還具有提供給今後工作查考利用的存史性作用。也就是說，機關工作中所形成的絕大多數檔案，當它們的現實執行效用一旦完成或者消失以後，都需要進行歸檔保存，甚至其中許多重要檔案還必須長期保存或者永久保存。這樣，我們在擬寫公文時，就應當首先考慮到選用什麼樣的紙張作為載體材料，才便於公文長期保存或永久保存。
公文字跡材料的選用，包括黨和墨水的選用。應該儘量使用毛筆和鋼筆，不要使用鉛筆和原子筆。
墨和墨汁的主要成份是碳素，寫成的字跡耐水、耐熱，不易褪色，適於長久保存。墨水中的藍墨水其主要成分是鞣酸亞鐵和沒食子酸亞鐵，氧化後變成不溶性的黑色的高價鐵，可使墨水字跡變黑，持久不褪色，易於保存。
純藍墨水和紅墨水屬於有機染料墨水，字跡鮮艷但不耐久，所以書寫檔案應當使用墨汁、藍黑墨水和碳素墨水，不能使用純藍、紅色墨水和其他質量低劣的墨水。抄寫檔案底稿和列印檔案都不要使用複寫紙。所有這些，文書、秘書和檔案工作人員都必須注意，而公文的擬定人員尤其要注意這些問題。